办公自动化环境下医院档案管理要点研究论述

文/山东省济宁市皮肤病防治院 房宁

办公自动化环境下医院档案管理要点研究论述

文/山东省济宁市皮肤病防治院 房宁

在社会办公自动化水平的不断提高下，医院档案管理也开始朝着技术化、信息化、现代化的方向发展。文章在阐述办公自动化内涵、特点的基础上，结合现阶段医院档案管理存在的问题，就如何在办公自动化环境下开展医院档案管理进行分析。

办公自动化；医院档案；管理；改善策略

医院档案记录了医院发展的全过程，存储了医院发展过程中的大量医疗科研成果，为医院管理发展提供了重要的信息支持，深刻影响着医院日常运营管理。在医疗卫生改革的现代科技技术的快速发展下，医院档案管理开始朝着自动化、系统化、现代化的方向发展，逐步实现了医院档案自动化办公管理。医院档案自动化办公管理对医院传统档案管理带来了新的冲击和挑战，为了能够进一步发挥出办公自动化对医院档案管理的重要作用，文章对办公自动化环境下医院档案管理要点问题展开探究。

一、办公自动化环境下医院档案管理的内涵和特点

（一）内涵。医院档案信息办公自动化是指应用计算机信息技术来进行办公室管理工作，从而提高办公室数据信息接收、传递和存储的效率。办公自动化改变了原有的手工操作管理方式，提高了管理的工作效率。

（二）特点。第一，工作时效高。医院档案按照功能具体可以分成科研、人事、病历、设备、会计等多种内容。医院的正常运行管理需要医疗、教学、财务管理、基础设施建设等环节的密切配合。办公自动化环境下的医院档案管理能够加强医院各部门之间的沟通合作，突破传统手工档案管理的局限。第二，对医院档案管理人员提出了更高的要求。办公自动化环境下的医院档案管理是计算机网络技术为基础，具备多样化的档案存储形式，由此在实际工作操作中对工作人员的素质、技能等提出了新的要求。第三，医院档案管理出现了新的标准。办公自动化实现了医院档案标准化管理。第四，医院档案管理存储实现了多样化发展。在办公自动化环境下，医院档案存储管理从原有的单一纸质形式转变为文本、图像、声音等多种形式。第五，促进了医院档案信息资源的共享。医院传统档案管理注重各个科室的分散管理，无法保障档案的完整和高效利用。办公自动化环境下的医院档案管理能够加强对各部门、各科室之间的工作协调，在最大限度上实现对各种资源的有效利用。

二、办公自动化环境下医院档案管理存在的问题

（一）缺乏完善的医院档案管理制度。现阶段，医院档案办公自动化管理处于初级阶段，在管理操作的过程缺乏必要的软硬件设施来保证信息的完整，甚至还会使得患者的个人信息被泄露，严重影响了患者的个人生活。医院档案管理虽然得到了政府部门的支持，但是在实际操作中并没有发挥出资金支持的重要效用，没有打造出高效、统一的医院档案管理平台。

（二）医院档案人员综合能力不高。办公自动化环境下的医院档案管理采取多种存储形式来管理文件，对医院档案文件的管理方法、管理原则、管理技术和传统档案管理存在区别，由此对医院档案管理人员的素质提高了更高的要求。但是现阶段一些医院档案管理人员素质不高，缺乏医院档案管理的必要知识技能，学历水平较低。在电子信息技术的快速发展下，这些医院档案管理人员不懂得应用电子信息技术提升医院档案管理效率。

（三）医院档案管理缺乏统一的标准。办公自动化环境下的医院档案管理得到了先进设备的支持，一方面提高了医院档案管理效率，另一方面也使得医院档案管理滋生出新的问题。办公自动化环境下的医院档案管理一般只会保留最后的档案文件，而之前的原始文件会消失。同时，医院档案办公自动化管理还缺乏统一的标准和规范，导致医院档案自动化管理操作形式混乱，不利于进一步提高医院档案管理效率。

（四）医院档案管理缺乏完善的办公自动化系统。第一，医院档案办公自动化管理的总体水平较低，在实际操作中仍然存在手工操作管理的问题，不利于提高医院档案管理效率。第二，医院档案管理队伍素质不高，在实践中缺乏对自动化系统的应用经验。第三，医院档案自动化管理系统的开发利用不完全，一些产品的质量有待提高。

三、完善医院档案自动化管理的策略

（一）建立健全医院档案自动化管理制度。在医院档案系统文件和档案管理被分离之后，在实际操作中，二者会出现越权的问题，为了避免这种问题的出现，需要医院加快制定一套完整化的医院档案自动化管理制度和标准，实现对医院档案自动化管理工作操作的规范。同时，医院档案自动化管理中涉及的各个文件需要采取统一的格式进行管理，保证不同接口文件信息的顺利归档。

（二）打造专业的医院档案管理队伍。人员是医院档案自动化管理的重要因素，因此，为了提高医院档案信息自动化管理效率需要加快打造高素质的医院档案管理队伍。医院需要紧跟时代发展需要定期对员工开展全面的培训，更新医院档案自动化管理工作人员的知识储备。另外，在医院档案自动化管理过程中，需要对员工实施激励奖惩机制，将医院员工的职称评定和其业绩进行挂钩，从而进一步激发医院员工的工作积极性。

（三）制定科学合理的医院档案管理标准。医院档案管理的主要业务流程是档案信息的收集、整理、编排、鉴定和利用。为了保证各项业务流程的有效连接，需要医院档案管理人员结合实际确定自动化环境下的医院档案管理标准，为医院档案管理各部门工作指明方向，在档案信息的选择、鉴别、归档过程中要严格把关，从而保证医院档案自动化管理的效率和质量。

（四）构建医院档案自动化管理子系统。在办公自动化管理系统平台技术上需要进一步打造医院档案管理子系统，通过医院档案管理子系统来将电子公文运转和电子档案管理工作有效结合，为医院档案自动化管理机制的归档管理和完整，公文的形成提供重要的技术支持。

（五）加强医院档案自动化管理的网络安全建设。为了保证医院档案自动化管理的安全，需要加强对构成医院档案自动化管理系统设施、软件、硬件的管理，从而保证医院档案自动化管理各网络系统应用不受损害，促进医院档案自动化管理系统的稳定运行。在医院档案自动化管理过程中还需要加强对数据加密技术、攻击检测技术、数据恢复技术的综合应用，保证患者个人信息的安全，维护医院和患者双方各自的利益。另外，在实现医院档案自动化信息管理的同时，还需要加强对档案信息安全的保护，对自动化环境下医院档案管理应用操作作出明确的规定，并借助计算机技术进一步提升医院档案自动化管理的实用性和科学性。

四、结束语

综上所述，自动化环境下的医院档案管理是一项系统化、科学化、整体化的工作，但是现阶段的医院档案管理多少存在管理意识淡薄、管理缺少专业性、管理人员素质不高、管理手段技术落后等问题，这些问题的存在制约了医院档案自动化管理效率，不利于实现医院档案信息管理的长远、可持续发展。在新的历史环境下，为了进一步提高医院档案自动化管理效率，需要相关人员加快建立完善的医院档案自动化管理制度，制定科学合理的医院档案管理标准，打造专业的医院档案管理队伍，完善医院档案信息自动化管理子系统，加强对医院档案自动化管理信息的监管，通过一系列工作的完善在最大限度上提高医院档案自动化管理效率，促进医院档案管理的长远、可持续发展。

[1]李莉.在办公自动化环境下如何做好电子文书档案管理工作[J].城建档案,2016(02):51-52.

[2]杜建民.浅谈办公自动化环境下的文书档案管理的特点和建议[J].水利规划与设计,2014(09):64-65+72.

[3]李理.办公自动化环境下医院档案管理的必要性和可行性[J].世界最新医学信息文摘,2015(78):178+174.

[4]张爱曾.办公自动化环境下医院档案管理探讨[J].档案管理,2015(06):91.

[5]杨永丽.刍议办公自动化环境下医院档案管理工作[J].才智,2015(32):259.

[6]陈雨冰,王丹,唐纯茜.办公自动化系统对医院档案管理的积极作用[J].基层医学论坛,2016(06):807-808.