浅析企业文书档案管理中的常见问题及其对策

2017-11-25山东核电有限公司宋明霞

办公室业务 2017年19期

文/山东核电有限公司宋明霞

文/山东核电有限公司宋明霞

企业发展进程中会产生一定的历史记录，形成了丰富的文书档案体系，在该体系中，能充分反映企业的发展史、发展经验与教育等，这都是未来企业发展进程中所必不可少的，旨在为企业的后续发展提供一定的借鉴与依据。文书管理还会对企业重大决策、贸易往来、产品开发等提供重要的信息支撑，具有高度的应用价值。可见，做好企业文书的管理十分重要。本文对企业文书档案管理中所存在的问题进行阐述，并提出相应的处理建议。

文书档案；管理；问题；应对

在企业发展进程中，文书档案是重要结晶，为保证文书档案的实际应用价值，必须重视对文书档案资源的管理，管理成效的高低直接影响到档案资源的应用价值与完整度。为实现对资源的高效利用，彰显文书档案资源的价值，要不断提高文书档案管理水平。然而，就目前文书档案管理现状来看，还存在着档案管理意识淡薄、缺乏完善的档案管理制度、档案管理的信息化建设严重不足等，最终影响着文书档案管理效果，成为当前需要关注的一项关键问题。

一、企业文书档案管理中的常见问题

（一）档案管理意识淡薄。纵观企业文书档案管理现状，可以发现影响档案管理水平的基本因素为管理意识，企业中相关领导在文书档案管理上意识比较淡薄，各部门的协调性与配合度严重不足，导致档案管理水平受到限制。部分领导认为开展文书档案管理与企业的经济效益无关，且在档案认知上存在偏差，未能全面认识到档案管理的价值意义、技术价值，进而在文书档案管理上的精力、投资等都严重不足。

（二）档案管理模式滞后。档案管理工作的实施，很多企业都还保存着传统的档案管理方法，主要以人工方式进行管理，不仅耗时、耗力、耗财，也会严重威胁档案效果。企业档案管理工作的实施，若想提高档案管理水平，企业必须要配备相应的管理设备与信息化平台，以实现档案的信息化管理。然而，在信息化背景下，企业在档案信息化建设上的投入力度严重不足，未配备专门的档案管理室与计算机设施，导致档案管理信息化工作实施力度不强，会严重影响文书档案管理水平与管理效率。

（三）缺乏专业化的档案管理团队。对于企业而言，文书档案是不可或缺的，其在企业发展进程中扮演着重要的角色。档案管理工作需要一定的档案管理者去实施，然而，就目前档案管理现状来看，缺乏专业性的档案管理团队，导致在档案管理上缺乏专业性。部分档案管理者仅仅掌握基本的档案管理知识，缺乏熟练的计算机操作技术，导致在档案信息化管理上缺乏实效性与科学性。由于缺乏档案管理先进技术，导致在档案管理上的操作缺乏专业性与高效性，不熟悉信息化管理系统的操作技巧，使得档案管理效率受到严重威胁。

二、企业文书档案管理问题的处理对策

（一）加强领导对文书档案管理的重视。新时期，为全面提高文书档案管理水平，应从思想与认知上着手，让企业领导意识到文书档案管理的重要性，进而在档案管理上能投入更多精力与经费，配备更为专业化的档案管理团队，这样在档案管理上能取得更为理想的效果。开展档案管理时，为全面提高档案管理水平，应做到各个部门相互协调，共同肩负起档案资源管理的重任，能及时将档案管理责任落实到各个部门，及时扩大整个档案管理团队，准备相应的档案基础设施与管理技术，以求为文书档案管理工作的开展做好准备，从根本上提高档案管理水平。

（二）打造专业化的文书档案管理团队。文书档案管理工作的实施，必须要配备相应的文书档案管理团队，强调对文书的科学性管理，除了对文书档案进行收集、分析、归类、整理外，还要做好档案管理工作，配备专业的管理团队，要求管理团队不仅要具备档案管理知识，还要掌握先进的计算机操作技巧，这样在文书档案管理上更具专业性与高效性。此外，档案管理团队与文书工作者要及时联系，文书工作者要具备高速的档案管理意识，对所有的文书进行整齐而规范的管理，注重对每份文书的保存，这是实现档案管理的基础条件。文书档案管理团队的组建，前期必须要筛选优质的档案管理团队，上岗之前，要对文书档案管理者进行严格考核，考核完毕后才可任职。

（三）建立完善的档案管理制度。实施文书档案管理工作时，为从根本上控制档案管理水平，应构建科学而完善的文书档案管理机制，借助制度来规范与约束档案管理者的行为，依照管理制度中所设定的规范与准则进行档案的管理，及时将管理责任进行落实与分配，以求更大程度上提高档案管理水平。文书档案管理制度实施时，必须要对文书档案资源的收集、归档、整理、接收与管理等的具体操作方法进行规范，以求提高文书档案管理水平。此外，还应建立相配套的文书档案借阅机制，对档案的审查与借阅等进行严格规范，设定严密的档案查阅、借阅与审批手续，若档案资料未能被及时归还，要进行催还，将所归还的档案资料进行归位处理，强调对文书档案资源的统计与保护。