提升学校档案管理工作效率的途径探讨

文/南通工贸技师学院 刘康

提升学校档案管理工作效率的途径探讨

文/南通工贸技师学院 刘康

众所周知，在各个中等职业学校的日常管理工作中，整个学校的档案管理是非常繁琐也是非常重要的一项工作。所以，各个中等职业学校在平时的工作处理中一定要特别注意档案的管理。本文主要根据档案管理的问题对各学校的不同管理方式进行分析，探讨有关档案管理工作的改进方式，希望可以对以后的工作有所帮助。

中职学校；档案管理工作；改善方式

在学校整个运行过程中，档案管理地位可谓是举足轻重。将学校的档案管理工作做好，完善它的储存管理途径可以更好地保障学校未来的发展和规划，并且可以为以后的具体发展方向提供实际的书面资料作为参考。学校对于档案管理保护的好坏程度会直接影响到今后对于资料使用时的质量。所以我们一定要做好对于档案的完整归类收集管理，这是每个学校应该做好的重点任务。而本文主要根据这一现象，对管理档案的方式进行进一步的探讨研究。

一、学校做好管理档案的意义所在

（一）学校档案管理工作对于学校的发展非常重要，它可以作为学校各种管理工作的记录证据。学校中的档案管理工作包括很多种，例如教学活动档案管理、科技研究档案管理和各种证明或表格的档案收集与管理。在这些所有的数据和信息都统计完之后，再用学校档案管理系统根据软件程序对这些档案进行整理，最后将所有档案信息完备地保存下来。这种档案管理模式的推行对今后学校的各项活动展开有着重要的意义，因为这些档案资料本身就是一种宝贵的资源，可以在以后的活动中作为参考依据帮助活动顺利开展。最终对学校师生的信息合法权益进行保护。

（二）可以依据学校保存的档案信息对学校的人才进行测评与培养。在学校的不断发展中，人才的招收与培养是不可避免的，这个时候就需要有一份可以对整体进行评估的主要依据，那就是学校的档案信息。由此也可以看出档案管理工作的重要性，必须要保证这些真实资料的存在，才能顺利地进行人才培养的测评。

（三）学校在进行对学生的平时德育教育工作时可以以档案管理工作为例。在学校的档案管理工作中，最重要的一个环节就是对于学校的发展历程的资料信息的保管，这些资料中包含学校建学初期的一系列事件以及在此期间得到的荣誉与伟大的壮举。这些资料对于学生来说是一种精神上的慰藉，可以组织安排一些学生的阅读活动，让他们更近距离地了解自己的学校。让他们进一步感受到前辈在自己的努力下得到的重要成果，激发学生的斗志与学习的热情，努力为学校争光。

（四）想要看出学校教学水平的高低，学校档案管理工作的好坏是一个重要的理论依据。要说学校档案资料最主要的来源之一便是日常的教学工作活动资料总结。这些资料都是根据平常的教学进行收集的，它们也是随着学校的不断发展而越来越丰富。资料内容广泛，主要包括的有教师的备案记录、学期整体的教学大纲总结、学校规定的各学期教学计划还有对于学校专业发展的改革措施等资料。这些保存下来的宝贵的资料存储了学校自建校以来的所有宝贵经验以及所付出的心血，所以说这些资料可以完完整整地作为评判一个学校教学水平的重要依据。

二、浅析现今各学校存在的有关档案管理的问题和现状

（一）虽然档案管理工作对于一个学校的发展至关重要，但是还有很多的学校并没有真正将其重视起来。就目前现状来看，我国的大多数学校对于本校档案的管理意识都是十分薄弱的，并没有意识到档案管理应该处于的重要地位。而且迄今为止这种情况还在不断地发展延续着，根本不能看到档案管理工作对于学校未来发展起到的强大的推动作用，也并没有真正地将其列入学校平时的工作规章制度中去。更严重的，有一些学校竟然认为档案管理工作对于知识管理的评定并没有作用，否定档案管理工作为学校发展带来的好处，甚至只把它当作一项软任务来处理。由于学校领导对于这项管理任务的不重视、不花精力去完善，导致档案管理工作在整个发展范围内发挥不出自己原本应该有的作用与益处。

（二）学校现今遵循的档案管理方式太过陈旧，已经适应不了当前的需求。就目前情况来看，我国的绝大多数中等院校对于档案管理不够重视，管理方式也是不可取的守旧模式。在现今的科技发展迅速的社会居然还有学校采用人工管理档案的方式。档案的管理工作是一件非常繁琐又复杂的事情，在档案收集过后，还需要分类整理、检查校对等，这些都用人工去处理的话不仅大大浪费了人力和物力，而且也会因为繁重的工作任务使得工作不仔细，重复收录的错误率也会增加。另一方面，对于学校未来档案管理的发展也会受到限制。

（三）随着社会的飞速发展，我国现有的学校档案管理工作的有关设备设施已经跟不上时代的进步。在大部的中等院校中，档案管理工作的硬件设施是满足不了现如今工作需要的，更严重的是，有些学校的管理设备里都不存在防火防潮还有通风的功能，这些都是最基本应该具有的功能。如果设备中连这些功能都没有，那就会严重影响到档案管理工作的有序开展，甚至会带来严重的安全隐患，这种情况下就在很大程度上影响学校档案管理工作的正常运行。

（四）目前我国很多中等职业院校中安排的档案管理人员都不是专业的，整体的专业素质低。因为大多数学校存在不重视学校档案管理的问题，所以对于档案管理工作人员的安排也是敷衍了事，并不以专业的素质水平为准。以至于他们都达不到工作的需求，甚至连最基本的专业岗前培训都没有参加过，只是托人找关系来谋一个轻松差事。也正是存在这些对档案管理工作错误的看法与认知，才会导致现在这种情况的盛行，不专业的工作人员对于档案管理工作的影响是非常巨大的，他们有时候很难快速又正确地将档案进行分类管理，使得工作效率大大降低，严重地影响了学校档案管理工作的正常进行。

三、对改善学校现今存在的档案管理问题提出的几点建议

（一）学校在档案管理工作上应该加强管理整治力度。首先学校的各个领导应该意识到做好学校的档案管理工作对于学校未来发展的巨大作用，改变自己原来对于档案管理工作不重视的错误看法，加大管理力度促进学校档案管理工作更好地发展。具体可以从以下几点开始做起：首先可以由学校建立一个学校档案管理组织，专门负责对档案管理工作进行监督和指导。其次要在学校的管理工作人员中挑选责任心强、做事细心谨慎的人负责档案的管理工作，并且要在上任前参加专业的培训课程。最后在学校不同部门的分工中将档案管理工作明确地进行分配，让各个单位部门明白自己的责任，各司其职共同进步。根据以上三点就可以从实际上增强学校的档案管理工作的有序进行。

（二）对于学校的档案管理的数据库要加大力度进行建立和完善。为了弥补现今档案管理设备的不合格、管理方式的不完善还有管理工作人员的素质低等问题，学校应该加大对于档案管理的整治工作，尽可能地将档案数据库建立起来，之后就在档案数据库中加入网络建设。在这些建设完成后，就可以有效地去解决我国当前存在的有关档案管理的各项问题，并且可以弥补期间存在的不足，最重要的是可以做到对学校档案进行共享，将学校里宝贵的档案资料更加快速更加有效地分享给学校职工使用。

（三）学校应该加大对学校档案信息的运用力度。提高对学校档案信息的重视，让其发挥出应有的作用。在档案信息方面主要有两个不同方面的开发和利用：第一是将学校档案室的资料进行更深层次的开发和运用，例如可以把学校的档案资料制作成光盘的形式，可以方便各界人士使用。第二是要将学校的档案资料进行编辑，更加方便学校职工的工作。

四、结论

在当下学校的发展下，学校档案管理工作在中等职业学校的日常教学管理工作中的作用与意义是十分重要的。建立起一个完善的学校档案管理的设施与系统，可以更好地将学校的各项资料完善的保存起来。当学校有重大的活动和重要决议时就可以把学校的档案调出来进行参考，可以给学校的整体管理工作带来很大的好处。本文根据自己的多年工作经验，对学校的档案管理工作进行了简单的分析，希望对以后的档案管理工作有一定的帮助。

[1]董春艳.浅谈如何做好学校档案管理工作[J].黑龙江科技信息,2013(20)．

[2]高锐.浅析加强学校档案管理工作的对策[J].科技向导,2013(13)．

[3]韩弢.浅谈学校档案管理工作[J].黑龙江档案,2013(05).