新形势下高校图书馆档案管理工作初探

张倩

摘 要：文章从高校图书馆档案管理工作的实际现状出发，指出了高校图书馆档案管理中存在的问题，梳理了图书馆档案管理工作的特点，分析了高校图书馆档案管理的作用，总结了高校图书馆档案的归档内容，阐述了新形势下图书馆档案管理的具体措施。

关键词：图书馆；档案管理；收集整理；电子化； 服务

近年来，随着学校办学规模的扩大，高校图书馆档案管理工作的重要性愈发凸显。然而，随着图书馆管理工作的深入展开，档案管理工作过程中出现的一些问题不容忽视，抓紧解决档案管理工作中面临的一些问题，促进新形势下图书馆工作取得新发展，同时，总结图书馆档案管理工作势在必行。

1 高校图书馆档案管理现状分析

高校图书馆是高校三大支柱之一，高校图书馆档案同样是高校档案工作的重要组成部分，其管理的好坏程度直接反映了图书馆的管理水平。[1]然而，目前许多高校图书馆档案管理工作还非常滞后，在管理制度、管理方式、应急备份、工作创新等方面普遍存在着一些问题。

1.1 在档案管理制度方面不完善，有的甚至没有专门的档案管理人员进行图书馆档案管理工作，而是由图书馆官员或办公室人员兼管，忽视了档案管理的重要性和必要性，导致档案资料不完整，甚至散轶、缺失，严重影响图书馆管理、服务读者和运营的有效性。

1.2 在图书馆档案管理方式上，存在领导不够重视档案管理工作，导致管理方式单一、档案管理方式与图书馆的发展实际不相符、档案管理工作整体效率低下的情况，管理效果不明显，影响图书馆的长远发展和图书馆业务的有效开展。

1.3 在出现意外的情况下，如果图书馆档案管理资料有应急备份，就不会丢失大部分档案资料甚至全部馆藏图书资源，对各种图书档案破坏情况有应急备份，就不会对高校和社会资源造成浪费。

1.4 在移动互联网技术、云技术等不断发展的信息时代的当下，现有部分高校图书馆档案管理工作缺乏与时俱进的创新精神。固有的传统的档案管理模式及方式会导致图书馆档案管理工作效率降低，已经不能适应信息化的当今社会发展的节奏。[2]

2 高校图书馆档案管理工作的特点

图书馆档案是指图书馆及其工作人员在各项活动中产生的具有查考价值并归档保存起来的材料，是图书馆工作在各个历史时期全面、系统、真实的记录，它作为一种文献资源，也是图书馆系统的宝贵财富。[3]

高校图书馆档案管理具有以下三个特点：

首先，图书馆档案管理具有从属性。图书馆档案从属于高校档案室，是高校档案室的二级管理单位，服从于高校档案室的统一管理并接受工作上的指导。就图书馆档案内容而言，为使得图书馆档案成系统和相对完整，图书馆档案中的一部分是学校档案的复制品，如上级发至学校的有关图书馆的文件材料等。与此同时，图书馆档案中每年又有一部分是要移交学校档案馆归档的，如图书馆的发展规划、年度工作计划工作总结、会议记录等。为了便于使用，这部分移交学校档案馆归档的档案，以复制留存为好。

其次，图书馆档案管理具有非全宗性。全宗是指独立的机关、团体、企事业单位或人物在社会生活中所形成的档案的有机整体。一个全宗就是一个机关在工作活动中所形成的全部档案材料。只有一个独立从事活动的机关、团体、企事业单位（在行政、财务、人事上具有独立性）才能成为立档单位，其档案才能构成一个全宗。图书馆在行政、财务、人事上都不具有独立性，不是独立活动的机构，行政归属学校统一管理，财务由财务处管理，人事档案由人事处统一管理，因此，图书馆档案不具有全宗性。

最后，图书馆档案管理具有针对性。图书馆档案材料的收集，要密切围绕着图书馆的需要进行，如上级所下发的文件中，只收那些与图书馆工作密切相关的文件、今后需要经常对照使用的政策性文件等。如果把那些只具有时效性并且与图书馆无直接关系、日后又没有检索意义的文件资料（如学校组织部、宣传部所下发的学期工作计划文件，则是学校档案部门和组织部、宣传部主要归档范围，而不应该是图书馆档案的归档范围）都归入图书馆档案中，那么势必会造成图书馆档案内容的庞杂，针对性不突出。因此，图书馆档案一定要有针对性，要反映图书馆的个性特征，否则，就不是图书馆档案了。[4]

3 高校图书馆档案管理的作用

3.1 为高校图书馆发展提供依据和参考。档案是图书馆活动的原始记录，是图书馆各项工作最真实最可靠的信息。图书馆领导的决策、政策的制定、未来的规划是以这些及时、全面、准确反映图书馆发展概貌、活动规律的档案信息资料为依据的；系统、翔实的档案信息资料，是图书馆领导进行人才规划、人员培训、图书馆内部职务认定、专业职称考评的重要参考；图书馆业务档案收集归纳了日常管理和业务流程中各类统计数据和统计报表，客观真实地再现了图书馆业务活动实际情况，是分析总结业务工作时必不可少的一手资料。

3.2 是高校圖书馆科学管理的中介和载体。高校图书馆档案是在工作中形成的，直接反映工作中的成果和教训，能够体现图书馆的工作特点和活动规律，由此成为管理活动的中介和载体，为高校图书馆的科学管理提供了一个平台。

3.3 为图书馆学研究和教学科研提供文献保障。高校图书馆的档案信息资料，详细记录了不同时期、不同阶段的图书馆组织机构、人员编制和各时期取得的成绩和科研成果等信息，翔实可靠，因而可以为图书馆的业务探讨、学术论文的撰写提供可靠的文献保障。

4 高校图书馆档案的归档内容

随着时代的发展，社会及科学技术的进步，不同时期的图书馆档案管理工作有着不同的特点，高校图书馆档案管理工作的内容也存在着异同。在经济社会信息高速发展的今天，高校图书馆管理的内容主要包括以下几个方面：

一是图书馆日常管理档案。图书馆日常管理档案是图书馆档案的基础，它包括图书馆经费、预测、汇报等文书档案。

二是图书馆的业务档案。图书馆业务档案，包罗文献采购、读者登记、图书借阅、情报交流等形成的档案。做好业务档案的每一项档案工作，才更有利于开展图书馆工作。其中，业务档案应由各业务部门分散管理。文献资源采购档案归采编部；情报交流档案、课题跟踪服务档案归信息咨询部收集管理；文献典藏档案、借阅档案归流通部管理；读者借阅档案归读者阅览部管理。各类档案资料的管理采用集中与分散相结合原则，有利于各部门结合自己的业务进行管理与利用。endprint

5 新形势下图书馆档案管理的具体措施

为适应新形势下档案工作的需求，充分发挥高校图书馆档案的优势与潜能，解决高校图书馆档案工作中存在的问题，建立系统科学的档案分类方法是当务之急。为做好高校图书馆档案管理工作，图书馆档案管理应加快图书馆档案的电子化进程，不断完善档案管理体系，使档案管理走上标准化、规范化的科学轨道，实现档案管理工作网络化、信息化。

首先，应建立系统科学的档案分类方法。根据高校图书馆档案归档内容范围，在实际工作中按照《高校档案实体分类法和高校档案管理规范》的要求，以图书馆的全部档案为分类对象，以方便读者借阅为目的进行分类。

其次，要完善管理体系。为保障档案工作健康有序地发展，做好高校图书馆档案管理工作，需要完善管理体系，增强图书馆全体工作人员的档案意识，提高管理人员素质。做好高校图书馆档案管理工作，既要图书馆领导的重视，认识到图书馆档案同图书馆资料一样，也是一种宝贵的信息资源，对图书馆工作有着非常重要的参考意义，使得档案管理工作得以顺利开展；也要专职档案员负责全馆的档案管理工作，档案管理工作比较琐碎、细致，要求工作人员脑勤、口勤、手勤，积极主动地做好档案工作，因此需要提高管理人员综合素质，了解档案专业的最新发展动态等；更要各部门配合专职档案人员的工作，使各部门能够及时准确地提交归档材料。

最后，加强档案信息资源的开发利用。档案的开发利用是档案工作的最终目的，只有积极开发利用信息资源，图书馆档案才有生机和活力。在开发利用方面，档案人员应做到以下几点：一是加快图书馆档案的信息化建设。网络时代，用户对信息的需求是快捷、方便、准确，档案管理人员应利用现代技术对档案进行科学管理和深层次的开发。二是在图书馆的日常管理中，图书馆档案管理人员应及时准确地提供档案资料配合领导决策，配合馆内各项工作，为图书馆的各项工作服务。三是搞好宣传工作，根据教学和科研發展的需求，发挥自身优势，创新服务机制，建设开放性的档案管理，为教学、科研提供所需要的档案资料，以便更好地促进发展。在为学校其他部门提供最有效的档案服务的同时，体现图书馆档案工作的价值和形象，使档案工作获得认同和支持。 [5]

6 结语

总之，档案管理是图书馆管理工作的中心和关键，应该加强重视，与时俱进地进行档案管理改革，提高管理效率，更好地提高档案的利用率，做好图书馆服务师生、服务高校、服务教育的工作。

参考文献：

[1]丁凤玲.高校图书馆档案管理工作现状分析及对策研究[J].中小学图书情报世界，2009（2）：63.

[2]李敬.做好高校图书馆档案管理工作的几点思考[J].中国证券期货，2011（8）：51.

[3]许惠羡.图书馆档案管理探究[J].图书馆建设，2009（09）：95

[4]梁继宏.高校图书馆档案管理存在的问题及解决措施[J].兰台世界，2008（2）：5～6

[5]刘丽辉.高校图书馆档案管理工作探讨[J].河南图书馆学刊，2010（8）：32～33.

（作者单位：驻马店黄淮学院 来稿日期：2017-07-20）endprint