医院档案信息化建设与档案管理的几点思考

2017-11-25石家庄市第一医院许鑫

办公室业务 2017年19期

关键词：档案管理信息化医院

文/石家庄市第一医院许鑫

医院档案信息化建设与档案管理的几点思考

文/石家庄市第一医院许鑫

随着信息化时代的到来，传统医院档案管理方式发生变革，医院档案信息化成为一种必行的趋势。本文通过对医院档案信息化建设的存在问题进行分析与讨论，针对各种问题提出优化实践措施，推进医院档案信息化建设。

医院；档案管理；信息化建设

一、前言

医院档案指的是在医院管理与临床实践过程中，所形成的记录资料，如音视频档案、基建档案、病案、财务档案、文书档案、照片档案、设备档案、教科研档案、人事档案等，具有一定的保存价值。随着医疗业务的不断扩展使得医院档案管理信息量越来越大，应用传统的管理模式进行医院档案管理，已无法满足现代化医院档案管理的需求。

二、医院档案管理信息化建设的现状

（一）对档案信息化建设重视程度不足。当前，大多数医院对于医院档案管理认识程度不足，没有意识到档案管理是医院管理工作的重要组成部分，医院档案管理没有作为重点工作纳入医院日常管理体系，医院管理者往往以医疗技术为中心，对于各种档案的保管、利用等重要作用认识不足，使得档案管理信息化建设水平较低，管理水平与其他单位相比差距较大。

（二）档案信息化建设与管理缺乏标准化和规范化。档案管理的标准化与规范化是促进档案信息化建设的重要前提，也是关键性因素。在医院档案管理工作中，建立一套管理流程、操作规范及工作制度，贯穿于医院档案收集、整理、立卷、归档、保管、编研、利用等管理环节中，使档案管理有章可循，有法可依，是保证医院档案安全性与完整性的重要前提，这就是标准化档案管理。目前医院档案管理大多采用分散式管理，即各部门分别对各自管辖范围内的档案进行保管。分散式的档案管理很容易导致家底不清、各自为政、杂乱无章、管理工作脱节、丢失损坏等一系列问题，同时也与档案管理集中统一的原则背道而驰。

（三）档案管理系统和软件不统一。当下，随着“互联网+”技术的广泛应用，医院信息化建设得到了进一步发展，开始应用办公自动化系统、医院局域网、电子病历系统、影像存储系统、远程会诊系统等进行档案管理。但医院档案管理软件应用水平较低，开发落后，很多医院仍然采用单机版系统进行档案管理，管理系统和软件不统一，难以进行系统更新和升级，不利于管理系统维护。

（四）档案管理人员素质较低。医院档案管理采用兼职人员负责，投入的时间和精力不足，没有或很少受到规范化、专业化、系统化的培训，导致档案管理人员素质普遍偏低，降低了医院档案管理信息化建设水平，也在一定程度上阻碍了信息化的进程。

三、加强医院档案管理信息化建设的措施

（一）完善档案管理信息化建设基础设施。为了确保档案室的管理功能，应完善其基础设施，配置专业设备，如打印机、扫描仪、自动密集架、数码相机及计算机等，提高档案管理数字化水平，使档案综合室具备大量数据存储功能，提高其数据处理能力。完善医院局域网升级改造，开发与医院局域网等软件系统相对接兼容的档案管理软件系统，从而实现医院档案管理子系统之间的对接，采用计算机进行档案与文件的收集、分类、整理、存储与查阅等管理，提高医院档案管理自动化水平。

（二）重视纸质与电子档案的双重保管。电子文档仍难以取代实物档案和纸质文件，除了要进一步加强信息化建设外，还应重视传统文件保管工作，注意保管好纸质档案文件。因考虑到电子文档仍不具备凭证作用与法律作用，应确保纸质与电子档案的双重保管，保证纸质文件的凭证和法律作用。

（三）加强电子档案安全保障体系建设。加强医院内网建设，实现即时信息反馈。在强调档案管理信息化建设的同时，应加强信息安全管理，确保档案网络化的安全性。制定安全防范措施，采用防火墙、网关等技术，保护档案，避免网络攻击，防止黑客入侵。实现局域网与外网的隔离、设置严密防火墙拦截。档案工作人员要遵守国家保密制度，防止失密、泄密事件的发生，力保档案信息安全。

（四）提高档案管理人员素质水平。要注重人才培养，加强档案管理人员的培训，合理规划人才队伍的整体建设，邀请档案专家来院指导，或组织档案人员到先进的兄弟医院参观学习，培养专门的电子档案管理人员，建设一支业务素质较高的档案管理工作队伍。另外，还应提高管理人员的责任意识、管理意识和信息意识，确保档案管理工作的有序开展。