信息技术环境下档案工作面临的挑战与对策探析

吕晓庆

（中共黑龙江省委党校（黑龙江省行政学院） 黑龙江 哈尔滨 150080）

当今经济的迅速发展和信息技术的推陈出新，使我们现在正处于全新的时代：信息时代。新的技术和设备改变了人们的生活方式和工作方式，信息时代拥有着全新的生活理念和管理理念。这就是信息技术的不断进步给时代带来的影响。在信息时代，信息的生成、加工、传输、使用所依托的技术早已融入档案管理工作的收集、整理、保管、利用等各项活动中，也在慢慢地影响着档案工作。档案工作的实际管理中，对档案信息的获取、传递、存储、利用等方面的实际管理，也越来越多地依靠信息技术。[1]通过对信息技术环境下档案工作的审视，可知档案工作在更加便捷与高效的同时，也出现了一些不可忽视的新问题，而这些新问题正是引入到其中的信息技术所带来的“副作用”。

一、影响档案工作的现代信息技术

档案工作中利用到的现代信息技术主要有计算机技术、档案信息存储技术、多媒体技术、网络技术。[2]

计算机技术自其诞生之日起，就表现出强大的计算能力与存储记忆能力，并迅速地发展，普及到各行各业中去。20世纪六七十年代，我国档案工作开始与计算机技术相结合，借助其独特的优势来简化档案工作流程、优化档案服务方式、促进档案事业的发展。计算机技术是数字档案管理工作中使用的最基础的技术，也是用途最广的技术。计算机技术为档案管理系统的上线与使用构建了环境；能够将纸质档案数字化处理，这是数字档案馆建设必不可少的元素；能够辅助编目检索，减少人力劳动。

档案信息存储技术将数字化的档案存储在一定的介质上，消除了纸质载体易破损、不能长久保存档案的弊端。档案信息存储技术不是纸质载体和传统档案存储柜具的替代品，二者在功能上相似，在特点上互补。档案信息存储技术都具备体积小、容量大、记录效果好的优点。而且利用这些数字化档案能够降低查档翻页对档案原件的损坏。比如缩微技术就是利用光学原理将档案信息感应在感光材料上来存储信息的。缩微技术存储的档案信息在大小上比档案原件小数倍，减少了档案存储空间的负担。

多媒体技术是指利用计算机对文本、数字、图像、声音等不同媒体的信息进行综合集成管理的技术，如扫描技术、信息识别技术、超文本处理技术、超媒体信息技术等。从某一档案类型的角度来看，多媒体技术对档案信息的加工与处理在档案信息化建设工作中发挥了巨大的作用；从档案信息资源的角度来看，多媒体技术能够将文本档案、图片档案、视频档案、音频档案等不同类型的档案信息整合起来，优化了资源配置。在档案信息系统建设工作上，多媒体技术也能助得一臂之力。在数字档案数据库中，相关联的档案之间，即使类型不同，多媒体技术也能将它们连接起来。在对档案进行检索时，互联的档案构成数据集合，增强了信息检索的效率，使用户能够在较短时间内获得更多、更全面、更有效的信息。

网络技术是计算机技术与通信技术共同发展的产物，是档案信息与档案利用者之间的“连接桥梁”，各种类型的数字化档案利用网络技术传输给档案利用者，即便是身在远方的利用者也能在较短时间内查阅档案，消除了时间与空间障碍；网络技术还能将两个或多个档案馆互联起来，形成档案信息共享网络，增加了馆际间的互动性。

二、现代信息技术给档案工作带来的挑战

（一）档案信息安全威胁增加

信息技术的使用产生了档案文件数字化的二次信息产品、档案原件的数字复制品，这些数字化信息的存储载体往往不稳定，比如光盘，虽然存储空间大，但是一旦破损，存储的信息将不能读取。信息技术尤其是网络技术的使用意味着开放了档案信息资源，档案信息资源的开放使档案利用者更加方便快捷地检索、利用信息，但是也存在一些隐患，尤其是档案信息的安全隐患。信息技术的更新与发展，虽然给档案信息带来了一个更坚固的安全保护伞，但是也在无形中提高了信息窃听等信息威胁因素的技术水平。尤其在相对开放的网络环境下，许多应用系统处于不设防状态，具有极大的风险性和危险性。[3]信息系统的防御能力、信息安全保障技术的配备决定了数字档案信息的安全状态。因为几乎所有的操作系统及其提供的应用与服务均已发现有安全漏洞，并且越流行的，其安全问题越多。[4]

纸质档案的信息与载体不分离，其信息安全的威胁来源主要是偷盗和载体的破坏。数字档案处于一个复杂的系统环境中，信息安全威胁来源多样。计算机操作系统和信息管理系统是各项数字档案信息活动的场所和基础，对档案信息来说，其安全防御能力、威胁识别能力、威胁解除能力起到了决定性的作用。档案是一种特殊的信息，其特殊之处在于档案信息具有一定的传播范围，超出其传播范围的属于泄密行为。不良目的的操作者通过一定的手段访问、浏览超出其使用权限的档案信息、攻击信息系统、破坏档案信息存储和管理环境等都在破坏档案信息的安全。

（二）档案工作人员技术水平有待提高

档案事业在信息技术飞速进步的大环境下发展迅猛，且目标明确——现代化和信息化，这不仅是档案事业工作者的追求，也是档案利用者的期望。当然，这一目标的实现不能单单靠信息技术和相应硬件设备的配置、组装，还需要档案工作者的使用、维护这些技术与设备的能力。如果档案工作环境达到了现代化的标准和要求，而能够使用它们的人寥寥无几或者使用的水平有限，没有能够将现代信息技术的功能完全发挥出来，那么现代化和信息化的目标还未完全实现。

档案服务人员的服务水平和专业技能在一定程度上影响着档案工作的工作质量。在信息时代，档案工作人员所需要具备的技能需要更加全面，传统的档案工作技能已经不能满足信息时代档案工作的需求，比如计算机著录要求档案工作者除了具备基本的打字能力外，还要求对计算机的熟练应用；缩微技术要求档案工作者对缩微机缩微照相技术、缩微阅读器的阅读和检索功能的熟练应用；档案部门利用网络技术可以建立自己的网站，同时要求档案工作人员学会上传、下载文件等等技术；数字档案馆的建立与使用要求档案工作人员必须能够使用信息管理系统。信息技术给档案工作指出了一条发展方向，档案部门要想完成向这个方向的完全转化，必须依靠自己所掌握的技术。

（三）信息技术存在漏洞

百密总有一疏，何况档案事业的数字化建设正处在探索发展阶段，信息管理系统的上线、信息技术的配置对数字档案管理工作的效率、流程甚至威胁正在一步步地揭示。技术使纸质档案数字化，分离了载体与信息，给档案的利用、储存、备份等工作提供了便捷；网络技术实现了数字档案的远程传输，即使是身处异地，也可以通过终端设备查阅档案，提高了利用者的使用感和档案的查档率，拉近了档案与人们之间的距离。但是，威胁并不是不存在的，信息技术的漏洞给档案工作尤其是数字档案信息安全保护工作带来了一定的威胁。防火墙被攻破，服务器遭到“袭击”、存储的数字档案就会存在被非法读写的危险；数字档案信息在网络传输的过程中，如果传输路径不是完全封闭的，是有漏洞的，这些漏洞的存在给了不良目的访问者以可乘之机。

三、现代信息技术环境下档案工作的应对策略

档案工作观念落后是束缚档案事业发展的一大难题，它将直接导致档案工作无法适应当前信息技术环境下社会的发展形势，因此我们只有清醒地认识到当前面临的新环境以及新环境下赋予我们的新任务，找出必要的对策，清除思想上的模糊认识，才能使档案工作跟上时代的节拍。

（一）提高档案工作人员的综合业务能力

信息时代下的档案工作对工作人员的能力有了新的要求：首先，必须熟练地掌握计算机技术、微缩技术以及网络通信技术等现代化技术，这些是数字档案信息化处理和现代化管理最基本的技能。就像组装一台电脑一样，硬盘、内存条、显卡、光驱等等是什么、什么功能、应该安装在哪个部位，必须要了如指掌，这样才能顺利地把一台电脑组装出来。其次，档案工作人员还应该具备信息检索、分析和整合的能力。档案属于信息，档案工作者就是信息工作者，信息处理能力是信息工作者的看家本领，档案工作者掌握一定的信息处理技能能够更专业地管理档案，服务档案利用者。

除了档案工作者自求进步外，档案部门还应该积极对专兼职档案工作人员进行业务培训，让档案工作人员不断更新档案业务知识，掌握各种检索技能、技巧，能迅速、正确地从各种数据库及网上信息资源等庞大的信息流中检索出利用者所需要的档案信息。建立相应的规章制度和激励办法，尽快培养出一支业务能力强、责任心强的队伍，以适应新形势的要求。

（二）建立完善的技术体系

来自外界的技术攻击手段各式各样，攻击目标较多，有的攻击目标是计算机、服务器等硬件，造成影响的则是存储在硬件上的档案数据安全和档案管理流程的中断；如果攻击目标是网络，那么受到影响的是在网络中传输的档案信息；如果攻击的目标是防火墙，那么机构内网就有可能被非授权访问。与外网不同的是，内网是机构内部办公用的网络，能够保护机构自身工作的机密性、保护机构存储和产生数据的非公开性。有些攻击目标直指档案信息，通过一定手段对档案信息进行非法增删改操作，造成档案信息有误、不可读、不再完整等，失去了凭证与参考的价值。

网络攻击多层多样，档案机构必须建立一个完善的、科学的技术防御体系，从档案工作的信息环境着手，把好每一个子环境的关，不给非法攻击手段留下可乘之机。计算机系统的漏洞是来自计算机自身的一个威胁，好在其开发者会定期开发补丁以供使用者打包下载。杀毒软件也是计算机运行不可不安装的应用软件，它不仅能够清理极端及运行产生的无用信息，腾出内存空间，还具有查杀木马、病毒的功能。机构里的每一台计算机应该安装正版系统软件并及时打包漏洞补丁和杀毒软件防毒杀毒。

（三）健全信息安全相关法律规章

档案是历史的记录，是国家的宝藏和社会的记忆。每个公民和组织都应该从尊重国家和民族历史出发，高度保护档案、管理档案、应用档案。人员的能力与责任技术的选择与配置，都是档案机构基于自身要求与技术环境的管理手段，不具有通用性。信息技术的更新换代改变了档案事业的发展环境与轨迹，相关的法律法规应该跟上环境的变化，制定一套惩戒分明、实用性强的法律体系。

我国已经颁布的法律法规有《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保密法》、《计算机信息系统安全保护条例》、《计算机信息网络国际联网管理暂行规定》等。这些法律有的对档案工作的规定过于笼统，有的对违反规定的行为惩戒力度不大，这样不仅起不到一部法律应该有的指导作用，而且还会给不法分子可乘之机，给档案管理工作带来麻烦，增加了档案的威胁因素。笔者认为，我国部分法律是时候要做出相应修改了，删掉早已过时的条目，填补新环境、新操作的空白。此外，还需要颁布一部惩戒档案技术犯罪的专门法，来约束个别人对我国档案宝藏的觊觎，来惩戒对档案事业发展尤其是数字档案发展故意设置障碍的人与行为，并奖励对在档案工作、档案事业发展中孜孜不倦、做出重大奉献的档案工作者。

（四）建立档案利用反馈机制

档案利用信息反馈是指“在档案利用这一连续活动中，档案工作者和档案利用者将发现的问题和情况、提出的要求、意见、评价和效益等，以信息的方式反过来传输给档案部门，档案部门据此来调节档案工作诸环节，使其逐步完善，在满足利用者需求的过程中不断提高档案管理的水平”。[5]档案利用反馈机制是尊重利用者、服务第一的表现。档案利用者的反馈信息是对档案服务工作直观感受的表达，包括对档案服务工作的意见和建议、查阅档案后档案产生的效益反馈等。档案工作者应该用心工作、善于发现问题，从档案利用的各种统计数据着手，发现问题，解决问题。这也是档案利用反馈信息的来源之一。档案利用信息反馈在深化档案利用理论研究的同时，也有助于档案学理论研究与整个社会环境接轨。[4]

信息技术给档案工作带来了挑战，并不表示我们对此束手无策。档案部门应该结合档案工作特点与信息技术的优势，规避其劣势，或者积极制定出应对策略，以降低风险。抓住时代机遇，促进档案事业的又好又快发展。

[1]刘谦谦，倪丽娟.试论信息文明下档案工作变革[J].兰台世界，2015(26):1+4.

[2]朱玉媛.档案学基础[M].武汉.武汉大学出版社，2008.

[3]刘琛.现代信息技术对档案工作的影响与对策[J].现代化管理.2008(2):26.

[4]陈永生，薛四新.数字化档案信息的安全保障体系研究[J].档案学通讯，2005(04):51-54.

[5]史江，李金峰.档案利用信息反馈工作的问题与对策探讨 [J].档案学通讯，2007，(03):27-31.