基于网络环境下企业档案信息化建设的对策研究

文/雅砻江流域水电开发有限公司二滩水力发电厂 肖玲

基于网络环境下企业档案信息化建设的对策研究

文/雅砻江流域水电开发有限公司二滩水力发电厂 肖玲

文章以网络大环境作为主要背景，首先说明了对电力发电企业而言，档案信息化建设具有的重要意义，然后又列举了档案信息化建设现阶段存在的几点不足，最后通过理论与实际相结合的方式，有针对性地提出了弥补电力发电企业档案信息化建设不足的有效措施，希望能够在某些方面为相关人员提供帮助。

网络大环境；电力发电企业；档案信息化建设

对电力发电企业而言，档案信息化建设的含义指的是，电力发电企业根据实际情况对科学的管理方法和组织思想加以利用，对现有的有效资源和互联网技术进行科学利用，完成对企业档案管理进行全面建设的工作，以此来保证对电力发电企业内部的档案信息进行科学整理，并在最大限度上强化信息资源处理、传输的数字化和网络化。实践结果表明，档案信息化建设不仅能够提高相关工作的效率，还能够为电力发电企业提供更加信息化的档案管理方案。

一、档案信息化建设对企业的意义

对电力发电企业而言，想要实现企业的信息化，关键步骤在于对档案进行信息化管理，可以说档案信息化管理与企业发展命脉之间存在着直接联系。电力发电企业所涉及行业和工作内容的特点决定了与其他企业相比，在档案信息方面稍显复杂，管理人员如果想要通过提高服务质量的方式，促进企业管理水平的提高，加快信息化管理的步骤是很有必要的。管理人员应当根据企业实际情况对档案人员进行相应的削减，这样做可以提高档案管理工作效率，促使档案管理部门的管理模式由传统向现代进行转化。实践结果表明，档案信息化建设相关工作的顺利开展，不仅能够使企业档案资源得以最大化发挥，还能够实现企业档案资源的实时、有效共享。

二、企业档案信息化建设存在的不足

（一）不具备对档案进行信息化管理的条件。通过调查可以发现，现阶段，部分电力发电企业在开展档案的信息化管理工作时，存在资金不足、人才稀缺、不具备投资条件等诸多问题。另外，缺少基础环节、人们重视程度不够、认知存在偏差、信息化程度较低等情况同样不容忽视。对于正处于转型关键时期的企业而言，管理人员往往存在忽略档案管理工作重要性的问题，自然也就不存在加大投资力度的主观意愿。总的来说，我国绝大多数电力发电企业均面临着缺乏资金以及技术支持的困境，档案管理工作因此而处于停滞不前的状态。这对于企业的发展和行业的进步来说，都是非常不利的。

（二）档案信息化管理缺乏均衡性。调查结果表明，大部分电力发电企业，在开展与档案信息化建设相关的工作时，均存在缺乏有效管理的问题，甚至有少数企业存在尚未针对企业档案开展管理工作的情况。另外，电力发电企业内部裁员的问题，也会在一定程度上对档案部门工作的开展产生影响，进而对企业发展带来危害。对电力发电企业而言，档案管理工作一旦受到危害，就无法保证信息化建设工作的高效开展。对上文所提及的内容进行归纳可得出以下结论：档案信息化管理缺乏均衡性，会给档案管理信息化相关的建设工作带来无法忽视的影响。

三、弥补企业档案信息化建设不足的有效措施

（一）管理人员需要对档案的信息化管理引起足够重视。想要保证档案信息化的建设工作取得应有的成果，电力发电企业内部管理人员需要对相关管理工作的设计引起足够重视，根据企业实际情况对管理软件进行研发，并在实践过程中不断完善，真正做到将企业档案与企业内部其他部门的管理工作进行结合。实践结果表明，将企业档案与部门管理相结合，能够在最大程度上对档案整合、传递、控制和归档工作的开展效率加以保证。在对档案的信息化管理工作进行设计时，管理人员应当对循序渐进的分层设计原则进行严格遵守，保证根据相关工作所建立系统的全面性和科学性，为档案信息化管理工作的顺利进行奠定基础。

（二）强化对档案进行管理的力度。对档案管理力度进行强化的目的，是保证电力发电企业所应用档案管理系统，能够在最大程度上保证相关系统能够在网络的大环境中实现其应有的信息化。想要达到上述目标，需要电力发电企业在开展档案管理活动的过程中，结合自身实际情况对多媒体技术进行科学利用，通过不断升级管理系统的方法，保证数据库信息的实时、高效更新，这样不仅是为档案管理工作顺利开展提供应有的基本保障，更是为档案管理工作的集中处理以及统一规划提供便利。避免企业档案资源被聚集在某一点之上，强化档案管理工作在电力发电企业发展过程中具有的实际作用。能够对档案进行管理的电子系统，以其较高的技术含量，为企业发展开辟了更加广阔的天地，可以说正是由于电子管理系统的存在，才使档案管理工作实现了真正的自动化，将电子系统应用在企业档案管理工作的过程中，最突出的作用在于对档案信息的全方位保护。除此之外，在传统观念中对档案信息进行记录的载体为纸张，但是对由大量纸张所构成的书面材料进行保管，不仅工作量较大，工作难度也更高，当然，对大量纸张进行存放需要耗费的空间也会在某种程度上导致企业不必要支出金额的增加。与传统记录方法相比较而言，电子档案系统无论是在所占据空间还是在查阅便捷程度方面，都具有明显的优势，由此可以看出，电子档案系统的合理应用，在很大程度上起到了节约企业资源的作用。

（三）构建与企业实际情况相契合的档案管理制度。在网络的大环境下，想要实现企业快速、稳定的发展，管理人员应当将工作重心放在构建与企业实际情况相契合的档案管理制度方面，通过构建制度的方式，促使企业档案管理工作向更加规范、更加标准的方向前进。规范化、标准化和制度化不仅是保证电力发电企业顺利开展档案建设工作的核心要求，更是档案建设过程中不可缺少的条件，因此，对电力发电企业而言，对档案管理制度进行构建是很有必要的。

（四）提高管理人员整体素质与水平。想要保证在网络大环境下，电力发电企业内部所开展的档案信息化建设工作能够取得应有成果，仅仅具备科学、完善的制度是不够的，更关键的一点在于对管理人员整体素质进行提升，通过根据企业需求大量引进高素质人才的方式，保证企业员工队伍整体水平的提高。另外，企业管理者还应当针对企业员工开展以档案信息化建设为核心内容的技术培训工作，这样做的目的主要是对档案管理人员自身的技能进行强化，以此来保证管理人员能够全身心地投入到工作过程中，保证档案的信息化建设能够取得应有的成果。在过去较长一段时间内应用的档案管理方法，已经无法满足网络大环境下，企业档案信息化管理具有的要求，想要避免这一情况带来的不利影响，管理人员需要根据实际情况对先进技术进行研究，并将其应用在对企业档案进行管理的过程中。现阶段，已经有部分电力发电企业，在开展档案管理活动时，结合自身情况对以计算机为代表的多媒体技术进行合理应用，并取得了良好的管理成效。可以说随着科学技术的发展，档案管理工作实现信息化和无纸化指日可待。需要管理人员注意的一点是，在开展企业档案管理工作的过程中，管理人员应当将工作的侧重点放在为用户查阅档案提供便利的方面，这样做能够保证用户工作效率的大幅度提升。

四、结论

通过对上文所叙述的内容进行分析可以发现，对电力发电企业而言，档案信息化建设是保证档案建设工作顺利开展的前提。电力发电企业管理人员可以通过对互联网资源加以利用的方式，完成对企业档案的建设工作，另外，将互联网与企业自动化办公进行结合，不仅可以在电力发电企业内部建立用以对档案进行接收和管理的部门，还可以对企业管理平台进行建立健全，进而提高企业档案接收、归档和保管的有效性，为档案管理工作的顺利进行奠定基础。

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