浅析事业单位人事档案管理中存在的问题及应对措施

刘 雨王中菲

浅析事业单位人事档案管理中存在的问题及应对措施

刘 雨1王中菲2

随着我国事业单位改革的不断深入，单位内部的人员流动发生了较大的变化。人事档案是事业单位内部人才信息的重要载体，对其有效的利用，能优化人才结构，推动事业单位的发展。本文分析现阶段事业单位人事档案管理中存在的问题，并提出有效解决措施，希望为事业单位人事档案管理工作提供有效的参考。

事业单位 人事档案管理 问题 对策

人事档案管理是指收集、整理、保管、鉴定、提供使用的一项具体管理活动[1]。事业单位的人事档案管理是一项重要的工作，需要认真对待，不断提高其管理水平，为事业单位工作提供一定的保障。

一、事业单位人事档案管理中存在的问题

（一）档案意识淡薄，对人事档案管理的重要性认识不足

事业单位管理者的档案意识淡薄，日常工作中不能进行档案的积累和维护，档案信息存在严重差错。管理层对人事档案管理工作缺乏正确认识，不能合理安排与人事档案相关的工作。认为档案管理只是进行简单的记录、抄写、整理，没有将人事档案管理工作纳入正常的工作日程，对其管理的重要性认识不足，导致档案管理人员工作积极性不高，影响整个人事档案管理工作的开展。

（二）人事档案管理的信息化程度欠缺

事业单位人事档案具有一定程度的保密性质，在推行无纸化办公的时代背景下，事业单位人事档案管理的信息化程度较低。人事档案管理的信息化也不是简单的将大量的纸质材料转化为电子版。而应该是在日常办公中，对一系列办公软软件的合理使用。一些办公软件可以帮助档案管理人员对人事档案进行归纳整理，需要时能够快速准确的抽取，从而提高工作效率。

（三）缺乏人事档案管理的专业人员

事业单位的人事档案管理需要具有丰富专业知识的人员，但是一些事业单位的档案管理人员并非档案管理专业，对其档案管路的专业知识和基础技能掌握不够[2]。另外，在人员调动过程中，新人对档案管理业务知识的学习能力较差，工作中的畏难情绪较多，相关部门对新人的培训不到位，“帮带”工作协调不到位。

（四）档案管理人员不足，缺少经费支持

事业单位人员编制紧张，一人多岗、混岗等现象较多，整体的人员紧张，加之对档案管理工作的重视程度低，分配到档案管理岗位上的人员较少，严重影响了档案管理工作的正常开展。另外，事业单位对档案管理工作的经费投入较少，没有专门的人事档案管理场所，缺少档案信息化管理的设备，影响其工作的开展。

二、完善事业单位人事档案管理的有效措施

（一）加强人事档案管理认识，增加经费投入

从事业单位管理层做起，加强对人事档案管理工作的认识，将其纳入日常工作日程。把握档案工作的重要性，成立档案管理督查小组，对档案管理人员实行定期考核，用绩效奖励制度激发工作人员的积极性。除此之外，加大人事档案管理经费的投入，设置独立的档案室，配备档案柜、扫描机等必要的办公设备，及时维护档案管理设备，保证正常工作。

（二）引进专业的人事档案管理人才，提高管理队伍的整体素质

事业单位人事档案管理工作具有较强的专业性、政治性，因此，在人才选拔的过程中，要对其各项素质进行严格考察，选择专业对口，政治条件符合的人员进入档案管理队伍。加强档案管理人员的业务培训，通过讲座、定期技能考核、经验交流会等形式提高档案管理人员的业务水平。开展相应的自学活动，提高档案管理队伍的整体素质。

（三）完善事业单位人事档案管理制度

建立事业单位人事档案管理制度，并在实际工作中不断完善，推动人事档案管理系统化发展。层层落实各项制度，在具体工作中用制度准则规范工作行为，使整个人事档案的整理科学、规范、全面，为单位人员调动，干部考察任用等工作提供真实可靠的人事信息。

（四）提高人事档案管理的信息化程度

在互联网背景下，大数据、云计算被广泛应用于各个领域，对于事业单位的人事档案管理工作来讲，也应该紧跟时代步伐，进行信息化管理，利用计算机、扫描仪、管理软件等现代设备和技术，将大量的纸质档案信息输入计算机，通过技术处理，将文字、图片、声音等宝贵的资料转化为数据资料，保留纸质档案的同时，建立个人电子档案。寻求软件开发合作，研发专属的内部人事档案管理软件，必要时，可以与外界沟通，开放一部分人事信息，实现人事档案资源的共享，提高人事档案管理水平，最大程度的发挥人事档案管理作用。

三、结语

事业单位人事改革必然引起人事档案管理工作的变化，现阶段，我国事业单位人事档案管理中存在诸多问题，需要从加强人事档案管理认识，增加经费投入；引进专业的人事档案管理人才，提高管理队伍的整体素质；完善事业单位人事档案管理制度；提高人事档案管理的信息化程度等方面着手，提高人事档案管理水平，推动事业单位的稳定健康发展。

[1]李莹．事业单位人事档案管理中存在的问题及解决措施[J]．中国民族博览,2016,06:249～250．

[2]姬鹏,李鹏．浅析事业单位人事档案管理存在的问题及对策研究[J]．今日中国论坛,2013(21):416～418．

（作者单位：1.沧州医学高等专科学校；2.中国民生银行股份有限公司沧州分行）

刘雨，男，现就职沧州医学高等专科学校，职称助理馆员，研究方向：档案管理。