会议通知写作中常见错情例析

◎苏武荣

会议通知写作中常见错情例析

◎苏武荣

《党政机关公文处理工作条例》（以下简称《条例》）规定，通知“适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文”。会议通知是日常工作中最常见、运用最多的公文。发放会议通知是会务工作中一个至关重要的环节。周到而详尽的会议通知，不仅能使有关人员了解会议要求、做好充分准备，还能给会议组织者及参会人员带来很多方便。但在会议通知写作中，常有不规范的地方。请看例文:

关于召开布置开展公共机构节能工作会议的通知

各县（区）公共机构节能主管部门，市直各单位，直属部门党支部：

为贯彻上级精神，经研究决定在全市范围内广泛开展公共机构节能活动。现在把会议有关问题通知如下：

一、会议时间：10月13日。

二、会议地点：凤凰酒店。

三、参会人员：各县（区）公共机构节能主管部门、市直各单位分管节能的负责同志、工会主席等。

四、请各单位准备好本单位开展公共机构节能活动的经验材料，限5000字，报到时交给会务组。并请参会人员于10月13日前来报到。

××市机关事务管理局

二○一六年六月六日

会议通知一般应包括会议的名称、会议的主题（目的、内容、主要议程）、会议时间、会议地点、对与会人员身份的要求、对与会人员会前准备工作的要求、食宿安排以及报到时间、地点、联络人等。

通过例文，可以发现会议通知写作中常见的错情:

1.标题拟定不当。《条例》规定，标题“由发文机关名称、事由和文种组成”。也就是说，一个完整、规范的公文标题由发文机关名称、事由和文种三要素组成，让受文者一看就明白这份公文是哪个机关发来的，说的是什么问题，是什么种类的公文。例文中缺少发文机关名称。

公文标题应该简明扼要，准确地概括公文的主要内容。公文标题的概括往往不是理论性概括，而是公务性概括，即要说明办一件什么实质性事情，所以拟写要确切、客观，力求简洁、明了。例文中 “布置开展公共机构节能工作会议”作为公文标题不够规范，可改为“××市机关事务管理局关于召开公共机构节能工作会议的通知”。

2.会议发文对象与参会人员不清。《条例》规定，公文的主送机关为公文的主要受理机关，抄送机关为除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的其他机关。会议通知中的参会人员根据实际情况，有时要直接写明参加会议人员的姓名，有时只写明参会人员范围，如“分管××工作的负责同志”等。例文中参会人员与发文对象不一致，参会人员“各县（区）公共机构节能主管部门、市直各单位分管节能的负责同志、工会主席等”与主送机关中的“党支部”无直接关联。此外“工会主席”后面的“等”字纯属画蛇添足。

3.会议时间、地点不清。会议通知要写明会议正式开始的具体时间，大型会议还要写明入场时间，如“请参会人员提前10分钟进入会场”。有时还要写明会期，如“会期半天”“会期3天”，临时召集的或会议时间较短的会议也可不写会期，通常情况下会期不包含会议报到时间。例文中会议时间不够具体，可改为“10月13日上午8:30，会期1天”。开会地点要写明会场所在建筑物名称及所处位置，例文中会议地点只写“凤凰酒店”，不够详细。

4.会议议程不清。法定会议可以在通知中直接写明会议议程草案。一般会议要写明会议的主要内容。把会议议程按顺序排列下来，供参会人员事先了解，可使会议更加有序和有效，也便于外地参会人员安排返程。例文中缺少会议议程。

5.通知缘由不当。通知的正文部分，应当包括通知缘由、通知事项和执行要求等。会议通知与其他通知一样，要首先说明制发通知的理由、目的或依据，然后用“现将有关事项通知如下”之类承启语，导入对各有关事项的安排和要求。例文把“为贯彻上级精神”作为开会原因，表达模糊不清，应更加明确。“现在把会议有关问题通知如下”一句过于口语化。

6.要求准备的材料不当。如需要参会人员向会议提交书面材料，在会议通知中要特别提醒。如有统一格式要求，还要注明格式要求或附上格式范本。例文中“请各单位准备好本单位开展公共机构节能活动的经验材料”，“经验材料”是某件事情某项活动结束后归纳总结的材料，在事情未进行时就要求参会人员提供不切实际。

7.报到时间、地点等不明确。外地参会人员要提前到会，还要考虑食宿问题，需要提供参会人员回执单（姓名、性别、单位、职务、联系电话、是否住宿等）。注明报到地点及会场所处的具体路段位置非常重要，以便参会人员按时报到并参加会议。例文中“参会人员于10月13日前来报到”，其中“前”字容易引起歧义，且未明确具体时间。例文中还缺少报到地点和食宿安排。

为了方便联系，还要写明会议联系单位、联系人、联系电话及其他联系方式。

此外，还有一些与会议相关的事项要写明，如是否邀请报社、电视台记者参会，是否着正装出席会议等。会议通知格式也要按照《党政机关公文格式》国家标准执行。如例文中的成文日期应当用阿拉伯数字将年、月、日标全。

例文存在的问题具有普遍性和典型性，值得广大文秘人员引以为戒。在会议通知写作中，应尽量规避常见常犯的错误，对照“时间地点人物、日程材料食宿”，力求周到而详尽，为会议的顺利召开打下良好基础。

（摘自《秘书之友》）