信息化时代加强机关档案管理的重要性及举措

文/山东省青岛市城阳区数字化城管监督指挥中心 李丽 赵航

信息化时代加强机关档案管理的重要性及举措

文/山东省青岛市城阳区数字化城管监督指挥中心 李丽 赵航

随着经济社会的发展和进步，传统的机关档案管理方法已经不能适应机关单位高效运转的需求。机关档案管理的信息化、科技化、电子化已成为机关档案管理的一种发展趋势，也是解决传统档案管理工作中存在问题和矛盾的一种重要举措。

机关档案；信息化；重要性；举措

加强机关档案管理，对促进机关单位各项工作有条不紊地运行具有非常重要的意义。但目前传统的档案管理方法还存在没有专门存放场所、存放条件不达标、管理人员素质不高、纸质档案容易缺失等诸多问题，已经不能适应机关单位高效运转的需要。新形势下随着电子信息技术的不断发展，机关档案管理信息化、科技化、电子化，已成为机关档案管理的重要发展趋势。如何加强机关档案管理工作的信息化建设，对于创新机关档案管理方式、提升机关档案管理水平，具有非常重要的意义。

一、机关档案管理信息化的重要性

信息化在国防军事、科学研究、航空航天、交通运输等各个领域所发挥的重要作用我们已经有目共睹。同样，实现机关档案管理信息化，对提升机关档案管理水平也将发挥非常重要的作用。

（一）可以大幅提升机关档案管理的工作效率。对众多机关事业单位而言，每年都会产生许多档案，有些机关事业单位每年需归档保存的档案达数千甚至数万件，且需要长期保存，不能出现闪失。这对档案保存场所、保存条件都是一个严峻的考验。假如没有信息化的帮助，众多纸质档案的整理与保存都将是一项非常繁琐、复杂的工作。而实现机关档案管理信息化后，不但能大幅节省人力、物力、财力，还能大幅提升档案管理效率，实现档案管理的规范化、高效化。

（二）可以解决档案存放场所不足的矛盾。目前，部分机关单位，尤其是基层机关单位，因工作场所限制，还没有配备专用的档案存放场所。即便配备了专用档案室的单位，因每年需入档的新档案较多，且常年积累的陈旧档案占用了较大空间，导致档案存放空间越来越少，捉襟见肘。实现档案管理信息化后，通过将陈旧档案进行电子化处理，能够节省存放空间，有效解决档案存放场所不足的矛盾。

（三）可以提高档案查询效率。由于陈旧档案较多，因此查询起来非常不便。加上在档案存放过程中对档案的立卷、归类、存放等工作做得不细致，档案查询更是困难，间接加重了档案管理工作人员的工作任务。而通过信息化技术实现纸质档案电子化保存后，将大大提高档案的查询效率。

（四）可以提高档案的流转速度。一份纸质档案，如果几个科室或多人同时需要，就要在科室间或个人间进行流转，浪费时间；若是进行多份复印，虽然节省流转时间，但又浪费纸张。因此，纸质档案不利于档案的流转和分享。实现档案电子化后，一份电子档案，不管多少科室多少人需要，都可以在最短的时间内传送给所需科室和个人，提高了档案流转速度和使用效率。

（五）可以提升档案保存的稳定性。传统的档案保存方法容易导致纸质档案遭受破坏，比如发霉、腐烂、虫蛀、鼠啃等等，降低了档案的保存寿命。将纸质档案进行电子化处理使用移动硬盘、光盘、计算机进行保存，因上述存储载体受外界影响较小，并且稳定性、安全性较强，可以大大提高档案保存寿命，能够满足机关单位长期、大量存储各类档案的需要。

二、新形势下提升机关档案管理信息化的创新举措

（一）应提升领导干部对档案管理信息化的认识。机关单位的主要领导和相关分管领导，一定要对档案管理信息化具有深刻的认识，要把档案管理信息化工作作为单位的一项重要工作来抓，要为档案管理信息化创造有利条件，从工作人员配备、经费保障等多方面为档案管理提供组织保障，为早日实现本单位档案管理信息化打下坚实基础。

（二）应认真做好档案信息管理系统的开发建设。档案信息管理系统的开发建设，是实现机关单位档案信息化管理的一个必不可少的举措，也是档案信息化管理的根本。因此，各地区、各部门要结合各自的实际，精心开发设计适合本地区、本部门的档案信息管理系统，从软件上、根本上解决本地区、本部门在档案电子化进程中存在的问题，做到一劳永逸，有效提升机关档案信息化管理水平。

（三）应配备高素质的工作人员和高配置的电子设备。档案工作者必须有高度的责任感、使命感和扎实全面的业务知识、业务技能。因此，要挑选业务能力强、工作效率高、责任心强、爱岗敬业、能熟练使用各类电子设备的工作人员担任档案管理工作。要采购配置较高、在同类产品中各项指标位列前茅的电子设备，从而在硬件上保证档案管理信息化的需要。

（四）应健全相关规章制度。机关档案管理信息化是一个长期的过程，这个过程需要健全的规章制度做保障。因此，要制定并执行相关的规章制度，如电子档案收集制度、归档制度、纸质档案的转化制度、电子档案查阅制度、电子档案保密制度等等，以制度为抓手，实现档案信息化管理的规划化、标准化、高效化，不断加快档案管理信息化应用水平。

三、结束语

机关档案信息化管理是机关档案管理工作的必然发展趋势，实现机关档案管理工作信息化，对于提升机关档案管理工作效率，解决机关档案管理工作中存在的一系列问题，都具有非常重要的意义。全面认清机关档案管理工作信息化的重要性，并通过开发专用的档案信息管理系统、配备高素质管理人员、采购高配置电子设备、健全完善相关规章制度等措施，从而进一步加强档案管理信息化、现代化进程，进一步改善优化机关单位管理环境，对提升整个单位的信息现代化建设也有着重要意义。

[1]潘亚丽.信息化时代机关事业单位档案管理的创新[J].办公室业务,2015(04).

[2]夏伟.机关档案管理信息化建设探析[J].办公室业务,2016(10).