基于信息化条件下的科技档案管理工作探究

2017-11-25山西省交通科学研究院殷娜

办公室业务 2017年19期

文/山西省交通科学研究院殷娜

基于信息化条件下的科技档案管理工作探究

文/山西省交通科学研究院殷娜

随着科学技术研究范围的扩展和深入，大大提升了科技档案管理工作的难度，而信息化技术的发展无疑为科技档案管理提供了一个快捷安全的渠道。我国信息化条件下的科技档案管理工作还存在着一些漏洞，影响了科技档案管理工作水平的进步。本文对目前科技档案管理工作加以分析，希望能够推动我国科技档案管理工作水平的提高。

科学技术；档案管理；标准化

信息化技术的发展和信息平台的完善，是我国科技档案管理工作水平提高的一个重要机遇，随着信息化时代的到来，这项事业也迈入了一个新的台阶，在信息化技术整理归纳的有力帮助下，可以大大减少人工操作中的漏洞，并且大大提升工作效率，促进科技档案管理水平的提高。但是我国目前的该项工作过程中对于计算机信息技术的应用水平还有所欠缺，阻碍了档案管理工作水平的进步，导致在我国的科技档案管理工作过程中计算机信息技术的应用水平不够高。

一、运用信息化技术进行科技档案管理的重要作用

目前影响信息化条件下科技档案管理工作水平进步的重要因素，就是有关人员对于信息化技术应用于该项工作中的重要意义缺乏足够认识，未意识到计算机信息技术应用的重要性，所以影响了信息化技术在科技档案管理工作中的应用水平，为此有关人员必须要加强对于信息化技术在此项工作中重要作用的认识水平。

（一）有利于大幅度提升科技档案管理工作效率。科技档案管理工作效率无疑是影响档案管理工作水平的重要组成部分，而信息化技术的应用则能够大幅度提升档案管理工作效率，改善档案管理工作水平。首先，信息化技术的应用可以减少人力需求，减少人工操作，通过信息化平台的操作有效地提高工作处理效率，而且计算机信息技术的使用可以大大地缩减科技档案管理工作的人工开支，节省资金应用于其他工作，完善工作体系。其次，科技档案管理中信息化技术的应用可以有效地减少工作失误，相比较于人工操作而言，具有规范化操作的信息化技术应用软件可以尽量地缩减工作失误，因此也大量地减少了由于工作失误引起的工作量增加现象，并且大大地推动了工作效率，改善了档案管理工作水平。

（二）有利于提高科技信息交流水平。科学技术的进步和发展离不开交流和协作，随着科学技术研究工作的深入和扩展，很多科研工作需要合作完成，而信息化技术的应用无疑为科技信息交流提供了有效的渠道。信息化平台是目前科技信息交流使用的重要平台，由于跨地区、跨领域的科学交流日益频繁，座谈等传统交流方式显然不能够适应当前的科学技术研究交流现状，而信息化平台的交流则可以有效地解决这一问题，推动多方合作过程中科技信息交流水平。而信息化技术应用下的科技档案管理也必然会有效地提高科技信息交流速度，及时反馈和处理有关科技信息，为科研工作信息交流提供一个良好的信息保障。

二、目前我国信息化条件下科技档案管理工作中的不足

虽然我国逐渐迈入了信息化社会，信息化技术的应用水平不断提升，信息的交流和传播渠道也逐渐完善，但是不可否认的是，我国目前科技档案管理工作中的信息化技术应用水平显然还有所欠缺，不足以满足目前我国科技档案管理工作的需求，因此有关部门和人员必须要提高认识，及时查漏补缺。

（一）信息处理系统的建设落后。虽然目前我国科技档案管理工作中对于信息化技术的应用率已经有了长足的提升，但是科技档案管理工作水平的提高却没有较为明显的效果，这大多是因为现阶段科技档案管理工作中信息处理系统的建设较为落后。信息处理系统是影响科技档案管理工作水平的重要因素，可是由于科技档案管理部门对于信息处理系统缺乏足够的认识，因此对于信息处理系统的建设水平较差，很多科技档案管理部门使用的信息处理系统都比较落后，无法有效地提高科技档案管理水平，满足工作需求，也阻碍了科技档案管理工作中信息化水平的提高。

（二）科技档案管理工作的信息化标准建设水平较低。信息化条件下档案管理工作水平的提高，不仅仅取决于计算机信息技术使用水平的提高，还受到信息化标准的影响。科技档案管理工作的目的是提高档案的管理水平，而缺乏信息化标准基础的科技档案管理工作即使信息化技术应用水平较高，但是由于档案的管理水平较低，严重地影响了工作水平。标准化建设是规范科技档案管理工作水平的重要途径，但是由于缺乏有关部门和机构的重视，因此导致信息化标准建设工作水平落后，远远无法满足档案管理工作的信息化建设需求，并且导致科技档案管理工作水平进步迟缓。

（三）专业信息管理人员队伍建设落后。信息化条件下的科技档案管理工作水平的提高必然离不开专业信息管理人员的参与，但是目前很多科技档案管理工作队伍中专业信息管理人员往往比较匮乏，由于缺乏对信息管理人员的重视，所以对于信息管理人员的招聘门槛要求较低，而且福利待遇水平也较为一般，所以导致在很多科技档案管理队伍中，信息管理人员的专业水平普遍较低，严重地影响了科技档案管理工作信息化水平的提升。

三、提高科技档案管理工作水平的途径

（一）加强信息管理系统建设。想要改善科技档案管理工作水平，就必须要重视信息处理系统建设，通过先进完善的信息处理系统来促进科技档案管理信息化水平的进步。首先，要加强先进信息处理系统的引进，我国在信息处理系统的建设水平上还比较落后，因此有实力的科技档案管理队伍可以适当地增大资金投入引进国外先进的信息处理系统，来促进科技档案管理信息化水平的提升，促进管理水平的改善。其次，随着我国科研机构实力的增强和信息化水平的提升，科研机构可以选择根据工作需求独立研究信息处理系统，这样可以更好地适应科技档案管理工作，还能够保障科学技术信息安全。最后，有关领导要提高对于信息处理系统的重视程度，提高对信息处理系统的认识水平，以此来促进在信息处理系统建设中资源的倾斜力度，加快和完善信息处理系统建设。

（二）加强信息化标准建设。信息化标准建设是保障科技档案管理信息化水平提高的重要因素，也是影响科技档案管理工作水平的关键要素，所以一定要加强信息化标准建设。首先，有关部门应该主动承担这一责任，组织专家进行信息化标准建设，尽量推动信息化标准的统一，不仅为科技档案管理队伍提供有效的参考标准，也可以促进科技信息交流。其次，由于科研信息的机密性，科研机构可以组织人员进行内部档案信息化标准建设，有关领导要提高对于信息化标准的重视，推动内部信息化标准建设水平的提高，为科技档案管理工作提供有效保障。

（三）加强专业信息管理人员队伍建设水平。科技档案管理工作水平的提高必然需要优秀信息管理人员的参与，因此管理队伍应该加强对专业信息管理人员的引进和培养。首先，可以适当地提高福利待遇来招聘高水平高素质的专业信息管理人员，通过招聘门槛的提高来保障信息管理队伍整体素质的提升。其次，可以适当地加强内部培训和进修，选派表现优秀的信息管理人员进修专业知识，提高专业水平，为提高科技档案管理工作信息化水平提供人员保障。