2006年工资改革带来的人事档案管理问题与对策——以事业单位为例

文/榆林学院 苏颖超

2006年工资改革带来的人事档案管理问题与对策
——以事业单位为例

文/榆林学院 苏颖超

自2006年工资制度改革以来，人事档案中的工资材料部分的归档要求和形式也同时发生了变化，且在之后的多次工资增长过程中均未形成入档材料。因此造成人事档案工资入档材料缺失，对日后的工资信息采集工作带来严重问题，同时也无形中增加了工作量。本文通过分析存在的相关问题，提出一些建议。

工资改革；事业单位；档案管理

随着经济的持续发展，工资制度也在不断地改革和发展，但每次的工资制度改革只注重职工的工资变动而忽略了工资变动材料的归档问题。虽在当前看来减少了一定的工作量，但长远看来则存在较大的问题和隐患。本文以长期从事在工资管理第一线人员的视角，剖析了近年来工资改革带来的人事档案管理问题，并提出一些建议。

一、工资制度改革概述

（一）工资制度改革的历程。新中国成立以来，我国已经历了四次大的工资制度改革和数次的工资增加制度。每次的工资制度改革和工资增加制度都是为满足人民日益增长的物质需求，同时解决当时经济发展水平和收入分配制所面临的实际问题，从而更好地推动社会经济进一步发展。

（二）工资制度改革的产物。我国每次工资制度改革和工资增加制度都是以档案材料来记录的。这些材料分为政府文件和个人文件两部分，其中政府文件包括国家及各级党政机关和事业单位下发的工资相关文件，个人文件包括个人信息、工资变动情况等。通常各单位对于政府文件的管理较为规范，但对于体现个人福利待遇的个人文件的管理则是参差不齐。这可能导致个人无法了解自己的工资情况与变动信息，如遇到较大的政策性改革或调整，单位不易及时高效地对员工工资进行查询与变动。

（三）2006年工资制度改革引起工资材料归档的新变化。由于目前处于信息飞速发展的时代，日常工作中不断面临新的挑战，已不再是单单的电子化、信息化，更多的是需要应用电子信息系统、网络系统来完成。2006年的工资制度改革工作就对工资材料入档形式作出了新的要求和改变。即由先前的个人工资材料有变动就有归档的方式转变为仅调离或退休时一次性归档的方式，而每次个人工资变动的材料并没有提出统一归档要求。

二、由工资改革带来的人事档案管理问题

（一）工资材料的归档问题。2006年工资改革以后，由于工资材料的归档不再是随变随入，而且工资审批手续简化，从而造成个人工资调整的相关材料长期没有归档。但是单单依靠目前的电子材料不足以体现工资职能部门对每次工资变动的政策落实、领导审核、调整方案及工资调整的结果等。虽然利用电子信息平台可实现对上述信息的记录，但纸版文件，特别是签字或盖章等原件材料的归档对信息的真实性、数据的可靠性起着不可或缺的作用。

（二）工资材料的查阅问题。由于当代多元化的社会工作及学习环境，事业单位人员特别是高校工作者常常会通过培训、外出学习等方式提升个人能力。随之而来的是工资待遇的相应增加，因此每个人的工资水平与增长情况可能由于不同的学习、工作经历而存在差异，同年入职人员不能再通过他人的工资水平了解自己的工资情况。这对一线的工资调整人员而言，工作中需要解答的个人工资调整问题日益增加，这无疑需要充实的归档材料以保证工作中的准确性和可靠性。

（三）今后调资无系统性依据可寻。近年来，工资的增长幅度逐渐增大，调资的频率也逐渐增高，每两年左右就会进行一次工资的调整。在此情况下，每次调资的参考依据至关重要，它决定着个人工资的涨幅水平，因此更需要保证其真实性与可查性。而2006年工资改革以后，每次调资不再产生调资变动档案，可是单从每次调资的结果又不足以供单位新的工资调整做参考。

三、完善人事档案管理工作的建议

（一）以信息技术为依托，充实工资调整材料的归档。人事档案的管理趋于信息化和网络化已是必然。应当把电子、网络等现代化的信息技术充分利用起来，切实以计算机技术和网络技术为今后的档案管理工作提供支持，充分实现档案工作现代化进程。应当通过提高对诸如工资档案材料等的电子入档和整理工作来切实发挥出现代科技的便利性和高效性。应当通过一定的技术处理，实现文字、图片和声像等材料向电子数据资料的转换，实现档案纸质与电子数据格式的并存，从而既方便了查阅，又能提高档案管理工作的效率，还大大提升了档案的利用与服务价值。除此之外，还要加强档案信息化工作的基础。要提高档案库的档案保存环境，从而为电子档案保存的设备提供环境基础。对新建的档案库应制定适合档案纸版及电子档案的新标准，促进其信息化的设备建设；对已有的档案库应着重其改造。纸质档案的库房管理要保证温度、湿度和防尘等因素。电子档案的保存则应提升信息化设备运营所需要的环境，完善服务器、机房、电子档案库等基础设施，其中包括一些基础的防静电设施、防磁设施等，还应加强保密技术，防止信息的泄露。

（二）纸版档案的妥善保存与电子数据录入并重。在档案信息化过程中，对于工资档案的录入要对工资档案的原有重要部分予以充分保留，避免归档时遗漏。特别是每年工资变动的情况材料应当完整收录，以便为查档、今后的工资调整等提供完善的档案材料支持。各种相关的档案材料要建立完善的管理体系，协调各档案传递网络，实行定期收集和随时收集相结合的方法，并减少文件资料的流失。在档案录入过程中，对于较简单、数据量少的档案信息，以Excel等常用软件为基础，利用照相机、扫描仪等工具，做好信息的收录、统计与分析等工作；对于较复杂、信息量较大的档案材料，使用特定的档案管理软件进行录入、整理与分析。

（三）加强人事档案管理制度。档案工作的高效离不开完善的档案管理制度，这就需要通过建立一系列切实可行的规章、制度，以实现有法可依、有规可循，从而规范档案管理的各流程。其中应当包括档案的入档流程，转入转出流程、查（借）阅流程，收集归纳制度，保管与保密制度，鉴别与归档制度等多项流程细则与制度，从而落实依法治档，依规管档。在归档过程中，特别应当注意档案纸质与电子数据格式并重。不可因信息化、电子化档案管理而忽视档案纸质的重要性。同时还应当注重对档案信息的及时更新。

（四）加强人事档案管理人员的业务能力。对人事档案管理的信息化建设，应当做好信息化建设中专业人才的储备与培养。通过定期的业务培训及学习活动，认真学习档案管理中先进技术和设备的操作技能，提升档案管理人员的专业素养，以进一步促进档案工作的信息化、规范化、科学化和制度化水平。档案管理工作者应当涉猎广博的专业知识，努力拓宽知识层面，提升自身综合素质，才能应对信息化档案管理工作。还要注意充分发挥人事档案工作者的创造性，在提升自身专业素养的同时，熟悉人事档案工作的管理模式，从而为现代化、信息化的社会提供有利的资源。

四、结论

随着我国关于人事制度改革的不断推进，人事档案管理变革势在必行。正确处理档案纸版与电子材料的关系在人事档案管理信息化、网络化进程中具有十分重要的意义。如何在新的制度和技术环境中，以人事制度的改革为契机，以信息化、网络化为依托，以人事档案的科学化管理为基石，以人事档案的社会化服务为宗旨，将人事档案管理的研究与实践推向更高层次，这是每一位人事档案管理者值得认真思考的问题。

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（此论文系14GK01项目成果）