食品药品行政处罚案件的档案管理探究

文/陕西省宝鸡市食品药品稽查支队 李莎

食品药品行政处罚案件的档案管理探究

文/陕西省宝鸡市食品药品稽查支队 李莎

食品药品安全关乎百姓健康与切身利益，食品药品监督执法过程中产生的行政处罚案件作为档案的重要组成部分，对于食品药品监督执法有着重大意义。然而，由于专业技术欠缺，行政处罚案件的档案管理工作严重滞后，与当前档案管理的相关要求不符，不能有效发挥其技术支撑的作用。本文结合档案管理现状，对行政处罚案件的档案管理工作提出一些看法，以期推动食品药品行政处罚案件档案管理工作的深入开展，为稽查执法奠定坚实的基础。

食品药品监管；档案管理；规范化

一、食品药品行政处罚案件档案管理工作的意义

食品药品安全一直是人们关注的热点话题，食药监部门依法开展各类专项整治活动，严厉打击了各类食品药品违法行为，有效规范了市场秩序，维护了人民利益。在监督执法过程中，产生了大量执法文书、监管信息、处罚量化指标等执法档案，行政处罚案件作为执法档案的重要组成部分，是严厉打击食药违法行为的凭证和依据，是行政执法工作经验的有效积累，是考量行政执法水平的技术储备的有效标志，它真实地反映了行政执法的每个环节和处罚结果，有利于开展行政复议和行政诉讼，对于食品药品监督执法起到了至关重要的作用。

二、当前食品药品行政处罚案件档案管理存在的突出问题

（一）重视程度不够。一是食品药品监督管理部门重视程度不够。当前的食药监督执法具有着日常监督、专项整治、抽检检验、投诉举报、新闻宣传等诸多职能，档案管理作为其中一项工作，因其预见性差，“政绩”少，长期处于被忽视的地位，因而重视程度不高。二是领导重视程度不够。大多数的领导片面认为档案管理工作就是将简单地将文书收集整理在一起，没有什么技术难度，因而对于相应的技术力量配备上也没有进行相应的规划，严重阻碍了行政处罚案件档案管理工作的发展。

（二）专业技术力量薄弱。一是档案专业技术人员欠缺。档案管理工作是行政执法工作开展的历史记录，但经常受到忽视，尤其是在食药部门中，既懂行政执法，又懂档案管理的专业技术人员少之又少。大多数档案管理者都是身兼数职，因而档案管理工作也是无法得到有效的技术保障。二是行政处罚案件的档案管理缺乏确凿的法律依据及专业技术指导。当前食品药品行政处罚案件的档案管理基本处于纸质化管理的初级阶段，大部分单位未能对案件的档案管理做过多深入的科学研究，还存在着对存档内容界定不清晰，程序不严格，对案件的电子、声影等档案较为忽视等突出问题，一定程度上影响了行政处罚案件日后对于行政执法的重要作用。

（三）管理设施不配套。按照《档案法》的相关要求，档案收集管理应具备相应的设备设施。目前，大多数的行政单位没有配备专门的档案管理室，案件的档案管理仅仅是整理堆放，缺乏有效统一的分类、编目和整合，“六防”无法达标，造成了一些行政处罚案件受潮发霉、虫蛀等问题，甚至因人为等不可抗拒因素造成了案件的丢失和毁坏。

（四）信息化建设滞后。以互联网信息时代、云计算和大数据为技术创新的信息化时代已经深入到了各行各业，在不断倡导“深化检索”的时代，档案管理工作遇到了极大的机遇和挑战，信息化建设势在必行。而当前的大多数单位在行政处罚案件的档案管理工作仍然停留在传统模式中，无纸化管理滞后，信息共享系统未能建立，一定程度上浪费了大量的人力、物力和财力，也严重阻碍了行政执法效果，阻碍了行刑衔接工作的深入开展。

三、食品药品行政处罚案件的档案管理工作对策

（一）管理制度化。结合食品药品监管工作实际，进一步健全完善档案管理制度。建立与行业特点相适应的《食品药品行政处罚案件档案管理制度》《档案管理人员岗位责任制》《档案管理保密制度》等，弥补行政执法手段的不足，根据监管实情及时完善档案，做到档案与事实同步、吻合，做到食品药品监管有卷可查。加大档案管理工作的资金投入，建章立制，不断提升档案管理的软硬件设施，确保档案管理工作全过程都得到相应的制度保障。加强对档案管理工作的专业技术指导，建立年度考核考评制度，实现用制度考核日常管理行为，确保档案管理工作有章可循，有法可依，有据可查。

（二）程序档案化。要确保档案管理程序档案化，严格按照档案法及行政处罚案卷的统一制作规范相关文件规定进行规范整理，专人负责，科学编目，确保卷宗完整，符合档案归档管理要求。要实现日常监管档案化，结合食品药品稽查工作的实际，建立执法对象监管档案，定期更新，定期归档，实现与行政处罚案件档案管理信息的共享，为食品药品稽查工作提供可靠的案件线索；要建立被监管对象诚信管理档案制度，结合“红黑榜”，建立被监管企业电子档案，对失信频繁的被监管对象加大监督检查频率，推动企业量化分级制度的落地实行，助推企业诚信档案建设。

（三）创新科技化。一是在新的食品药品监管形势下，食药执法在行刑衔接层面做了深入的探索，联合办案工作机制的建立，需要电子化监管和信息共享作为技术支撑，因此要深入探索建立数字化检索平台及信息同步共享系统，实现档案数字化，做到动态监管智能化、现场取证档案化、执法监管痕迹化。二要本着“资源共享、优势互补、共同发展”的目标，促进行刑衔接电子信息共享平台建立，相互交流沟通与支持，增强稽查打假合力。三是利用大数据和云计算，实现档案管理科技创新，通过档案管理技术创新为食品药品监管工作提供强大的执法保障。

[1]袁泉,吕妍.从档案管理入手解决食品药品监管难题[J].中国档案报,2014-8-11(002).

[2]杨玲,新形势下如何加强食品药品检验档案管理工作[J].城建档案,2016(12).