关于提升办公室工作精细化管理水平的思考

文/武汉铁路局十堰车务段 向攀科

关于提升办公室工作精细化管理水平的思考

文/武汉铁路局十堰车务段 向攀科

为适应铁路企业的改革发展，必须提升办公室的行政管理水平，逐步实现工作精细化管理。办公室精细化管理既是铁路企业改革发展的需求，也是企业管理文化的延续。本文通过分析当前铁路企业管理现状，探讨办公室管理的思路，为铁路企业推动办公室管理精细化提供参考对策。

办公室；精细化管理；思路

在铁路系统内部，办公室是一个综合协调部门，处在承上启下、联系左右、协调内外、沟通各方的核心地位。办公室工作的好坏直接关系到铁路企业工作效能的高低、管理水平的优劣和全年工作目标的完成与否，直接影响到单位的对外形象。随着精细化管理理念在铁路系统的不断引入和实践，办公室更要积极探索精细化管理方法、不断提高管理工作整体效率。

一、铁路企业办公室管理现状

由于办公室工作具有原则性强、服务性强、突发性强、内容繁琐等特点，所以在实践过程中还存在很多不足和问题：一是管理理念和管理模式不适应新形势的发展要求。办公室工作不仅要满足完成日常事务及领导交办的临时工作，还要维持协调各部门的正常运转。二是规章管理制度不健全。目前办公室现有的管理制度缺乏科学性和系统性，严重制约了办公室职能的有效发挥。三是办公室管理被边缘化。铁路系统大多重运输生产、重安全管理，对办公室等综合部门管理重视不够。四是职责规定不明确。由于岗责体系不完善，导致很多工作出现交叉和管理空白。五是人员素质不高。办公室作为综合科室，人员老年化严重，思维观念传统，接受掌握新事物和新技术较为困难，导致人员素质参差不齐。

二、办公室实施精细化管理的意义

（一）解决职责不清问题，避免推诿扯皮。办公室工作千头万绪，一旦责任没有落实到人，就可能出现拖沓应付甚至互相扯皮的现象，就会给但单位推进重点工作造成被动。实施精细化管理，就是进一步厘清科室人员之间工作职责，确保各项工作责任明晰、精准到位。

（二）解决经验主义问题，避免疏忽大意。办公室工作的重复性比较强，很容易形成惯性思维，习惯用经验办事、按惯例操作，这样既不符合新形势下从严治党的工作要求，也容易出现工作失误。实施精细化管理就是要把单位对办公室的新规定、新要求固化下来，作为工作规范。

（三）解决结合部问题，避免工作交叉或管理真空。办公室的许多工作需要科室人员之间的协调配合，一旦出现结合部衔接不畅，就可能造成工作出现交叉、脱节、撞车及管理真空等现象。实施精细化管理，就是要进一步分解细化责任要求，明确责任任务，实现科室人员之间紧密协作，确保工作环环相扣、衔接紧密。

（四）解决程序繁琐问题，避免效率低下。办公室具有时效性强的特点，很多工作必须在规定时间内完成。但是目前很多工作程序繁琐，不仅导致科室内工作拖拉，也给职工办事造成极大不便。实施精细化管理，就是要清除繁文缛节、缩短办事时限，提升办公室整体效率，更好地服务车站、服务职工、服务领导。

三、办公室工作精细化管理的措施

（一）强化细节意识，注重精益求精。作为办公室工作人员要有一种精益求精的精神和“细节决定成败”的意识。常说“办公室无小事”，就说明办公室在抓小事上的重要性。不注重小事，忽视细节，往往会造成严重后果，甚至造成无法弥补的损失。通过细节，就可以看出办公室的工作作风、工作能力和服务水平。所以办公室人员必须大力培养细节意识，尽量把每一件事情做到尽善尽美。

（二）明确岗位责任，优化工作流程。办公室要将各项职能分解落实到各岗位，让办公室人员都知道自己该“干什么”“怎么干”，做到工作无交叉、管理无空白，实现责任人人负、事事有人干。同时要借鉴现代管理理念，按照精简程序、理清环节、分清责任、明确标准的要求，逐项建立公文流转、信息调研、信访稳定、档案管理、督察督办、会议管理、安全保密、秘书事务等工作具体流程，保证车务段办公室各项工作运转高效顺畅。

（三）完善规章制度，夯实管理基础。要结合铁路局新的工作形势和要求，立足当前、着眼长远，注重操作性、实用性和长效性，对办公室办文、办事、办会、信访、保密、督办等规章制度进行修订完善，逐步形成规范化的制度体系，并固化下来，使规章制度成为规范职工工作行为的有效手段。要建立健全政务服务到事务管理，从外部协调到内部运转等各个方面的工作制度，避免办公室管理出现真空，切实夯实管理基础。

（四）强化责任落实，提高办事效率。要对照制度和职责，强化责任落实。用制度加强内部管理，用职责约束职工行为，形成完整的责任链条，确保办公室工作高效运转。要用好办公室督查督办职责，把督查工作贯穿到办公室工作的始终，通过深化督查机制，更好地促进决策落地生根，促进责任落到实处。要经常开展联合检查，定期对制度执行、工作推进等重点工作进行督导检查，要抓住重点，敢碰难点，对棘手的问题要深入查，对焦点问题要现场查。对责任不落实、工作拖沓推诿、办事效率低下等现象，要严格纳入月度履职履责考核，确保办公室办事效率有效提升。

四、结束语

办公室工作地位特殊，一旦处理不好，就可能小事变大事，甚至影响企业正常运转。所谓“天下事，必作于细”，精细化管理就是精在事前，细在过程，意在结果的管理理念。办公室要以精细化的工作理念和积极向上的工作态度，扎实做好每一项工作，力争把工作做细、做实、做好、做精，只有把精细化管理落到实处，办公室工作才会做得更好，铁路企业整体管理水平才能有效提升。

[1]黄晓菊.办公室工作中的精细化管理[J].办公室业务,2013(03).

[2]刘钰.国企办公室工作管理的精细化分析[J].办公室业务,2017(01).