大数据时代科技型企业档案信息化建设

文/龙岩市永定区科技情报研究所 苏中华

大数据时代科技型企业档案信息化建设

文/龙岩市永定区科技情报研究所 苏中华

在大数据背景下，科技型企业面临着档案信息化建设的紧迫任务。通过主题讨论，应对挑战的对策有：为档案管理部门列出市场信息搜集大纲、在大数据分析下整合产品信息和市场需求信息、根据产品开发模块对档案信息进行归类、在企业局域网平台上建立档案信息共享平台。

科技型企业；档案信息化建设；对策；大数据时代

企业档案数字化过程中也产生了海量数据，如此海量数据使档案信息化建设成为迫在眉睫的必然选择。档案信息化建设是运用计算机应用技术改造传统的档案管理模式，实现档案管理网络化、实时化、共享化，使档案管理更加具有现代化的管理观念。同时运用多学科知识，多专业配合，多部门协作，多环节配套的庞大系统工程，这个系统纵向和横向的各个环节都应达到一定水平，并通过网络加以联通，才能发挥整体优势。

一、大数据时代科技型企业档案信息化建设的着眼点

（一）着眼于档案信息化中的技术组织建设。“技术组织”在这里可以理解为，需要搭建档案信息化管理的物理平台，并设计与之相匹配的组织管理形态。这里的组织管理形态是基于团队建设完成之后而开展的工作。笔者所调研的高科技企业，主要以开发、生产耐用消费品为主。这就决定了在档案信息化建设中，需要将人员合理安排在档案信息搜集、档案信息整合、档案信息分析等岗位中。他们相互之间形成了分工协作关系，并将最终成果反映在企业档案信息数据库中以备共享。

（二）着力于档案信息化中的互助机制建设。在工作实践中，笔者发现，档案信息管理部门与业务部门对信息需求的偏好存在差异。前者在档案信息标准化管理的基础上，较为追求信息的系统性和归档。而后者则在研发和销售的问题导向下，追求档案信息的实用性。因此，为了解决两部门之间的信息输出结构问题，这里还需要加强部门之间的合作。合作的关键点就在于，建立科技档案信息自主查询系统，进而便利业务部门的随机使用需求。

二、科技企业档案信息化建设的路径

（一）寻求业务外包协同打造档案信息化物理平台。高科技企业在实施档案信息化建设时，首要的工作便是打造或完善档案信息化管理平台。该平台不仅含有数据库的基本功能，还需要设置共享窗口，以及为员工设置档案信息查询权限等内容。因此，在建设初期应积极寻求第三方计算机信息技术供应商的支持。随着物理平台的搭建，关于数据库建设则构成了企业档案管理部门的任务。笔者建议，针对档案信息搜集应列出大纲，如针对同类产品信息的搜集可分为这样几个一级项目：消费者对产品某创新功能的接受程度、消费者对不同价格档次产品的偏爱程度、竞品市场营销策略模式等。

（二）在大数据分析下整合科技档案的有用信息。团队成员通过线上线下的科技档案信息的搜集，使得信息容量不断扩充，进而也为大数据分析提供了数据基础。为了更好地将档案信息资源用于商业开发，则需要在大数据分析下来整合产品研发和市场需求信息。以手机产品为例：根据大数据分析可知，消费者对手机产品屏幕尺寸的接受度在4—6英寸，女性消费者更趋向于5.5—6英寸，男士消费者没有显著的倾向性。在市场价格信息方面，则主要聚焦于1000元—3000元以内的产品。对于竞品的营销策略，目前主要以线下渠道销售为主，辅助于电商网络。

（三）根据项目模块开发需要对档案信息进行归类。随着档案信息输入和整合的完毕，接着就需要对这些信息资源进行归类。研发部门在产品开发时需要建立起产品成本约束，在工业设计环节则需要以某一型号的产品设计为主线（该决策依赖于对产品档案信息的大数据分析而得出）。从单位职能角度看，一般单位可分为技术性单位和非技术性单位2种；从档案内容上看，需要区分文书档案和科技档案。因此，这些都构成了研发产品的需求结构信息。关于竞品的营销策略信息，则归类于科技型企业市场部门的营销档案信息。通过档案信息归类，为业务部门查询信息提供方便。

（四）基于局域网平台建立档案信息共享平台。在开展档案管理部门与业务部门之间合作的同时，还需要加强企业内部的局域网平台建设，使之能将档案信息放置在共享平台之中，便利于业务部门的查询。另外，业务部门在各自领域所获取的产品信息和技术信息，也可以输入到信息共享平台之中，并由档案管理部门进行分类处理。进而，就在互联网思维下提升了高科技企业档案信息化管理的品质。

三、小结

总而言之，对于高科技企业而言，随着信息技术和企业的快速发展，企业产生的档案信息也越来越多，在大数据时代背景下，企业要加强档案信息化建设，采取有效的措施来提高档案信息化水平。通过主题讨论可得，企业档案信息化建设的对策可围绕着：为档案管理部门列出市场信息搜集大纲、在大数据分析下整合科技档案的有用信息、根据项目模块开发需要对档案信息进行归类、基于局域网平台建立档案信息共享平台等四个方面来构建。

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