信息化对民政档案管理工作的影响

2017-11-25山东省菏泽市郓城县民政局谢卫国

办公室业务 2017年19期

文/山东省菏泽市郓城县民政局谢卫国

信息化对民政档案管理工作的影响

文/山东省菏泽市郓城县民政局谢卫国

随着计算机技术及信息技术的进步，信息化建设已逐渐融入各个行业及各个领域中，民政档案管理工作中也需要紧跟时代的发展，创新并改进传统民政档案管理工作的模式，不断提高其工作质量和效率。本文就信息化对民政档案管理工作的影响以及改进其工作的措施进行了简要分析。

信息化；民政档案管理；影响

民政档案工作和人民群众有着十分密切的联系，而档案是我国民政部门的资料库，是民政工作的一项重要内容。随着社会的发展及科技水平的不断提高，档案信息化建设成为改进并提高我国民政工作的重要途径。在信息化时代，探索信息化对民政档案管理工作的影响，具有非常重要的意义。

一、信息化对民政档案管理工作的影响

民政工作的主体是人民群众，和人民群众的实际生活以及社会的和谐有着直接关系。随着社会的高速发展，民政档案工作也越来越重要，但其工作量也越来越多，要归整的资料非常多，比如人们的婚姻状况、户口等等。如今，随着我国档案管理工作的不断进步及改进，以及我国制度改革的不断深入，使得民政档案工作领域持续扩大，其职责也在增多。而通过运用信息技术就能加速所有档案文件的分档、归档工作。

首先信息化促进档案载体转变为电子形式。以往的档案载体是纸质的，档案管理的整个过程均是手工操作的，现在随着计算机技术以及互联网技术的应用，档案存放变成了虚拟电子形式进行的存档。民政档案管理部门建立档案数据库，民政档案工作人员检索就从纸质资源检索转变成了电子化数据，工作非常简便。

其次，信息化建设使得民政档案的利用效能提高了，民政档案管理工作最根本的目的就是为广大人民群众提供便利。以往传统的档案管理工作，从收集、整理到归档，再到利用这整个过程非常繁琐，民政档案管理工作要形成一份档案一般需要很长的周期，民政档案的信息化技术的应用大大缩短了档案形成的时间，从而提升了档案管理工作的效能。

最后，信息化为档案使用者提供了便利，传统的民政档案在利用的时候十分不便，现在，通过信息化的档案管理，档案用户通过个人的账号和口令就能进行操作，极大地为用户提供了方便。此外，利用有关信息技术可加密保存民政档案中重要的文件，他人就不能轻易对其进行复制。同时还可利用安全软件，以检测档案文件的安全状况，防止黑客分子入侵。信息化建设能有效推动我国民政档案管理工作高效进行以及促进社会的发展。

二、信息化背景下改进民政档案管理工作的措施

（一）加强民政档案信息平台的安全性能。随着信息时代的到来，以往的民政档案信息平台的安全性已不能达到现代发展的要求。所以，民政部门对档案信息系统进行升级，不断优化其安全性能，或者引进安全系数更高且性能更加稳定的档案信息系统，同时禁止接入外来数据来源的信息数据，也不允许用有信息化系统的电脑接受陌生邮件、QQ聊天，不能在该电脑上使用不明的硬盘、U盘以及光盘等等。在信息化系统的电脑上设立软硬件防火墙，以避免木马、病毒的侵袭。另外，还需做好民政档案数据的更新维护工作，安排人员专门管理该平台，并实施保密制度以及备份档案数据，保障之后民政档案信息化平台的建设能顺利完成。

（二）完善民政档案管理部门的硬件配置。建设民政档案信息化管理平台的前提是具备合适的硬件设备。比如数码相机、打印机、电脑、扫描仪等输入输出设备，对建设信息化档案平台具有至关重要的作用。同时还需做好馆藏档案资源建设工作，将历史资料扫描整理、入库，以不断丰富馆藏档案的资源，提高档案库的存量。全面推进民政档案的基础设施建设，加快清理历史资料的进展，是档案资源更加层次化、立体化以及具体化。通过民政部门加大对档案管理的资金投入力度或加大财政投入，增加人手，重建或改建档案基础设备，成立档案工作的领导小组，加快档案整理力度。

（三）提升民政档案相关工作者的信息化能力。要实现民政档案管理的信息化建设就必须让民政部门档案管理人员熟练掌握及应用现代化、信息化的相关知识及技能。现在民政工作的服务内容在扩大，难度也在不断加大，档案管理人员的专业性要求也更高，所以，民政档案有关的工作人员的业务水平也必须相应提升，以保证工作质量和效率。为此，必须积极组织相关工作人员进行档案管理工作的培训学习，加强他们职业道德方面的教育，以不断增强其保密意识，提高其专业知识及技术。培训学习的内容应结合当地民政工作的实际情况，比如应和当地的民生民情等具体情况相符合，同时培训内容还应具备针对性及专业性，内容应避免空话套话。培训结束后及时组织相应的考核，巩固他们所学的知识，若考核不合格，应组织单独辅导。