浅谈高校图书馆办公室档案管理信息化建设

2017-11-25中国药科大学图书与信息中心王莹

办公室业务 2017年19期

关键词：办公室档案管理图书馆

文/中国药科大学图书与信息中心王莹

浅谈高校图书馆办公室档案管理信息化建设

文/中国药科大学图书与信息中心王莹

随着图书馆数字化、网络化发展，高校图书馆办公室档案管理信息化建设已经成为必然趋势。本文从高校图书馆办公室档案管理现状分析入手，归纳了高校图书馆办公室档案工作的内容，提出实施高校图书馆办公室档案管理信息化建设工作的要点。

信息化建设；高校图书馆；档案管理

随着计算机技术、网络的快速发展，海量信息衍生导致文件数量和载体种类急剧增加，档案归档范围不断扩大，做好档案管理工作就显得尤为重要。以目前现状，大多数高校图书馆办公室的档案管理工作还比较落后，不仅不利于档案资料的长期保存，而且不能实现档案的融合与共享。如何做好高校图书馆办公室的档案管理信息化建设工作是档案工作者所面临的重要课题。

一、高校图书馆办公室档案管理现状分析

（一）管理制度不健全，缺乏规范的档案信息化建设标准。大多数高校图书馆对档案管理的重视程度不够，无论管理的手段还是管理机制，都存在着问题。档案信息化建设没有统一的规范和标准，不同图书馆办公室收集档案的内容、标准、编码规范等都不相同，很多高校图书馆档案的管理十分随意，例如，档案的归档不明确，标记不严谨，没有严格的规范标准，缺乏专业的档案管理人员，档案管理不系统，档案经常出现断档等现象。这些因素都阻碍了档案信息化建设。

（二）缺少专职管理人员，无法满足档案信息化建设的要求。在高校图书馆办公室档案管理中，没有专职档案管理人员，大多数由办公室人员兼任，这些人员没有经过专业档案管理的学习和培训，缺乏系统的档案管理知识与管理技能，对档案的管理只是简单地收集、整理、归档，立卷。此外，大多数高校图书馆档案管理者往往年龄偏大，学历层次也参差不齐，思想保守，仅仅凭借自身的经验开展工作，很难提高档案管理的效果，更不用说开展档案信息化建设。

（三）档案信息化建设落后，阻碍图书馆的长远发展。很多高校图书馆还沿用传统的档案管理方式，特别是历史久远的档案资料还是采用纸质的方式来存档，使得纸质的档案资料容易损坏。尽管部分图书馆对档案进行了信息化管理，然而也很不完善。例如：不全面的资料收集、档案整理不够明细、不明确的存档时间等。目前，大多图书馆尚未建立自己的高校图书馆管理系统，并且与校内各二级部门的系统各自为政，未能实现统一的平台进行检索查询，导致档案资料管理的工作难以得到实质性的开展。

二、高校图书馆办公室档案工作的内容

图书馆档案管理工作是高校图书馆办公室工作的重要组成部分，是办公室做好各项工作的前提和基础。图书馆档案是指通过文字、表格、照片等各种形式将图书馆长久以来的发展历程真实地记录下来，以供后人研究和参考。其全面系统地记录了本单位主要活动历史, 对一个单位来说有着重要的历史意义。图书馆档案按照内容大致分为日常管理档案和业务档案两大类。

（一）日常管理档案。日常管理档案主要分为四种：一是文件。包括学校发的红头文件，校外高校图书馆文件，校内、外其他文件等。二是图书馆内的各种资料。包括重要会议资料、本部门的历史沿革、大事记、各种请示、报告、年终总结、工作计划、会议纪要、规章制度、岗位职责等。三是人事档案。包括图书馆人员结构、数量、职称、科研、进修情况、个人总结、工资等。四是图书馆固定资产。包括名称、数量、增减情况、所在地等。

（二）业务管理档案。高校图书馆的业务档案主要分为七种：一是文献资源采购数据。包括图书馆各类纸质文献和电子文献采购的名称、数量、价格、合同等。二是馆藏数据。包括图书馆各阅览室的文献名称、数量、馆藏地、每年的采购量、涨幅等。三是借阅数据。包括文献的借阅种类、借阅数量、借阅时间、读者结构等。四是读者数据。包括读者的姓名、所在院部、年龄、专业、借阅偏好等。五是读者阅读推广活动资料。组织读者活动的工作计划、活动成果、调研报告、活动简报、照片等。六是参考咨询服务资料。包括原文传递、查收查引、专题咨询、科技查新、SCI论文审核服务、学科分析报告等。七是文检课教学资料。包括学生姓名、班级、成绩、教学资料、课件等。

三、实施高校图书馆办公室档案管理信息化建设工作的要点

（一）健全图书馆档案管理制度，加强领导管理。结合图书馆档案管理的具体工作制定切实可行的《图书馆办公室档案管理办法》，进一步完善图书馆档案管理的规章制度，把档案管理工作纳入领导工作议事日程之中，建立有效的检查监督机制。分管档案管理工作的领导要定期、不定期地对制度及执行情况进行检查，发现问题并督促档案管理人员及时解决问题。

（二）设立专职档案管理人员，提高业务素质。各高校图书馆应设立专职的档案管理人员，为档案管理人员提供培训、进修、调研、参加相关会议的机会。此外，高校档案管理信息化建设要求档案管理人员不仅要具有开拓进取的精神，能够主动思考，完善工作方法，提高服务质量，而且要具备良好的职业技能及娴熟的计算机操作水平，能够熟悉和掌握数字化办公应用系统，进一步提高工作效率。

（三）建立图书馆档案数据库，实现资源共享。结合各高校的特点，搭建高校图书馆档案数据库。档案管理数据库的系统通过档案建模包括档案编目、电子档案管理、档案动态查询、档案借阅归还、档案统计分析等功能。根据高校图书馆办公室档案的内容把档案细化为行政管理档案、业务工作档案、财务档案、人事档案、阅读推广活动档案以及综合档案等等，各部门对各自分管的图书馆业务档案进行输入，比如：办公室负责行政行政管理档案、财务档案、人事档案；文献资源建设部负责管理文献资源采购数据档案；读者服务部负责管理馆藏数据、借阅数据、读者数据、读者阅读推广活动资料档案；参考咨询部负责参考咨询服务资料、文检课教学资料的管理。根据档案的保密性原则，给各个部门设置不同的权限，办公室能够对各部门档案进行检索查询，但是，各部门只能看到各自部门的数据档案。如果需要查看其他部门的档案可以通过申请进行档案查阅。此外，还要注意数据库后台存储格式和接口能够和数字化校园系统实现对接和数据集成，便于一些公共数据和资料，如馆藏资源、年进书量、固定资产、学科分析报告等能够实现信息资源的充分共享，为全校师生提供服务。

（四）保障网络信息安全，采取维护措施。信息化安全涉及网络与信息系统的软硬件故障、恶意代码和病毒的攻击、合法用户的误操作、恶意攻击者或黑客利用网络与信息系统的管理漏洞恶意攻击和破坏等情况。因档案的特殊性、保密性，必须加强档案管理安全。档案管理人员应设置相应的管理权限，划分等级，电子设备应采取安全维护措施，如通过优化网络拓扑结构，隔离风险，软件自动升级、完善系统漏洞，定期进行杀毒，防止非法访问等。