利用信息化技术构建高校资产档案管理系统

文/齐鲁师范学院 谢钊

利用信息化技术构建高校资产档案管理系统

文/齐鲁师范学院 谢钊

高校资产档案管理在高校管理工作中是一个非常重要的环节，随着科技的发展，传统的高校资产档案管理模式早已不符合现代高校资产管理工作的需要，信息化技术的发展给高校的资产管理工作带来了很大的便利，本文对高校资产管理现状进行了大量的分析，提出了实施高校资产档案管理系统信息化的有效措施。

信息化技术；构建；高校资产档案管理系统

随着经济与文化的快速发展，使越来越多的学生可以享受高等教育，由于生源大量增加，很多高校纷纷扩大办学规模，在学校建设上都会投入大量的资金，由于所需要购买的设备种类过杂、数量过多，导致资产档案管理方面出现问题，而如何强化资产档案管理系统成为了高校管理工作的重中之重。

一、高校资产档案管理现状

第一，高校的资产管理模式一般分为静态管理和动态管理两个方面，很多高校采取的是静态的管理方式。一直以来，高校的建设资金都是靠国家和政府的财政补贴，所购买的仪器设备费用靠国家补给的科研经费，在这种管理理念下，高校的资产档案管理方式很难有创新性的突破，在管理中，大多数高校注重资金的投入而轻管理，无论是校区的建设、设备的购买以及教学配套设施都需要大量的资金，由于其数量多、种类杂，在管理上只能简单记录总投资金额、数量和型号，资金运转、设备损坏等信息等都不能及时反映，在管理方面存在很大的问题。

第二，高校资产档案管理缺乏监督机制，常常会出现资产重复购置的情况。设备没有及时进行更新、验收，造成严重的资产浪费，由于缺少管理机制，档案管理人员工作不积极，缺乏管理意识，很多资金收支情况记录不全，导致在查账时非常麻烦。

第三，高校在建设中，为了节约成本，在项目施工时，没有严格按照程序走。最大程度减少施工程序，导致项目在完成后出现档案空缺等现象，不利于资产管理。

第四，在进行档案归档时，出现的问题比较多。一方面，档案在借出时需要层层审批，比较麻烦，因此借档案人常常会压着不还，以防下次再借。另一方面，机械设备在进行维护、更换时需要大量的档案作参考，经常会因为保管不善导致档案出现丢失、损毁等情况，部分重要档案无法归档，资产管理容易出现问题。

二、利用信息化技术构建高校资产档案管理系统

（一）改变管理观念，提高基础设施建设。随着科学技术的发展，传统的资产管理系统不符合现代高校的资产管理模式，高校资产档案管理系统实行信息化发展势在必行。

目前，大多数高校采用的还是传统的资产档案管理办法，对数据的收集和记录采用纸质或相片来保存，在进行档案信息归档、分类、查询等方面采用的还是手工操作，这种管理办法安全性差、工作效率低、问题多，因此，需要大力推行高校资产档案管理系统信息化技术，通过建立一个网络共享数据库，将高校一段时间内的收支情况全部用电子数据的形式记录下来，对数据进行归纳和分类，使收支情况可以一目了然。其次，维修人员也应配备一台计算机，将设备的定期维护情况全部记录下来，通过数据传输发送给资产档案管理员，对需要更换设备的情况进行了解，避免出现重复购买的情况，提高资产利用率，提高资产管理效率，同时，还要加大对人力、物力以及资金的投入，完善基础设施建设，使高校的每个院系都有一个档案系统，对申请资金、设备进行统计，确保高校资产档案管理的正常运行。

（二）提高档案管理人员自身素质。第一，提高管理员的责任意识。高校的大部分资产是固定资产，主要是楼房和机器设备，只有少部分的资金在进行日常运转，如果资产管理员缺少责任意识，在资产记录上粗心大意，导致资金流向不明，资金周转会出现很大的问题，学校正常运转也会出现问题，因此，需要管理员有良好的责任意识、积极的工作态度、良好的工作效率。第二，提高管理员的信息技术能力。现阶段，各个高校的资产档案管理员并不具备专业的信息化知识，阻碍了资产档案管理信息化建设的发展，因此，需要各高校加大对资产档案管理员信息技术的培训力度，提高资产档案管理员的信息技术、专业知识和资产档案管理方法，使其可以熟悉掌握局域网、数据库、计算机设备、各个软件系统的操作方法和使用技巧，强化资产档案信息化管理，提高工作效率。

（三）健全安全管理体制。高校资产档案信息化管理在记录信息和系统操作时比较简便，有存储数据量大的优点，因此，更要注意网络系统的安全性，在建立网络共享数据库时，一般需要建立两个数据库，一个是共享数据库，一个是保密数据库，根据资产信息的重要程度进行分类存储，保证数据信息的安全性。其次，在与其他子系统进行数据传输时，要保证子系统进行数据传输电脑的安全性，避免因病毒入侵对资产管理数据造成影响，保证数据传输的安全性。最后，校方应建立监察部门，对高校资金的使用情况不定期进行调查，确保资金的流向正常，避免管理员出现违法违规等行为，完成高校资产档案的管理工作。

三、结束语

资产档案管理系统对高校的运转和发展具有重要的作用，而资产档案管理系统信息化是资产档案管理的必然趋势，要求各高校重视学校的资产档案管理信息化工作，大力培养资产档案管理员的信息化素质，提高专业能力，提供完善的基础设施和健全的安全管理机制，根据各高校发展的要求和特点，努力探索最佳的资产档案管理方案，提高资产使用率，推动高校稳定运行和发展。

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[2]李寒冰.高校档案管理系统的设计与实现[D].大连海事大学,2014.

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