针对“互联网+档案”理论与实践的三点思考

2017-11-26青岛大学附属医院唐春蕾

办公室业务 2017年21期

文/青岛大学附属医院唐春蕾

文/青岛大学附属医院唐春蕾

互联网技术的发展带来了档案信息存储、查询的便利。企业利用互联网技术创建“互联网+档案”的管理体制，大大促进了档案的管理。本文从互联网与档案管理的联系出发，阐述目前“互联网+档案”存在的部分问题，探索解决的实践策略，希望对部分企业有参考意义。

互联网+档案；档案管理；信息互联网

企业档案作为企业重要的文化建设资料，在企业文化建设过程中发挥着重要的作用，它是在企业各项活动中形成并保存备查的各种文献载体，是企业宝贵的不可再生性资源。“互联网+档案”将档案的信息电子化，易存储，检索方便，大大简化了人工管理纸质档案的繁琐流程。“互联网+档案”的应用推广，有助于企业解放劳动力，有助于建设和完善企业档案管理系统，有助于企业快速查找档案信息，快速了解企业内部信息。

一、“互联网+档案”的理论基础和管理模式

“互联网+档案”的管理方式是计算机技术应用在企业管理中的体现，该模式以互联网硬件、软件的发展为基础，建立包括企业员工、企业发展历程、企业大事件等方面的档案记载和存储，通过电子信息化的方式，将音响、文档、图片、录音等形式的档案内容存储于网络中。方便企业后期进行的档案模式、档案工作、档案管理、档案宣传、档案馆、图书与档案融合等环节的管理。

2001年，国务院办公厅制订了全国政府系统政务信息化建设的五年计划，档案界开始了电子文件管理的热潮，并在10年间逐步影响了企业的档案管理。2015年李克强总理提出的“互联网+”战略计划，成为引领我国传统行业改革的重要战略。我国学者张照余的著作《档案信息网络建设研究》及傅容校的著作《档案管理现代化》逐渐从重视档案的数字化到技术应用转变，对企业的档案管理系统构建的引导也是革命性的。

二、企业“互联网+档案”实践中存在的问题

企业“互联网+档案”管理实践是一个逐渐完善、积累的长期过程，档案的信息随着企业的发展逐渐变得丰富化，形成企业的发展史。在档案管理中，企业常见的问题存在于对档案变更的信息不能及时更新、补充，造成档案有错误的地方，忽视了定期核查，长期缺乏核查导致档案的失真。“互联网+档案”借助互联网技术，存储逐渐积累成企业的宝贵财富，但是缺乏传输的自动化和整合，各部门都有不同的档案，但是无法汇总和正确归类，导致档案的提取和检索费时费力，企业管理者不能获得档案的准确资料。企业档案的应用管理上缺乏内部的文化传承，过多关注档案的信息堆积和分类管理，忽视档案的延续性。

三、完善企业“互联网+档案”应用的有效策略

（一）及时更正、替换信息，补全档案数据库。企业档案管理工作是对企业形成的各个门类、各种载体的档案进行综合管理，即收集、整理、保管和开发利用。企业在生产、科研、经营等各项活动中形成和积累的全部档案的总和，是企业发展全过程的真实的原始记录，是企业文化的积淀。“互联网+档案”管理实践中，需要尽可能地实现档案资料的电子化，每周核实一次档案信息，将近期补充的档案归类，对更正的部门进行改正并告知其他部门。为了健全档案数据库，企业的“互联网+档案”管理中应当注重《员工暖心事集册》档案的编写，将普通员工的一些小事载入企业档案册，注重员工对企业作出的贡献。在后勤部门默默付出的各岗位员工，将该部分员工教导新人、学习新技术、兢兢业业的一面记录在企业的档案中，形成企业不断创新、不断开拓、不断进取的文化理念，由建设到逐渐完善。

（二）完善档案管理信息化和自动化。企业档案管理随着计算机的普及要求信息化和自动化，数字化的档案管理能加强企业档案信息管理模型的建设，方便档案管理从多个角度检索档案，达到档案检索全自动化，实现档案接收、存储与提供利用信息一体化服务。对部分发展时间较长的企业，编写纸质企业、员工档案，规整档案照片，同样是档案工作部门健全企业文化的流程。完善档案管理信息化和自动化在人工必须的档案工作环节上主要表现为提高档案工作操作人员的素质及操作水平。企业可以定期举行员工培训，讲解档案管理工作的管理方法，如在档案的组卷、装订上仔细核对，将各岗位的档案按照时间顺序排列规整，不影响日后的调档利用，尽可能缩减归档程序。

（三）重视电子档案企业文化的内部传承。“互联网+档案”管理将企业档案作为一种精神文化，需要获得内部的传承。企业内一代代员工的优良传统和品格在新员工身上发扬光大，推动企业文化这棵大树枝繁叶茂、硕果累累。企业系统注重老员工的“传帮带”作用和新员工培训。在很多企业中，“师带徒”、党员结对子帮扶等已成为一种常态，通过老员工的传帮带，将先进的技艺和服务举措发扬传承下去。每年，新员工都要接受入职培训，了解企业发展概况、企业文化、电力工业基础知识、员工职业素养等。档案管理是企业文化、企业精神、企业形象的体现，档案工作是个长期、细致而且具有延续性和连贯性的工作，不能因为企业内部系统程序繁琐而忽视。例如企业内部设立精神层面的荣誉奖励，档案工作过程中组织学习企业发展史，感受企业发展过程中的经验积累和传承氛围，重视文化的种子在企业生根发芽，企业的文化在企业内部所有员工中得到传承。