档案信息化系统建设和评估体系的研究

杨洪权

（哈尔滨市民政局社会救助管理中心 黑龙江 哈尔滨 150000）

档案信息化系统建设和评估体系的研究

杨洪权

（哈尔滨市民政局社会救助管理中心 黑龙江 哈尔滨 150000）

随着信息化浪潮席卷全球，各种信息传播工具随科技进步日新月异地发展，信息技术渗透到人类活动的各个领域，逐渐成为现代社会正常运转不可缺少的工具和条件之一，信息技术的浪潮冲击推动着整个信息业的变革和发展。

档案信息化把档案管理模式从以面向档案实体保管为重点，向以档案实体的数字化信息这种主要形式向社会提供服务为重心的转变过程。这个过程提出了三个要求：要实现档案信息的数字化和网络化；要实现档案信息接收、传递、存储和提供利用的一体化；要实现档案信息高度共享必将引发档案管理模式的变革。档案学是一门社会科学，社会功能和社会使命是档案存在与发展的依据，档案是机关工作者查考的依据，是生产建设的丰富资料，是科学研究的基础和条件，是宣传教育的生动素材，对社会的发展起着多种积极的甚至是不可缺少的作用。国家信息化建设也带动档案信息化，为了尽快适应国家信息化建设和档案事业发展要求，实施信息化带动策略，国家档案局明确指出要把档案信息化纳入国家信息化建设的总格局，以档案网络建设为基础，以档案信息资源建设为核心，以扩大档案信息资源开发利用为目标，加快推进档案资源数字化、信息管理标准化、信息服务网络化的进程，促进档案事业持续快速健康发展，为改革开放和现代化建设服务。

一、档案信息化系统的构建

利用数据库技术、数据压缩技术、高速扫描技术等技术手段，将纸质文件、声像文件等传统介质文件和已归档保存的电子档案，系统组织成具有有序结构的档案信息库。档案信息数字化工作遵循的三个原则:规范性原则、安全性原则、效益性原则。档案信息数字化的内容有两个不同层次:一是档案目录信息的数字化，二是档案全文信息的数字化。在档案信息化过程中，档案工作将逐步经历从封闭的、以实体管理为主的“重管轻用”向开放的、以信息管理为主的“重用促管”的管理理念、管理模式的根本性转变过程。最终实现以档案信息化推动档案事业现代化，真正实现档案工作与信息时代的结合，实现档案事业与现代社会的交融。

（一）档案信息化系统的内涵

信息系统是指以一定的技术手段，有组织地进行信息处理的系统。档案信息系统是系统收集、加工、传递数字档案信息资源的专门的信息子系统，是信息系统的重要组成部分，由相互联系的档案信息及其组织体系构成。每一系统都有其自身的结构即系统内诸要素相互联系、相互作用的方式，或者诸要素在该系统内的秩序。从系统内部构成来看，档案信息系统是由档案信息的输入、处理、贮存、开发和输出等要素构成的有机整体。档案信息系统从社会活动中输入档案信息，这是档案信息系统得以存在的条件同时，档案信息系统又向社会提供数字化的档案信息资源，实现为社会服务的目的，这是该系统存在的目的。

（二）档案信息化系统的外延

1.网站建设。在公共信息服务网站上建立的站点，它一般是以主页方式提供相关档案服务和开展档案宣传。档案网站建设是档案信息化建设的重要步骤，是档案部门联系社会的重要窗口。档案网站的功能有:服务功能、宣传功能、交流功能。档案网站的主要内容:档案工作信息、档案机构信息、档案资源信息、档案利用服务信息。

2.数字档案馆建设。利用电子网络远程获取档案文件信息的一种方式，它强调的是在数字化档案馆环境下用户开发利用档案信息资源的便利。数字档案馆的主要特点:存在方式上的特点，是一种无形的信息组织与利用环境;运行方式上的特点，存取档案信息的网络化;功能定位上的特点，以存取为中心。数字档案馆与现行实体档案馆的关系:现行实体档案馆的馆藏档案是数字档案馆形成的基础;数字档案馆的出现对现行实体档案馆的馆藏建设提出了新的要求;数字档案馆为现行实体档案馆提供了新的管理和服务机制。两者不是替代关系，而是相互依赖、相互促进的关系。

（三）信息化系统的功能模块

1.数据输入。数据输入功能是档案自动化管理系统的前提和基础。如果没有数据输入功能，计算机将没有任何处理对象，则计算机档案管理必然成为空话。因此，这个功能是其他所有功能的基础。数据输入功能可以通过各种方式实现，其中主要是通过计算机的相关输入设备，比如键盘、扫描仪、绘图仪等，将相关数据输入计算机中等待处理。

2.数据查询。输入计算机的数据在计算机中存贮在不同类型的数据库里。数据库的类型可以根据数据量的大小和数据处理的难易程度选择。系统根据不同的档案信息查询需求，形成单项或组合查询，查找到相应的数据信息。一般地，根据不同的权限，被查询到的信息还应该有不同的处理方式，比如，管理员可以对查询到的信息进行修改，而一般的用户则可能只能进行浏览。

3.数据输出。数据输出是根据信息利用者的需要，查询到相应的数据信息后，对该信息进行不同形式的输出以便利用者利用。输出方式可以是简单的浏览，比如屏幕显示，也可以是打印、刻录入光盘等。特殊格式文件还可以输出到特殊载体，比如文件可以输出到绘图仪。数据输出是信息的主要出口，是信息利用的重要桥梁，必须通过数据输出，档案信息才能得到有效的利用。

4.数据整理。数据整理是对存贮在计算机数据库里的信息按照一定的要求，进行相应的分析、处理，目的是使所存储的数据更加有序、合理。数据整理包括两个方面的内容逻辑整理和物理整理。逻辑整理是指将数据进行分类、汇总等，这种整理不变动数据的物理存储位置物理整理是指减少数据占用空间、提高数据查找效率的调整，这种整理涉及到数据存储的物理位置的变化。

5.业务管理。业务管理是档案自动化管理系统支撑的主要功能之一。实行档案自动化管理的重要目的就是要实现档案业务管理的自动化。业务管理工作包含很多方面的内容，目的是在计算机上实现档案借阅、档案交接、档案统计、全宗单制作等工作的自动、半自动处理。通过计算机档案业务管理可以大大减少档案管理工作所需要的人力、物力、财力，实现档案管理工作的减员增效，一定程度上提高档案管理工作的经济效益。

6.系统维护。系统维护是计算机档案管理工作的安全防范措施。通过系统维护，一定程度上保证数据的完整性、有效性。系统维护工作包括口令设置、权限分配、数据的导入、导出、删除等操作。这些操作都具有一定的危险性，如果操作不当，一定程度上会危及数据的安全，甚至造成毁灭性的损失。因此，系统维护工作也是档案自动化管理系统的一个重要功能，不可有丝毫疏忽。

二、评估体系

评估指标的选取是建立有效的评估模型的基础。只有合理的评估指标以及建立其上的评估模型，才可能有效地反映出档案信息系统建设、维护、使用全过程中的投入与产出，为档案信息系统的效益管理提供一个可供参考的评估结果，为档案信息系统的构建、维护、运行提供真正的参考作用。

（一）客观指标

客观指标通常是关于档案信息系统建设与使用情况的客观数据，由档案信息系统的建设与运行客观累计而成，比如档案信息系统建设中的硬件投入、档案信息系统使用中的用户使用次数、档案信息系统维护中的安全保障设施投入等等。客观指标通常可以由不同的客体直接提供，或者由档案信息系统的管理机构利用系统本身的功能自动统计而得。客观指标是档案信息系统效益评估最基本和最重要的指标，是档案信息系统效益评估的基础，通过客观指标能直接地反映出档案信息系统的基本情况。

（二）半客观指标

半客观指标也可以称为半经验指标，就是根据经验计算或对比而得出的半客观数据，如档案信息资源下载成本，事实上是无法客观准确计算的，所以必须根据档案信息资源的数据库成本和下载情况估算得出。对于半客观指标而言，计算公式是获得相对适用的半客观指标的关键，而计算公式则往往来源于对相关评估项目的经验估计。

（三）主观指标

主观指标也可以称为纯经验指标，即无法通过计算衡量，只能由分析者根据某些规则或经验得来的数据项。在档案信息系统建设与运行过程中，主观指标用于评估其效益的情况比较复杂，一般也只能得出描述性、结论性的评估情况而不可能获得可用于比较的量化指标。比如，某类档案信息资源在提供利用后能产生的社会效益的情况。

在上述三类指标中，第一类指标通常在建设档案信息系统的工作中由相关单位或部门比如硬件供应商提供，而后两类指标则必须由档案信息系统的维护机构根据档案信息系统的具体运行情况确定。而且，每一类指标都含有量化指标和非量化指标。每一个指标都需要给予一定的界定，在难以精确的情况下尽量准确。