报社依法管理档案工作的实践与探索

文/福建日报社档案室 苏静

报社依法管理档案工作的实践与探索

文/福建日报社档案室 苏静

通过对报社档案管理有章可循、按章办事的回顾总结，探讨新时期档案依法管理的对策，来促进报社档案工作沿着制度化、规范化轨道有序运行。

报社；依法管理；档案工作；实践；探索

档案法规是档案业务部门和人员在档案工作中必须遵循的工作标准和原则，是法治理念在档案管理领域的具体体现。报社档案室严格按照档案法律的规定来开展档案业务和建设，逐步走上“依法治档”的轨道，既保证了档案的完整与安全，也为报社新闻报道和经营管理作出了贡献，实践着档案的价值。

一、报社依法管理档案的实践

（一）从健全档案机构设施入手，保障档案管理。未设立档案室前，档案工作无专人负责，历史档案、文件资料有的丢失，有的分散在处（室）或个人手中，查阅十分困难，给新闻报道和报纸产业发展造成了很大的损失。1982年，报社成立档案室，对创刊以来积存零散的档案材料进行收集、分类、整理、立卷归档，并从档案规范化、标准化入手，安排120平方米的空间作为档案库房，购置规范的铁皮档案箱、去湿机、自动温湿度记录仪，安装档案库房的监控器，上世纪90年代年就开始应用微机管理档案。

（二）以制度建设为根本，规范档案管理。贯彻实施《档案法》和《福建省档案管理条例》，增强全报社的档案意识。根据新闻宣传的特点，建立健全各项规章制度，制定《报社宣传报道案卷类目、排列顺序表》《文书档案借阅制度》等规章制度，做到有据可依，有章可循，防止管理混乱的现象。

1.分类规范化。遵循档案的形成规律，保持文件之间有机联系，把宣传报道和产业开展中形成的各门类和载体的档案，构成一个全宗单位，采取统一分类、编号和排列。

2.制度程序化。从档案整理、立卷、归档、利用、销毁有一整套完整的办理手续和管理程序。

3.统计及时化。通过库存量统计，对归档完整率的统计及时发现问题，及时解决问题。

4.检索多样化。编制各种档案检索工具，文书档案有全引目录、案卷目录、文件汇编、专题文件目录；会计档案有案卷目录；新闻照片底片有全引目录。

（三）以档案细节管理为抓手，务求实效。中宣部、国家档案局制定了《新闻单位宣传报道档案管理暂行办法》后，报社档案室就严格按照上述规章对全报社文书、财务、新闻报道、基建档案等实行统一管理。把文书、新闻专门档案按照年度——问题的方法对档案进行分类，按不同保管期限永久、三十年、十年分别组成若干本案卷目录，较好地反映了报社年度新闻宣传报道、经营管理和行政后勤的情况。

根据闽档〔2005〕24号文件通知要求，按时向有关档案行政管理机构办理档案登记工作，向同级国家综合档案馆报送本单位保存的档案资料的计算机目录信息。

报社档案室现保存档案近2万卷，包括文书、宣传报道、会计、科技、新闻图片等档案，在报社决策、新闻宣传报道及经营管理等方面发挥重要参考、凭证、借鉴作用。

二、报社档案依法管理的探索

随着媒体变革和网络技术的裂变式发展，带来报业格局的深刻调整和新闻传播生态、内容生产的重大变化。新常态下，档案依法管理既要顺应报纸产业的发展，又要吸纳互联网新技术的进入。

（一）新时期报社档案管理面临的新情况。包括如下2个方面：

1.报社正着力打造一个影响力、传播力和整体实力不断提升的现代传媒集团，拥有子报期刊20多个，以及一揽子网站、公司，这些报刊网公司散落在全省各地。

2.新兴媒体既是一个传播渠道，也是一个数字化平台。新生产技术推动采编流程再造，实现纸媒、电脑端和移动端信息的存储、传递、借阅资源共享。

这些发展和运行模式的变化，带来庞大、分散以及网络环境下的档案业务管理，必须依法统筹管理。

（二）新形势下报社档案依法管理对策。包括如下3个方面：

1.依据当前报社档案管理的新要求，配套完善规章制度。报社产业发展到哪里，档案管理就延伸到哪里，法规制度建设就要始终贯穿其中，管理的根本要靠制度，靠规矩，用法律强制力来约束和规范档案管理，提高档案管理者依法治档的能力。

2.随着媒体生产、传播方式及产业的纵深发展，档案室作为一个全宗号，首先要统筹运作、梳理组织架构，整合报、刊、网等资源，建立健全适应报社发展的档案管理体系。其次，抓住灵魂、提纲挈领开展遵章贯法指导服务、执法检查措施，采取集中管理与委托管理相结合方式，对子报刊网的档案实行指导、监督，从以往的偏重于过程管理转移到目标管理、效果管理。档案通过集中统一管理，防止子报刊网各自为政的问题，也便于新型档案的收集保管、整理加工和利用研究；而委托管理，则强化了档案管理责任，有效解决报社规模扩大，子报刊网公司性质各异、区域分散，从档案源头上确保档案的完整与安全。

3.互联网+媒体+档案，给报社档案管理带来新的发展机遇。如，网络可从档案的归档、利用等运转进行全程监控，发现违规即时警示。由于新兴媒体的技术和传播渠道属于新生事物，档案管理也没有专门针对新兴媒体档案的法规，往往容易游离于体制之外，不利于报社档案的健康发展，需制定相应的新兴媒体档案法规。如结合《网络出版条例》，对报纸等媒体档案网络管理中产生的法律事实作出预见，以法规的形式确定下来。

依法管理档案是依法治国的具体实践和组成部分，是保护和利用档案的重要有力措施。作为报纸媒体的档案管理者既要依法履职尽责、做好自身各项工作，又要充分利用报纸传媒的优势作用，在报刊举办档案法制栏目或以新闻报道、专题报道、以案释法形式普及档案法律知识，还可发挥网络媒体的广泛性、交互性特点，开展档案法制教育。