当前高校教学档案管理的问题及创新对策

2017-11-25盐城师范学院档案馆周莹莹

办公室业务 2017年19期

关键词：文件袋检索档案管理

文/盐城师范学院档案馆周莹莹

当前高校教学档案管理的问题及创新对策

文/盐城师范学院档案馆周莹莹

随着高校教学档案电子化程度的提高和普及，很多地区实现了文档电子化，但还是有一部分管理人员对纸质文档的管理出现了松懈，因此，我们需要加强对纸质高校教学档案的管理。本文深入分析高校教学档案管理中存在的问题，并针对这些问题提出解决方案。

高校教学档案管理；归档；问题；对策

一、在高校教学档案管理中存在的问题

（一）高校教学档案管理工作不规范。目前，在我国的高校教学档案管理中，大部分高校教学档案管理存在着这样那样的问题，高校没有严格的教学档案管理制度，教学档案管理人员对教学档案的管理工作也不规范，这种问题主要体现在教学档案名称、归档分类、教学档案排号不规律等方面，而且有个别的高校教学档案还会出现卷宗内容不全面、归档位置不正确的问题。除了以上这些问题之外，最重要的就是在对归档高校教学档案进行检索的时候，由于高校在进行教学档案检索时多数是人工检索并且教学档案管理不规范，因此，在进行当案件检索的时候就会花费较长的时间，影响工作效率。

（二）没有配套的教学档案管理设备。有一部分高校并没有对教学档案管理重视起来，有些高校中甚至都没有专门的教学档案存放室。由于硬件设施条件不足，造成了部分高校教学档案存放不完整，甚至有丢失的现象。由于高校的防潮方式和防湿工作做得不到位，高校教学档案内容错位、内容丢失以及霉变都时有发生。这些问题不但影响了教学档案的干净整洁、整齐美观，而且对教学档案检索和日后的教学档案整理造成了恶劣的影响，因此，高校应该重视高校教学档案管理方面的问题，尤其是要配备高校教学档案管理设施。

（三）教学档案管理人员的素质不够高。高校教学档案管理人员的素质直接决定了教学档案管理的质量和工作效率。由于高校对教学档案管理问题的不重视，作为管理教学档案的直接负责人的教学档案管理人员的自身素质并没有达到合格水平。在高校中从事教学档案管理工作的员工的文化素质普遍不高，大多数教学档案管理人员没有经过专门的培训和专业技能学习就被分配到教学档案管理的工作岗位上，对立卷、教学档案分类等工作基本技能都不了解；还有一部分教学档案管理人员虽然是教学档案管理专业的，但是并没有认真地对待教学档案管理工作，以为已经上岗就不需要再完善自己的专业知识结构，不需要再提升自身的实际教学档案管理水平，特别是随着现代教学档案电子化的普及，教学档案管理人员并没有意识到掌握计算机归档技术的重要意义，大部分教学档案管理人员还是对电子教学档案归档一窍不通。因此，教学档案管理人员急需提升自身的专业素质和思想素质。

二、针对教学档案管理中存在问题的解决对策

（一）使用纸封对教学档案进行归类。在对教学档案进行归类时，教学档案的内容多少以及大小规格都存在一定的差异，因此，教学档案管理人员应该采用统一的文件袋来对教学档案进行装订。用文件袋对教学档案进行装订能够以件为单位，通过层次分明、薄厚不同的文件袋对文件进行分类；而且把教学档案都装进文件袋，对教学档案能够起到一定程度上的保护作用，能够有效避免一些可能会对教学档案造成损伤的事件发生；能够有效提高教学档案检索的效率；方便复印；文件袋的成本远远要低于不锈钢夹子，节省了很大的空间。而且文件袋的表面通常都有用于教学档案类型记录的地方，方便对教学档案进行标号和记录整理，使有关人员在进行教学档案检索时能够一目了然地了解教学档案的基本信息。

（二）强化归档要求。将归档章盖在固定的位置，最好在文件教学档案袋的右上方，并且能够有一个固定的上边距和右边距，如：将归档章盖在距离文件袋上边距2cm，右边距2cm的地方。这样以后再检索教学档案时，就不用把教学档案全部抽出，只有把教学档案的右侧拉出大约四分之一的大小就可以轻松地找到所需要的教学档案。这样不但能够提高教学档案检索的效率，而且能够减小教学档案管理人员的工作量。建议教学档案管理人员保持归档章的摆放方向一致，装盒时保持文件袋上文字的统一对齐，整齐一致。这样即使改变了教学档案的摆放方向，却不会对教学档案的阅读和检验造成影响。

（三）寻找合理的归档规律，制定完整的检索计划。教学档案管理人员应该在对教学档案进行归类时总结归类教学档案的规律，方便日后在有需要时进行教学档案检索，通过不同教学档案的类型、时间和保管期限对教学档案进行分类归档，制定同一类的教学档案的编号对照表，在对照表中，根据教学档案的时间顺序，由远到近地对教学档案进行分类归档，在教学档案的文件袋上注明该教学档案的件号、所属学科以及保管期限，这样在进行教学档案查找时，只要知道教学档案的时间和件号就可以非常容易地找到该教学档案。