浅议疾控机构档案管理

文/德宏州疾病预防控制中心 李维山

浅议疾控机构档案管理

文/德宏州疾病预防控制中心 李维山

社会进步的体现是发展，疾控机构档案科学化管理是疾控发展的重要组成部分。目前国家注重公共卫生工作，加强了承担公共卫生工作主体的疾控机构的建设和发展，但疾控档案管理随之出现许多新的问题。笔者就疾控档案管理存在的问题进行分析，供相关人员参考。

档案管理；疾控机构；合理

疾控机构要认真贯彻落实《档案法》《云南省档案条例》和《卫生档案管理暂行规定》，规范管理卫生档案，并充分认识其意义。疾控档案是重要的卫生档案，是维护机构合法权益的基础性工作，是疾控机构管理水平与服务质量发展和提高的重要见证，也是各卫生机构业务建设、客观评价其管理水平的内容和指标之一。疾控档案是指在疾病预防控制、卫生检验检测服务、健康教育与健康促进、科研培训、应急处置及党政等活动中形成的各种资料及载体档案等等。疾控档案带有较强的保密性特点，不但与本单位历史发展密切相关，也与群众健康资料有很大的关联。疾控档案作为制定计划及决策的重要依据，可有效指导并协调相关工作的正常运行。所以，如何在疾控管理工作中一步强化疾控档案管理水平具有重大意义。

一、档案管理工作的重要性

第一，应充分认识到疾控管理工作中，档案管理的关键性作用，档案管理水平的高低，是评价单位现代化管理水准的重要指标，通过提升档案管理水平可有效提升疾控中心的公共服务水平。为切实提高疾控机构的管理水平，应制定科学规范的档案管理工作制度，制度内容应切实可行，规范合理。第二，只有科学管理档案，才能够促进疾控管理工作的整体发展。疾控中心主任要具备长远发展的眼光及魄力，在现代化管理进程中作出精准的决策，从长远角度持续提高疾病防治技术水平，有效提升疾病防治质量，在各项医疗指标及技术指标调整过程中提供必要的依据，确保依据的准确性、真实性和可靠性。提升对疾控中心医疗设备的管理水平，掌握相关设备设施的使用性能及使用效率等指标内容，确保医疗设备在使用过程中达到理想的效果。第三，实际疾控档案管理过程是一个收集汇总疾病预防控制数据，并进行分析加工和储存的过程。通过对档案的科学有效管理所形成的相关疾病防治数据，既准确又有效，能够作为必要的依据用于档案管理决策。

二、档案管理基本现状分析

（一）对档案管理重要性的认知存在误区。在疾控机构的实际工作中，不少工作人员对档案管理工作的重要性认识不足，存在一定的误区，档案意识不强，只重视实务工作，比较轻视档案管理工作，认为档案管理就是对档案的保管，是常规性质的工作。因此在疾控机构实际档案管理工作中，相关工作人员并未充分认识到档案管理的必要性与重要性。对档案管理的科学化规范化不够重视，造成了疾控发展进程中的连续性缺失问题，大量历史资料不够完整，相关工作人员开发档案信息资源的能力严重欠缺，未能有效利用好档案。

（二）缺乏专业技术人员。我州疾控档案资料管理中，没有科班档案专业人员，都是“半路出家”的人员从事档案管理工作，还有一个突出特点就是安排工作能力相对较弱或年龄较大的人员，往往认为档案管理岗位属于“养老”岗位。这类人员在档案专业素质或技能、理论水平等都明显不足。各单位过于注重培养卫生技术人员，倾向于培养卫生技术人员的素质与技能等，针对档案管理人员的培训却非常欠缺。受培训力度不足的影响，大量档案管理人员的管理水平与综合素质已跟不上档案管理发展的步伐。

（三）缺乏健全完善的档案管理制度。目前大量疾控机构，缺乏健全完善的档案管理制度，存在很多管理方面的问题，如档案的收集不够完整、欠缺完整统一的信息资源等等。在疾控中心实际管理工作中，档案管理标准不统一，无法做到规范整理、归档。因为档案管理制度不健全不完善，并且未得到有效执行，导致大量数据和资料丢失，档案整体工作不够完整，医学研究受到了一定限制，阻碍了医学研究发展的进程，与现代化疾控中心的发展相脱节。

（四）设备设施过于老旧。疾控机构实际工作中，档案管理工作面临的困难较多，如管理资金不够充足、相关档案设备设施过于老旧、档案存储空间不足等。以德宏州疾控中心为例，2015年新建楼房，原来的档案室只得搬至新建的临时简易房，房屋面积，防鼠、防虫、防霉变等都达不到相关国家标准，在档案搬迁过程中难保不存在丢失。随着互联网的大范围普及，绝大部分工作都通过计算机进行，而疾控中心的档案依然采取手工操作方式，导致了一系列问题，如信息量不充足、检索水平较低、档案管理工作效率不高等等，这些问题严重限制了档案管理的科学化与现代化发展。

三、提升档案利用效率

（一）进一步健全并完善现代化档案管理设备。伴随互联网的普及，经济的发展，目前疾控中心档案管理技术与使用设备都已跟不上发展步伐，应当及时更新换代。疾控中心要及时转换档案管理模式，由以往的纸质档案管理方式转为电子与纸质档案管理共存模式，充分发挥现代计算机网络技术优势，利用计算机把收集到的档案进行整理和归档等工作，把档案管理工作做到精确化和高效化，同时纸质档案资料作为备份。方便档案利用者获取更方便快捷的资料，进一步推动医学的发展和进步。

（二）科学合理划分档案管理人员的职责与权限。档案管理是一项细致的工作，管理人员只有明确自身的职责和权限才能更好地服务于档案管理工作，确保档案管理工作的顺利展开。在实际工作中，要加大培训力度，切实提高档案管理人员的专业知识水平，进一步强化专业技能，掌握大量现代化科学知识。切实做好档案管理的各项工作，为真正提升档案管理工作水平，必须持续创建一支强大的、高素质的档案管理团队。

（三）进一步优化档案管理方法。根据《云南省档案条例》《卫生档案管理暂行规定》和《保密法》要求，在编制档案分类方案时，要保证科学合理。针对在实际工作中形成的文件资料，无论是何种载体形式如果具有一定的保存价值，均需明确档案保管期限，制定表格并确定好归档的范围。在实际工作中，要积极对档案管理模式进行创新，及时跟上时代发展的步伐。可创建独立性质的档案管理机构，转变传统纸质模式管理方式，培养责任心强、专业技术水平高的档案管理人员，进一步健全并完善疾控中心的档案管理工作，全面涵盖疾控的发展历史。注重档案管理的各个环节，运用现代化技术手段，加强档案资料的保护和确定涉密等级，从真正意义上提升档案管理效率和管理水平。要积极转变传统的档案管理模式，把档案管理的重心由管理方面向着利用方面转化。档案管理工作人员应当充分利用自己的资源优势，不让各种档案“睡大觉”，筛选涉密等级档案，加强档案利用价值的宣传，适时向为医学研究者和广大人民群众提供全面解密或不涉密的信息，发挥档案的价值。

四、结束语

合理科学的档案管理是化解枯燥繁重的档案管理任务与有限的人力矛盾的方式。疾控机构档案管理人员，需要不断学习、提高认识，积极分析并研究先进科学的档案管理方法及措施，采用现代化档案管理设备，切实提升档案管理人员的技术水平，真正实现档案管理的科学化和规范化，为现代医学提供丰富有效的数据和资料，真正为疾控工作者和人民群众服务，能适应现代化疾病防控的发展趋势，持续推动我国医学的发展和进步。

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[2]许鹏.疾控中心档案管理工作中存在的问题及对策[J].改革与开放,2015(08).

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