信息技术在档案开发利用中的应用策略研究

2017-11-25肇庆市社会福利院李笑

办公室业务 2017年18期

文/肇庆市社会福利院李笑

信息技术在档案开发利用中的应用策略研究

文/肇庆市社会福利院李笑

随着科学技术的不断发展，我国现阶段已经进入到“互联网+”时代，在这样的时代背景下，充分利用信息技术发展带来的优势，促进档案资源的开发与利用具有非常重要的意义。基于此种情况，笔者对当前阶段信息化技术在档案资源的开发与利用过程当中所存在的问题进行分析，并总结了对应的解决策略。

信息技术；档案资源；开发；利用

自从上个世纪90年代开始，我国的信息技术开始高速发展，尤其是在最近几年当中，随着移动互联技术的普及，我国已经逐渐进入“互联网+”时代。所谓的“互联网+”是指需要实现传统行业与信息技术的深度融合。对于档案管理行业也不例外，现阶段的档案管理必须要加强信息技术在档案资源的开发与利用中的力度，从而使得档案的服务功能得到有效的提高。但是从总体上来看，我国的档案管理水平还相对较低，信息化技术在档案管理中的使用力度还较为薄弱，同时档案资源开发与利用当中本身也存在着一定的不足。因此对信息技术在档案资源开发与利用中的应用策略进行研究不仅具有一定的现实意义，也是每个档案管理人员应该深入思考的问题。

一、信息技术在档案资源开发利用中的重要性分析

（一）有利于档案的归档与管理。在传统的档案管理当中，基本采用手动的方式进行档案的归档与管理，即档案在被送到档案馆或者档案部门之后，管理人员通过人工的方式对档案进行分门归类，并将同一类型的档案放置在同一地区进行存储，在查阅相关档案时通过手工的方式将相关的档案文件取出。这种管理方式相对较为落后，效率也相对较为低下。而将信息技术应用到档案的归档与管理当中，首先需要将档案进行数字化处理，在完成数字化处理之后，只需要将档案原件存储在库房中就可以了。对于档案的归档与管理直接在电脑上进行操作，而并不需要通过手动的方式一一对照相关文献内容，同时档案的内容也可以直接存储在电脑或者网络当中，再进行档案资源查阅的过程中，并不需要到库房当中进行相关信息的查阅，只需要通过网络就可以查看相关的档案，通过信息技术的使用极大提高了档案信息管理的效率。

（二）有利于档案的信息的再加工。在传统的档案管理当中，档案作为一种珍贵的资源是不允许进行再加工的，但是由于档案本身可能存在着一定的问题，如果不对其中的内容进行再加工，则在使用的过程当中可能会存在着一定的不便性。而传统的档案是以纸质文件的方式存在，同时档案原件也作为一种证据而存在，如果一旦对档案进行再加工处理，则档案本身的证据属性就会受到较为严重的破坏。而将信息技术应用到档案资源的开发与利用过程当中，档案的信息可以作为一种数字化的方式存在，而档案本身可以作为证据存在，即档案的证据功能与使用功能可以被有效区分开来，这就使得档案的再加工得以实现，即只需要对档案的数字版本进行加工，从而方便人们的使用，而对于纸质版本依然作为证据存在。总而言之，信息技术在档案管理中的实际应用促进了档案再加工的进一步发展。

（三）促进档案资源的优化整合。在传统时代，档案一般都属于内部资料或者机密，一般情况下，并不会向所有对象开放，只是作为一种珍贵的资源存储在库房当中，不同单位之间的档案也是完全区分开来的，这就必然导致档案资源的优化整合不能真正实现。但是在现代化的档案管理当中，通过信息技术对档案进行必要的数字化处理，在完成处理之后，相关的档案资源会被及时的上传到信息平台当中，不同的单位可以将内部的资源平台有效地结合在一起，从而实现资源共享，同时用户也可以通过网络连接到信息平台当中，根据自己的权限查阅自己所需要的相关档案。

（四）信息技术在档案管理中的实际应用可以促进档案的利用效率。在传统的档案管理当中，对档案资源有需求的人必须要走进到档案馆当中，进行相关档案的查询，同时查询的过程当中，还需要处理大量的纸质文件，而在查阅之前还需要通过相关领导的审核与审定，在得到申请被同意之后才能进行档案资源的查阅。但是将信息技术运用到档案管理当中，档案的查阅就相对较为简单。用户可以根据自己的实际需求对档案的内容进行搜索，可以随时查看自己有权查阅的相关档案资源，效率得到了极大的提升。

二、信息技术在档案资源开发利用中存在的问题

在本文的研究当中，笔者通过实地走访的方式调查了现阶段我国在档案资源的开发与利用过程当中所出现的各种问题，具体来说主要包含以下几个方面：

（一）信息化利用意识不高。目前在许多单位当中，档案管理都属于附属部门，在单位当中的地位不高，许多领导都认为档案管理只是进行档案保管的部门，因此，档案管理部门只需要采用传统手段将相关的档案保管好就行，并不需要采用现代化的手段，同时，大部分的领导没有充分认识到档案资源的重要性，不愿意进行档案资源的开发与利用。根据笔者的调查研究显示，不管是在企业当中，还是在事业单位当中，这种思想都非常普遍，这也是影响我国档案资源开发与利用效率不高的一个关键因素。

（二）信息化基础设施建设。信息化档案资源开发与利用必须要以现代化的信息基础设施为依据。从上文的论述当中我们可以发现，目前阶段我国对于信息技术在档案资源的开发与利用中的应用并不是非常的重视，这就必然导致许多单位不会为档案资源的开发与利用投入大量的经费，因此，档案管理所需要的信息化基础设施建设一直处于较为薄弱的状态当中。目前来看，我国的档案管理基本上还是采用传统的档案管理方式在进行管理，虽然对部分单位来说已经逐渐开始加强了信息技术在档案资源开发与利用中的力度，但是也并没有形成规模，也并没有进行相关基础设施的建设。

（三）信息技术的使用力度不足。目前阶段我国在进行档案资源的开发与利用过程当中，虽然已经逐渐加强了信息技术的使用力度，但是从总体上来说还较为薄弱。在现阶段的档案管理当中，所采用的网络技术基本还是传统的多媒体以及利用一些社交工具，还有一些单位开始在办公自动化以及E R P当中增加档案管理模块，但是这种信息技术依然还是Web1.0时代的产物，对应现阶段较为发达的信息技术的利用基本还处于起步阶段。例如，虽然已经有部分单位开始使用较为先进的信息化平台进行档案信息资源的开发与利用，但是现阶段专业化的档案管理资源平台的使用还没有形成规模。

三、信息技术在档案资源开发利用中的应用策略

在上文的论述当中，笔者对现阶段我国在档案管理中所存在的问题进行了分析与研究。在此基础之上，笔者查阅了大量的相关文献，结合自己的实际工作经验，探讨了信息技术在档案资源开发与利用中的应用策略，主要包括以下几个方面的内容：

（一）加强信息化技术在档案资源开发与利用中的重要性认识。首先档案管理部门的工作人员必须要对信息技术具有一定的敏感性，同时还需要对信息技术保持高度关注，对自己的实际工作过程与信息技术相关的内容进行总结，同时分析加强信息技术的使用是不是能够有效解决工作实际过程当中所面临的问题。在进行日常的工作汇报当中，及时将相关的内容向单位的领导人进行汇报，从而提高领导对于信息技术在档案资源开发与利用应用重要性的认识。任何行动都必须要以思想为基本保障，同时也只有在思想上意识到了才能使得相关的措施被落实到实际工作当中去。因此，提高领导层对于信息技术在档案资源开发与利用中应用的重要性认识，可以促进在资源配置的过程当中为档案资源的开发与利用信息化发展提供更多的资源，从而提高信息技术在实际中的应用效果。

（二）加强信息化基础设施的建设。加强信息技术在档案资源开发与利用中的应用力度必须要保证相关的信息化基础设施建设必须要到位。基于此种情况，现阶段必须要加强档案资源信息化管理的基础设施建设。具体来说需要从以下两个方面入手：第一，加强网络的建设，若要实现档案资源的有效开发与利用，必须要加强网络基础设施的建设，即加强网络平台、网络硬件设施的建设，促进网络建设的全面发展。第二，加强档案管理设备的建设，例如各种现代化的扫描仪、计算机的建设。只有做好信息化基础设施的建设才能促进档案资源开发与利用可以有效的进行。

（三）加强信息化技术的使用力度。加强信息技术在档案资源管理开发与利用中的使用即是档案资源管理开发与利用中的核心问题，也是解决问题的关键所在，但是从上文的论述当中可以发现，目前阶段我国在档案资源在开发与利用方面的信息化程度相对还较低，从而限制了档案资源开发与利用的实际效率。具体来说，需要从以下两个方面的内容入手：第一，加强专业的信息化档案管理资源平台的建设，允许不同单位将档案资源上传到同一平台当中，同时不同单位之间还可以实现档案资源的共享，允许不同的用户根据实际权限查阅相关的文献。第二，加强现代化的信息技术在档案资源的开发与利用中的实际运用，例如大数据、云计算技术。