基于PDCA循环的人事档案管理信息化

2017-11-25济宁医学院附属医院人力资源处张柱

办公室业务 2017年19期

关键词：档案管理信息化材料

文/济宁医学院附属医院人力资源处张柱

基于PDCA循环的人事档案管理信息化

文/济宁医学院附属医院人力资源处张柱

公立医院人事档案管理是人力资源管理的重要工作。传统的人事档案管理模式无法满足现代人力资源管理要求，因此，我院利用PDCA质量改进工具，对当前人事档案的信息化管理模式进行了优化，进一步提升了信息化的管理效率与质量。

公立医院；人事档案；信息化；PDCA

随着科学技术的不断发展，人们已经进入了信息化、智能化的社会。为了适应时代发展、提升工作质量与效率，我院为加快人事档案信息化建设进度，基于PDCA循环原理对人事档案信息化管理模式进行了优化，找出问题，提出方法，解决问题，扎实推进人事档案信息化管理工作，提升了档案管理的质效，取得了明显效果。

一、我院人事档案信息化管理中现存的问题

干部人事档案包含个人履历、政治面貌、职务任免、职称晋升、业绩成果、奖励处分等十余方面情况，是了解人才、考察人才、提拔重用人才的重要参考依据，同员工利益息息相关。目前来看，人事档案使用频率不断提高，传统医院人事档案管理方式已无法满足医院的快速发展。利用信息化技术，加快人事档案信息化管理不仅能提升医院人事档案管理的质量，也在一定程度上促进了医院人事档案管理的效率，具有较为重要的实践意义。当前，我院人事档案信息化管理的问题主要有以下几个方面：

（一）对医院人事档案信息化重视度不够。医院管理层对人事档案管理工作的关注较少，一直作为医院管理的辅助性工作来对待，对档案信息化管理的效益知之甚少，重“藏”轻“用”。档案管理的硬件配套措施不完备，档案利用率不高，信息化建设基础薄弱，档案信息化也就发挥不出它应用的效能，更谈不上利用信息化技术有效地开发档案信息资源，提高档案利用服务的效能。

（二）档案管理人员素质不高。人事档案管理人员素质不高主要体现在：一是管理意识淡薄。档案管理人员的管理意识直接影响着人事档案信息化高效化管理的工作进程。日常工作中，档案管理人员将干部人事档案工作看作日常事务性，仅完成档案的收集整理审核，没有充分认识档案资源的重要意义和作用，且档案信息化的理念还没有从根本上转变，档案信息化、数字化流于形式，档案信息化建设等革新进程缓慢。二是业务水平不精。档案信息化工作对档案管理人员的要求较高，需要其具有掌握政策、信息系统操作、档案管理等多项能力，而档案管理人员普遍缺乏相应的系统专业化培训，对档案管理知识和信息化操作等不掌握不了解，基础能力的匮乏导致其提升档案管理的能力有限，最终导致组织整体档案管理水平的停滞不前。

（三）档案质量参差不齐。1.收集内容完整性不足。一是收集内容不齐全，因不同单位的档案管理要求参差不齐，所以干部档案中缺少重要材料的现象比较普遍，后续再进行档案的后期补齐较为困难。二是收集工作不及时，档案管理缺乏严格考核标准，因此存在部分档案管理人员缺乏相关意识或怠于收集，导致重要材料未及时地归入个人档案。2.信息记载准确性不足。档案管理科室缺乏审核机制，因此存在个别档案中的“三龄二历”等方面信息存在自相矛盾的情况，甚至部分干部档案存在涂改问题。其次，部分材料的个人简历部分由本人填写，填写随意、不清，甚至错误等问题较为突出，影响了档案信息记载的准确性。

（四）档案信息化管理手段落后。实际工作中，工作流程设计不合理往往是造成档案管理工作低效的主要原因。一是组织设计存在缺陷，分工不明、责任不清，没有明确各个管理员间协调与分工。造成互相推脱、重复劳动或工作流程中存在“真空带”，极大地拖慢了工作进程。二是管理制度设计缺陷，没有有效的预防、纠错机制。管理进程各个环节各自为营，完成后没有相应的检查、监督机制，导致档案管理质量参差不齐，无法形成良性循环。

二、PDCA循环在提升人事档案信息化建设的应用

当前，医改人事制度改革对人力资源管理提出了新的要求，因此需要人事档案的及时性、可及性、全面性、准确性的信息服务，这对人事档案工作提出了新要求，因此提高人事档案信息化标准管理势在必行。

（一）Plan阶段。运用PDCA循环管理工具分析，我院人事档案信息化管理中存在思想认识误区、人事档案信息化管理体系和档案立卷归档制度尚未建立健全以及缺乏高素质的管理和技术人才等，针对上述问题，我院从以下几方面着手提升人事档案信息化管理水平：1.提高对档案管理信息化的重视程度。首先做好宣传工作，提高院领导对档案工作的重视。向医院领导阐明人事档案对人事档案信息化对医院管理的重要性与提高其管理效率的迫切性。其次档案主管部门将档案信息化建设工作作为重要日程纳入平时工作中。其次，加强针对院内职工的宣传，使其明确人事档案信息对其个人发展的重要性，提高职能科室与职工本人对档案的重视程度，以促使其积极配合档案管理工作。2.建立健全人事档案信息化管理制度。完善人事档案信息化管理顶层设计，制定相关制度体系，明确职责，降低管理的随意性，为日常档案管理工作提供明确指导。3.完善人事档案立卷归档工作制度。人事档案整理和信息化工作涉及材料众多，包括需要组织提供和个人提供的材料。组织提供的材料如年度考核材料、工资材料、任免材料和入党材料等，统筹安排以上材料的收集工作，有利于人事档案科学管理。针对需要个人提供的档案材料如后学籍材料和进修材料等，需要明确易存在的问题，如内容填写不规范、提交材料不全不及时等。同时，指定管理责任人，负责个人提交档案材料的初审工作，确保提交档案材料的规范性。

（二）Do阶段。1.提升档案管理人员素质。（1）明确易出现问题的环节和情形，立好工作标杆。不断加强档案管理人员的管档水平，提高管档人员职业素养。（2）细化工作流程，责任到人。明确档案管理人员分工职责，做到整理有人检查，装订有人把关，验收有人负责。2.完善档案梳理流程。（1）规范前期档案改版整理工作，做到分类准确、编排有序、目录编辑准确，提升档案扫描效率。（2）制作并更新档案工作流程表，档案管理人员可自行查阅工作进度，灵活调整所负责工作，保证档案数字化进程高效推进。原流程设计环节分散，仅是对需完成的工作一一罗列，新的流程更加注重各个环节工作的逻辑性，使各工作环节环环相扣，每一环既是对上一环工作的检查，如目录编辑时对编号编页准确性的检查；扫描时即是对目录编辑准确度的检查；档案打孔装订之后再档案审核，审核同时把关档案剪切装订质量。每一项工作完成后，相应环节负责人均在流程登记表中签字，切实做到责任到人。3.多手段提升信息化的正确性与高效性。（1）为方便今后查阅审核信息，改版审核工作中审核出的特殊情况，及时录入成电子版，如“三龄二历一身”的认定情况、缺少的学籍材料、任免考察材料及内容填写不规范的问题。（2）目录编辑与档案扫描合为一人负责，扫描档案既是对档案目录编辑情况的审核，出现目录编辑不准确可以及时返回系统修改。（3）专人专项，图片处理工作由专人负责。（4）规范图片处理质量，图像处理的同时对档案漏扫、图像偏斜、清晰度、失真度进行调整，不符合质量的及时调整。（5）合理布局扫描仪器。高扫、平扫仪器原分别安装在两台机器上，材料对接费事易出错，现安装在一台机器上，由专人负责，减少材料对接程序环节，提质提速。4.完善档案立卷归档制度。（1）根据档案材料形成的规律，规定收集归档材料的固定时间，及时对缺少的材料进行登记，并积极催缴和补充，确保档案材料完整。（2）做好档案验真工作。管理责任人对入档材料鉴别真伪，保证入档的人事档案材料真实、权威。及时处理不符合归档要求的材料，对于信息不真实的材料应坚决禁止入档，手续不全的人事档案材料应及时退回进行信息补充。（3）完善纸质材料质量，残破的材料及时裱糊、修复，减少扫描环节对纸质材料的磨损。（4）对同名同姓人员，采用出生时间、工号等方法严格区分，以免材料归档分类错误。（5）前期核对中，对个人档案内缺少的材料（如学籍材料、报到证等）及时通知补缴，不能提交原件的通知其缴纳相关证明材料，确保改版整理时档案的完整性。5.制定档案信息化质量核查机制。我处建立人事档案核查工作机制：制定图片存储标准。即每张图片清晰、完整。材料入库前通过抽查的方式比对图片存储标准和纸质档案材料，保证数据库内的图片材料真实还原档案原件的面貌。

（三）Check阶段。针对对策实施后的效果，通过工作量对比和抽查纸质案卷质量、电子档案质量、小组成员反馈等方式，对照制定的考核指标，发现使用PDCA，有力规范了档案信息化的流程，有利于档案信息化工作效率与质量的提升。通过月工作量对比进行效果查检确认，完成档案信息化速度环比提升了26%。图像处理水平持续提升，目录编辑速度和准确率得到进一步提升；档案内缺失材料情况及时记录并通知补充，确保入库档案的完整性。此外，档案改版整理的质量得到保障。

（四）Action阶段。在本阶段新的问题：一是档案改版整理时，会剔除原档案中无须归档的材料放入散材料袋中，但此类材料可能包含其他重要信息，前期信息化人事档案过程中，未将此类材料归进档案信息系统中。二是缺少人事档案动态管理机制。人事档案是动态档案，不断有新的档案材料补充（如新一年度考核材料、党员材料、工资材料、学籍材料等），应安排专门管理人员维护人事档案数据系统，确保信息系统真实、准确，为干部选拔任用提供权威依据。这些问题将在下一个PDCA循环中改进。