出版企业ERP系统数据信息存在的问题与对策

沈绢绢

目前,大多数出版企业已通过ERP系统(企业资源管理计划)对出版业务流程进行信息化改造，实现了发行、财务、编务、印务数据的整合，提升了出版企业的经营效率与管理水平。但由于出版企业缺乏对ERP系统规范化操作和运行的制度保障和管理机制，以及ERP系统部分功能不能适应实际业务的变化等原因，导致ERP系统提供数据信息在真实性、完整性、准确性方面存在欠缺，企业无法依赖系统产生的数据进行统计查询、数据整合、业务监管和决策分析，不能满足经营管理需要。

一、ERP系统数据信息存在的问题及原因分析

（一）数据信息不完整

ERP系统产生的数据信息不完整体现在两个方面，一是基础数据不完整，二是运行数据不完整。基础数据是指开展业务活动所需要的基本信息，如图书基本信息、部门信息、员工信息、客商信息等。目前出版企业普遍存在图书基本信息的不完整，部分出版物品种未通过出版业务ERP系统进行管理的情况。产生基础数据信息不完整的主要原因有两方面：一是ERP系统未实现书号申领审核环节的统一管理，出版企业在书号实名申领流程中越过ERP系统的选题、立项等过程直接进行；二是出版企业从盈余管理与自身管理便利性角度出发，将出版物品种有选择地纳入出版业务ERP管理；此外由于出版业务ERP系统功能的不完善，无法支持某些特殊出版物品种的业务处理流程，造成特殊出版物无法在出版业务ERP系统中进行管理。

运行数据是指出版企业在经营过程中每笔业务发生时在出版ERP系统中产生的事务处理信息，如成本核定单、发货单、退货单、收款单等。目前出版企业在部分图书出版关键业务环节上存在着运行数据信息的缺失情况。如在图书的成本归集环节中，部分出版物的成本项目校对费、版权费等未在ERP系统内进行核定，有的出版企业未在ERP系统中进行编录经费的分摊。产生运行数据信息不完整的主要原因是，虽然出版企业在ERP系统实施过程中对业务全流程进行了全面梳理并在系统中予以规范，但在后期的使用过程中，出版业务的发展不可避免会带来新的业务模式，而出版企业对于在系统中应用新的业务流程或者变更原有业务流程的随意性大，加上缺乏相关配套的管理制度，业务流程在ERP系统中的不完整、不规范直接导致了运行数据的不完整。

（二）数据信息不及时

出版业务ERP系统中数据信息的不及时是指出版业务ERP系统在进行出版物品种成本核算的过程中，出版企业编务费用与印务费用的归集滞后于销售的情况。根据2004年《新闻出版企业财务核算办法》的要求，将出版物品种成本归集流程区分为核定与支付两个环节，使出版物在销售环节中的成本尽可能接近于真实成本，以保证出版企业单书成本核算的准确性，真实反映出版企业的经营业绩。但是，出版企业实际使用系统时，无论编务费用还是印务费用大多数都未能在系统上及时核定完成，导致大量出版物在销售时按系统预估成本进行结转，造成出版企业当期利润不真实。如果系统设置的预估成本比例过低，会导致出版物销售前期利润虚高，等到出版物成本归集齐全后，由于系统的差额处理机制，又会造成出版物利润后期虚低。反之，则利润前期低后期高。完全扭曲了出版企业的真实业绩。

造成出版物成本归集不及时的主要原因，是实施出版ERP系统之前，成本核定归集流程主要是由财务部门完成，虽然在传统手工方式下无法保证单本书成本归集的准确性，但财务部门从确保账务处理与报表数据合理性角度出发，会主动及时地完成成本归集工作。而在ERP环境下，系统为保证图书成本的真实准确，将图书成本核算与图书项目管理过程相结合，图书成本核定由图书项目责任人完成，即编辑与编务部门负责编务费用核定，印务部门负责印务费用的核定。由于图书项目责任人不适应费用核定流程的改变，对图书成本核定及时性的认识不够，对费用归集工作主动性不足，同时在管理制度与考核机制上又缺少相应的规范与约束机制，直接导致了出版企业大量图书成本归集严重滞后的问题。

（三）数据信息不准确

数据信息的准确性是指纳入出版业务ERP信息系统管理的出版物品种的数据信息是否存在异常或错误。出版企业ERP系统数据信息准确性问题主要表现在由于出版物品种版、印次管理混乱导致的数据信息错误。在出版业务ERP信息系统实施阶段，根据出版物成本核算办法的相关要求，在系统初始设置上一般均采用了图书按印次建立成本卡片，按版次（品种）进行效益核算的方式。而在实际使用过程中，部分出版企业出于查询便利或其他目的，修改原本的版印次管理方式，将图书版次（品种）管理变更为印次管理，即一个图书品种的多个印次均生成独立的产品信息，按图书印次进行效益核算。而出版企业在图书发货、退货流程上的管理水平又无法满足印次管理的要求，同一版次图书在不同印次之间数据重复计算、重复盘点等问题产生了图书数据信息的错误。由于品种版印次管理混乱，多个品种图书出现净发货数量大于印量、期末结存的库存图书出现负数的情况。

二、ERP系统数据信息质量问题影响财务信息质量

ERP系统在底层上实现了业务系统与财务系统的高度集成，出版物品种的全流程核算过程均在业务系统完成后并传递至财务系统中生成对应凭证，ERP系统中的数据信息成为企业财务数据的源头。由于ERP数据信息完整性、及时性与准确性上存在的问题，其结果必然导致业务系统数据与财务系统数据不一致,财务信息的真实性、准确性存在欠缺。因此，只有保证出版企业业务数据的真实、准确和完整，才能保障财务信息质量，使得ERP系统环境下产生的财务报表真实反映企业的资产负债状况和盈利情况。

三、出版业务ERP系统规范化运行的建议

（一）建立ERP系统规范化运行和操作制度。企业应制定出版业务ERP系统管理办法和具体操作规范，明确企业内部机构、人员在系统运行和使用程中的工作职责，统一认识，明确目标，理清思路，制定标准。建立出版业务ERP系统内流程变更与审核制度，及时发现并纠正不规范的业务流程，保证系统内运行数据的完整；建立有效的系统反馈机制与沟通渠道，及时获得出版企业系统使用需求，与软件厂商紧密联系，保证系统功能的完整性与先进性，使系统应用能够充分满足出版企业业务流程变动的需要。

（二）进行统一的图书成本归集时效管理。由编辑负责的费用，应根据出版合同、装帧设计单、审稿费标准等规定，在图书付印后的一定期限内完成“编务费用”归集；由印务部门负责的费用，在图书入库后的一定期限内，根据印制（加工）合同、用料申请单，完成“印务费用”归集。同时建立相应的成本归集考核奖惩机制，提高有关人员执行成本归集的责任意识,保证成本及时归集，保障财务信息的真实。

（三）建立出版业务ERP系统数据质量管理体系，对出版业务ERP系统数据信息的收集、保存、分析、报告等要素进行梳理与规范，建立起出版业务ERP系统内的数据标准、技术标准、管理标准、质量标准等内容，制定数据质量管控规范，明确相关部门人员在数据质量管理中包含的工作职责和工作流程，采用技术与管理相结合的建设方式，最终形成符合出版业务ERP系统规范化管理需要的数据质量管理体系，从而保证信息数据的准确性。

（四）加强内部审计监督。将出版业务ERP系统数据质量作为内部审计程序的一部分，对出版业务ERP系统内数据信息的完整性、及时性与准确性进行定期评价，发现并纠正业务数据与财务数据存在的差异。