档案信息化管理存在的问题与措施

文/延安市安塞区政府电子政务办公室 边晓红

档案信息化管理存在的问题与措施

文/延安市安塞区政府电子政务办公室 边晓红

信息技术在档案管理工作中起着重要的作用，各级档案部门也对档案信息化管理高度重视，在管理过程中积累了丰富的经验，档案管理信息化程度越来越高。档案服务效率和管理水平也因档案部门信息技术的运用而提高。有些地方和部门同时建立了数字化的档案馆，培养管理人才，开发档案管理软件，这些措施都为政府的决策和社会的经济建设提供了重要的依据。我国在档案信息化管理的过程中，虽然取得了令人骄傲的成绩，但是也存在着一些问题，需要进一步完善。

档案；信息化管理；问题；措施

随着社会的进步，信息化的不断发展，各行各业对信息技术的应用也越来越普遍，人们的生产生活已经离不开信息技术。这些年，我国在档案信息化建设中逐渐加快了步伐。每个单位和部门首要的任务就是档案管理工作。信息技术在档案管理工作中起着重要的作用，各级档案部门也对档案信息化管理高度重视，在管理过程中积累了丰富的经验，档案管理信息化程度越来越高。档案服务效率和管理水平也因档案部门信息技术的运用而提高。有些地方和部门同时建立了数字化的档案馆，培养管理人才，开发档案管理软件，这些措施都为政府的决策和社会的经济建设提供了重要的依据。我国在档案信息化管理的过程中，虽然取得了令人骄傲的成绩，但是也存在着一些问题需要进一步完善。

一、档案信息化管理存在的问题

1.我们各单位和部门首要的问题是信息化程度不高，信息资源并没有得到充分的利用，档案信息资源反映出来的信息量根本不能满足社会的需要，信息化管理还需要进一步完善。

2.档案信息化的网络环境存在安全风险。数字化的管理本身就存在一定的安全保密问题，包括档案丢失和档案信息泄密的问题，网络计算机软件管理系统自身存在的技术原因也是信息安全的风险之一。

3.档案信息化管理说到底是人的行为在操作，所以需要专业化人才。档案信息化管理的成败是人才的培养与建设，但是我国的档案信息化管理对人才的需求与人才的数量是很不平衡的，目前对在岗的工作人员也没有明确的行业标准和规范，这就造成了工作人员的业务能力和素质参差不齐。

二、档案信息化管理的措施

1.在档案信息化建立之时，我们就要清楚建设网站的目的是什么，我们建设网站的目的就是服务于民，网站的设计很重要，所以我们就要考虑大家登录网站最想干什么，最想了解到哪方面的信息，我们要根据访问者的需要来制作网站内容。想要吸引大家浏览，准确而充足的信息动态是关键。档案信息资源要丰富但适中，不能让人感觉眼花缭乱，分类要准确。使档案信息资源得到充分利用，满足社会的需要。档案信息化的完成必须要投入大量的人力、物力来保障数据信息管理设施的配置，用资金的投入来带动和加快档案信息化的进程，这需要和上级主管部门的积极沟通，想方设法地加快档案信息化的发展。

2.我们首先要对管理人员和档案信息化管理负责人。对管理人员进行思想品德审查，禁止品质不好的人、对工作不负责任的人参与到电子文件管理的工作岗位中来。把责任都落到实处，从源头上确保电子档案的安全性。思想教育工作要常抓不懈，使工作人员养成对工作认真负责的态度和一丝不苟的工作作风。除了这些，还要建立岗位责任制，把责任和任务落实到每个人，保障档案信息化的安全性和有效性。建立完善的奖惩机制，对于非法操作查看电子档子党的人员应给予惩罚，加强数据库的保密工作。档案信息化管理的最大威胁就是病毒，管理人员要根据自己单位数据库建立的实际情况建立起病毒防护，不断升级病毒防护网，根据面对的现实问题提出相应的解决方法。不断地对管理人员进行这方面的培训，提高病毒防护的安全意识。

3.档案信息化是由人来制作和管理的，档案的信息化管理缺少的就是人才，所以在这方面我们应尽快完善岗位制度。使热爱岗位有才能的求职者能够有这个工作的机会，并且有和其他人同台竞争的机会，使每一个从业人员在竞争的舞台中都能有一个积极进取的目标。这就要求管理者对档案信息实施科学的组织管理，现在的档案管理人员大多没有主动提高自身水平的意识，这也影响了档案信息化管理的进程，所以及时地对管理人员进行培训，不断学习，不断研究电子文件和工作机理，来应对档案信息化管理中存在的工作风险显得尤为重要。因为就算你拥有了高质量的设备，没有高质量的人才，档案的信息化管理也得不到发展，人员管理是信息化建设的关键因素，档案管理信息化归根到底依靠的还是人。依靠的是会熟练操作计算机的人才，并且是爱岗敬业的高素质的人才。对档案信息化管理工作进行监督能够提高档案信息化管理工作的质量，保障工作的监督和管理过程，进一步推进管理工作的规范。

三、总结

档案信息化建设是各级档案部门顺应社会发展趋势的一项重要地举措，需要科学地规划，建立一套完整的档案信息化建设体系，提高档案信息化建设的质量。档案信息化管理对档案建设工作起着举足轻重的作用，档案管理信息化建设虽然取得了一定的成绩，但是还是有一些问题需要解决，提出问题解决的措施才能顺利完成信息化的发展。综上所述，要把档案信息化的建设与发展纳入档案工作长期发展计划，努力做好相关的工作，加快建设来适应经济发展的需要。

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