高校公共体育行政秘书的素养①

2017-11-27纪伟哲

当代体育科技 2017年25期

关键词：公体秘书素质

纪伟哲

（厦门理工学院体育部福建厦门 361024）

高校公共体育行政秘书的素养①

纪伟哲

（厦门理工学院体育部福建厦门 361024）

高校公共体育行政秘书在高校公体部门中所占据的位置越来越重要，需具备公共关系思维、专业知识技能、现代信息处理能力。才能更好地为高等院校公共体育部门乃至整个高校行政管理工作提供支持。探讨高校公共体育行政秘书的素养培养，更有着极强的现实意义，可通过发挥高校教育功能、提供优良信息环境、形成考核激励制度进行培养。

公共体育行政秘书素养

Abstract： The position of public sports administrative secretaries in colleges and universities is becoming more and more important. It requires public relations thinking, professional knowledge skills and modern information processing ability. In order to better support the public sports department and the whole university administration.Literacy cultivation of university public sports administrative secretary, have extremely strong realistic meaning, it can play through the university education function, offer good information environment, the formation of assessment and incentive system to develop.

Key Words： Public sports; Executive secretary; Literacy

公共体育部属于高等院校的重要组成部分之一，肩负着院校体育专业之外所有学生的体育教学内容，该部门所牵连的范围广，并直接关系到高等院校培养出优秀的高等人才的重任。行政秘书是公共体育的重要岗位，一方面要对领导平时行政事务工作加以协调，另一方面要处理好领导同体育教师间的各项工作。因此，探讨高校公共体育行政秘书的素养及其培养途径，更有着极强的现实意义。

1 高校公体行政秘书岗位的要求

高校是进行人才培养工作和知识创新工作的基地，由此也就决定了高校智力资源多、思想表现活、技术能力强等特点，这在宏观上决定了高校公体行政秘书的高素质要求。

首先，要有比较强烈的公共关系思维，并形成思维之下的相应能力。因为公共体育部门涉及面很广，学生更是包括在体育专业以外的所有院系之中，如此一来，在进行各项任务安排时，行政秘书所处理的事项也就相应地既多且杂。公共体育部门行政秘书人员，一定要关注到各个部门协调工作的重要性，特别是注意在平时即同各个部门形成广泛扎实的联系。其次，要有相对充足的知识技能，公共体育部门行政秘书工作内容较杂，相关人员不仅要在各项知识上丰富自我，同时尤其应当注意体育、文秘以及教学管理几个类别的知识深化。学校毕竟是教学之所，公共体育部门又有极为繁重的教学任务、排课任务、教师调课请假、各类教学资料留存任务等，这些都与行政秘书或多或少发生关联，如果知识技能不充分，将无法胜任相应工作。最后，行政秘书应当有与时俱进的现代信息处理能力。公共体育部门行政管理工作，专业性强，秘书人员应当对《学校体育工作条例》以及相应的教育部门指导性文件熟稔掌握，同时还要对各类档案信息加以分类处理，教职员工及学生信息动辄以千计，如果现代信息处理能力不熟练，则必然导致工作的费时、易错，因此信息处理能力的提升应当是现代行政秘书的必修功课。

2 提升高校公体行政秘书素养的意义

2.1 增强其信息处理水平

公体部门管理者在进行决策时，必然需要大量的数据支撑为帮助，而这些数据又多数是动态与复杂的。如果高校公体行政秘书业务素质偏弱，那么其在处理海量数据信息时，便易于费时出错，难以适应信息化与网络化时代的繁重任务。而增强公体行政秘书信息处理水平，则可以使其从繁重的平时事务里面解脱出来，集中更多精力去进行信息采集端的工作，从而做好初步的信息筛选与调用任务，这样才更符合公体行政秘书的工作职能，尽最大可能协调公体领导与各个部门的关系。

2.2 促进各方沟通与协调

高校公体行政秘书是公共体育部门的行政管理枢纽所在，其位置作用如何，对该部门的承启、沟通、联系与协调工作至关重要。若是站在纵向维度而言，高等院校公共体育部门行政秘书是学校管理者、各个部门直至所有师生的沟通桥梁，因此它一定要将承上启下工作做好，让上下交流渠道更加通畅。而如果站在横向维度而言，它应当将学校各有关职能部门的沟通联系做好，及时进行信息协调。而无论是纵横哪个维度，都需要行政秘书保证人际沟通的通畅性。培养提升高等院校行政秘书素质的一个重要意义，也就在于从促进其各方沟通与协调能力的角度，使之尽最大可能发挥其本职优势，从而让其工作表现出规范性与严密性。

2.3 增强辅助领导决策能力

在当今社会，高校公体行政秘书工作已经远非打字、整理文件、接打电话那么简单，更主要的是可以给管理者提供必要的智力支持，也就是做好领导的参谋工作，使管理者能在更短的时间内给出科学合理决策，使相关体育管理工作的可行性研究更有价值。而值得注意的是，正确决策并非是一次就能决定下来的结果，往往需要在长期研究与磨练中形成，这同样需要大量信息的处理，亦即需要行政秘书的重要辅助。

3 培高校公体行政秘书的途径

3.1 将高校培养教育功能发挥出来

对于高等院校公共体育部门来说，具有高校几乎所有的优势，即新思想传播优势、人才聚集优势、科研项目研发优势等，特别是在信息资源方面，公共体育部门更有着其他部门难以比拟的强项，其中所涉及的师生资源完整、信息系统庞大，信息网络发达。正是因为这样，高校公共体育部门可以借助其自身优势，给行政秘书以定期或者专项信息培训指导。在培训与指导过程中，首先需要注意培养目标的明确性，这方面是行政秘书素质素养提升的出发点，另一方面也可以说是衡量一个行政秘书是否合格的重要标准。培养目标的明确性，不但要强调培训在内容及方式上的规范性，同时还需要有明确的导向方法，使行政秘书可以依目标积极地努力追求。高校公共体育部门制定形成的培养目标大致可以包含下述几方面的内容。一是利用不同路径及时且准确地取得信息。二是按照本部门行政秘书的实际工作需求，对利用不同手段取得的信息加以辨别，去伪存真，取其精华、去其糟粕，并对精华信息加以重新组合，为信息综合利用做好前期准备。三是可以对各类信息创新性应用，即在正确分析的前提下，提炼出与行政秘书工作相符的内容，让领导决策更加趋向合理。四是让行政秘书能够积极接触各类与自身职业有关的新知识、新技能。

3.2 为素质培养奠定优良信息环境

优良信息环境能够保证高校公共体育行政秘书可以积极提升自身信息应用素质，从而让秘书人员的工作能力更强。对此，高等院校需要在几个角度做好优良环境培养工作，首先，增加信息素质必要性的宣传工作力度，按照我国现阶段高校发展建设实际情况，并结合社会整体环境趋势，从不同角度对高等院校行政秘书进行相关宣传教育，特别是强调信息技术的相关政策法规等，让行政秘书可以随时意识到自身素质同信息社会的关联。其次，学校要做好校园范围内的信息设施建设工作，从统筹规划的角度，为行政秘书综合素质培养尤其是信息素质培养奠定坚实的物质与环境基础。学校要从物资、场所、器材、技术等多个角度，促进信息技术与行政秘书工作的关联性，以便让信息技术真正步入到行政秘书工作中去，努力使行政秘书形成运用信息技术的基本能力素养。最后是建立形成信息更新制度，让行政秘书自身素质与信息技术外部环境得到同时提升。

3.3 形成针对性考核激励制度

高等院校公共体育部门需要将本部门行政秘书工作人员个人素质同其岗位资格、薪酬待遇考核结合起来，并建立形成从素质提升到工作绩效再到个人待遇整体联系的激励机制。可以说，这种机制是真正提高高等院校公共体育行政秘书个人素质素养的核心方式。学校要利用制定形成一整套与现代社会背景、学校现实情况相统一绩效考核评价系统的办法，借助精神与物质双重奖励、职称与职务双重把关的辅助，充分调动行政秘书素质素养提升的潜能，使其更主动地投入到相关工作中来。反之，对于那些素质素养表现偏弱，难以与公共体育部门工作相协调的行政秘书，则要按照计划进行重点培养，或者有步骤地使之分流转岗。总之，这种针对性较强，同时又能严格执行的考核激励制度，无形中可以给行政秘书素质素养提升以推动作用，使之在大环境的促使下必须进行自身知识与技能的变革。

3.4 实施严格化培训制度

高等院校必须制定形成包括公共体育行政秘书在内的秘书群体素质素养培训制度，要计划鲜明、重点突出地对学校行政秘书加以培养培训，特别是要增加对行政秘书岗前培训，使其在上岗之后能够迅速进入到工作状态。公共体育部门行政秘书在上岗之前，不但要广泛接触高等教育学、教育心理学、行政管理学，还有秘书、文书方面的专业知识，同时还要关注公共体育部门的专业内容，如体育教育、体育心理等。而当行政秘书正式进入到工作岗位以后，学校管理部门还需要鼓励他们利用报考电大或者函授的形式，为自身素质素养提高再做努力。而学校亦应主动、适时开办与之相对应的培训班，鼓励行政秘书投入到教育培训活动中来。与此同时，要特别强调行政秘书参加在职的学术交流活动，并在交流之后撰写相关学术论文，以理论水平的提升促进其实践能力的进步。另外，高校在针对公共体育行政秘书的培养过程中，所形成的各项培训制度不应当是一成不变的，而是要按照时代发展与学校实际情况的改变，对各项培训制度加以随时更新，以达到内容的系统性、多样性，特别是时代性要求。相信只要在严格培养培训制度的影响下，高校公共体育行政秘书的自身素养定能有一个稳定而扎实的进步。