医院办公室档案管理工作的优化方法分析与讨论

2017-11-25青岛大学附属医院党志蔚

办公室业务 2017年19期

文/青岛大学附属医院党志蔚

文/青岛大学附属医院党志蔚

本文对医院办公室档案管理工作的优化方法进行了分析与讨论，档案管理工作对医院自身的发展、医疗卫生事业的进步都具有重要意义。要想优化档案管理工作，医院应该提高领导班子和管理人员的档案意识；加强档案管理人员队伍建设；完善档案管理制度；采用先进的管理方式，实现电子化管理。

医院办公室；档案管理；优化方法

医院加强自身管理，才能促进医疗事业的发展，更好地为人们的健康服务，这就需要医院做好档案管理工作。当前医院办公室的档案管理工作存在着很多问题，管理人员对档案管理工作的重要性认识不足，在实际工作中不够认真谨慎，档案遗失、损坏等情况经常出现。很多领导对档案管理工作不够重视，没有及时关注处理其中的问题，使档案管理工作不够科学有序、效率不高。很多医院的档案管理设备落后、管理制度混乱，这给档案的收集、整理、运用等带来了困难，导致档案信息不断流失，档案管理水平难以提高，进而影响了医院的经济效益和社会效益。

一、提高领导班子和管理人员的档案意识

医院的领导班子应该充分意识到医院办公室档案管理工作的重要性，加快档案管理向集约化、科学化转变，推进档案现代化管理。在实际工作中要加强档案管理工作中档案室、基础设施、硬件设施的建设和完善，以优化医院办公室档案管理工作使其更加方便科学，进一步提升其管理水平和服务质量，充分发挥自己的职能，获得经济效益和社会效益。要想提高管理人员的工作能力，首先要提高其意识，使其意识到档案管理工作的重要性。医院通过思想教育使管理人员正视、尊重自己的工作，增强责任感，在工作中认真仔细。医院还要向管理人员明确在档案管理工作中应该注意的问题，如加强管理人员资料保存的防潮、防火、防盗意识，保证资料的可用性和完整性。管理人员有了正确的管理意识，才会努力提高自己的储备、把关档案信息资源的能力，保证档案的质量，提升档案的价值。

二、加强档案管理人员队伍建设

医院可以通过招聘专业档案管理人才，培训员工专业知识技能的方式，从总体上提高医院办公室档案管理人员的素质和水平。对档案人员的培训主要有提高业务水平和拓展职业视野两方面。医院办公室的档案数量和种类繁多，这为档案的管理和利用带来了困难，使日常的档案管理工作存在问题，质量和效率都难以提高。医院应该定期培训档案管理人员收集、整理、鉴定、保管、统计使用档案等专业技能，提升他们的业务水平，使档案管理工作顺利开展。此外医院还要培养档案管理人员的计算机水平，使其能在档案管理工作中应用相关技术，提高自己的工作效率和质量，实现档案管理工作的自动化和电子化。

除了要提高档案管理人员的业务水平，还要扩展他们的职业视野。医院通过向管理人员介绍档案管理工作的形势前景，最新的技术应用等，提高其职业危机意识，使其在工作中更加积极主动，自觉学习相关知识技能，提升自己的专业素质。医院还可以通过外部参观、内部业务培训、知识技能竞争等方式，扩展管理人员的职业视野，使其认识到自身的不足，在业务学习交流中自觉提升业务水平，进一步优化档案管理工作。

三、完善档案管理制度

档案管理制度为医院办公室档案管理工作的顺利进行提供了依据和保障，因此医院要健全相关制度，实现档案的集中管理。与医院业务职能相关的科学科研、医疗业务、设备设施等工作档案，关系到医院的发展和群众的健康，具有极大的保存和研究价值，要对其进行综合整理。医院办公室档案能协调指导医院的各项工作，帮助医院作出决策和计划。因此要健全完善相关制度，管理人员严格遵守档案管理制度，做好档案的收集、整理、登记等工作确保档案的完整有效，提高档案管理工作的效率和质量。

四、采用先进的管理方式，实现电子化管理

随着医院的不断发展，传统的档案管理方式暴露了越来越多的弊端，不能满足当前医院的需要，应该进行改进和完善。在以用户的实际重点信息为档案管理突破口的同时，还要加强信息化建设。传统的人工管理档案的工作方式效率不高容易出现失误，不能适应当前医院的发展。信息技术的发展和广泛运用，使其在医院办公室档案管理工作中能充分发挥自身作用。要想实现这个目标，就要选择合适的档案管理操作软件，做好立卷改革、网络建设、流程简化、专题分类等工作，完善电子文件的管理和归档流程。使档案在管理系统中完整保存、有效利用，充分发挥自己的价值。