加强管理提高医院办公室工作效率之探索

2017-11-25青岛大学附属医院彭鸿娟

办公室业务 2017年19期

文/青岛大学附属医院彭鸿娟

加强管理提高医院办公室工作效率之探索

文/青岛大学附属医院彭鸿娟

本文对加强管理提高医院办公室工作效率进行了探索，医院办公室具有行政职能、服务职能和管理职能。做好医院办公室工作，提高其工作效率，能够充分发挥医院职能，获得经济效益和社会效益。提高医院办公室效率应该做到严格规定医院办公室的管理安排、培训医院办公室工作人员、实施三级制度管理。

加强管理；医院办公室；工作效率

医院办公室为医院的各项工作提供管理和服务，办公室工作效率的提高，能够促进医院医疗工作顺利流畅地开展。要想提高医院办公室的工作效率就要了解办公室的工作职能，提高管理方法和管理技巧，关注医院重点工作和工作指令的实施，反思总结其中存在的问题。

一、医院办公室的工作职能

（一）医院办公室行政职能。医院办公室是综合性的行政部门，在日常工作中向各部门分配日常基层的工作，收发、登记、传阅、办理、收集、分类、整理相关文件。还能按照医院的工作标准，结合领导的意图和工作重点，向各部门下达工作指令。为了确保工作指令的实施，还要拟定相关的规章管理办法。定期组织例会，做好记录会议流程和来访接待工作，对医院的日常工作和重点工作进行总结，分析解决工作中存在的问题。

（二）医院办公室的服务职能。医院办公室能够为医院员工、医院的各项工作提供服务，加强医院的网络通信和信息通讯工作，使医院内部员工之间能够有效沟通，提高工作效率，对医院日常工作进行有效管理。此外医院办公室还能广泛听取医院基层部门、内部员工的意见看法，整理思路，并把意见反馈给相关部门，帮助他们制定新的管理办法。做好社会各界广大群众的接待工作，广泛听取医院外部群众的意见也是医院办公室应履行的职能。

（三）医院办公室的管理职能。医院办公室应该协调各部门工作，对相关工作进行协助和整体性管理。传达管理者的指令并检查各部门工作的执行情况，及时发现、分析、解决其中出现的问题。明确管理职能和管理办法，完善管理方案和技巧。在实际工作中采取相应措施协调各种工作，促进医院顺利高效地运转，做好病患处理工作，从而提高医院口碑，获得经济效益和社会效益。

二、加强管理提高医院办公室工作效率的对策

（一）严格规定医院办公室的管理安排。医院要健全管理制度，具体落实各部门的工作，进而推动医院整体工作。在日常工作中医院要明确各部门的工作范围、工作职责，做好工作安排。定期抽查各部门的工作，检查其执行情况，发现并解决其中存在的问题。制定实施合理的奖惩制度，奖励工作执行好的部门，对工作不达标的部门给予批评处罚，并提出整改办法和指点意见。制定正确的工作流程，工作命令的下达和工作的分配，都要有统一的标准和完善的流程，以确保工作质量和工作效率的提高。制定合理的工作抽查、组织例会、部门交流、改进工作等流程，做好特殊事项的保密工作，及时调节不协调的工作环节，从总体上提升医院的服务水平。完善管理办法，医院要按照一定的工作标准，对各部门的工作进行检查和监督。在医院工作决策、实施、总结的过程中，要贯彻医院管理办法，探索管理技巧。要科学分配工作，认真检查监管工作，协调人才、岗位和工作，促使医院的管理工作不断完善。此外，管理人员要加强学习交流，共同探索新的管理理念和管理办法。

（二）培训医院办公室工作人员。医院办公室的工作人员是联结医院各部门进行交流的桥梁和纽带，提高他们的工作效率和工作素质，能从总体上提高医院的工作效率，实现医院管理工作的规范化。医院要重视管理人员工作素养和办公能力的培训，提高其为病患服务的水平。此外医院还要吸引优秀的专业人才从事医院办公室工作，并对员工进行全方位的管理，除了提高其管理能力外，还要培训其工作管理方法和技巧、服务态度和精神素质，树立为人民服务的工作理念，从而提高医院办公室工作的效率和质量。

（三）实施三级制度管理。三级管理制度能有效提高医院办公室的工作效率，应该严格执行。三级管理制度具体是指加强医务制度管理，明确各部门的工作职责和管理办法，并以此为标准整理、总结、反馈各部门的工作。然后再规范执行例会制度，定期检查医院各部门的工作情况，并在会议上进行反馈和总结。总结工作思路和经验，发现并分析其中存在的问题，并对问题进行交流探讨，得出解决方案，进而提出新的管理办法。对表现良好的部门和工作不达标的部门给予相应的奖励和惩罚。最后要重视值班管理工作，对不同工作人员的需求和建议进行分析，不断改进工作。