高职院校学籍档案管理数字化的探索与分析

2017-11-14刘美萍

海外文摘·艺术 2017年3期

关键词：学籍数字化院校

刘美萍

（包头轻工职业技术学院，内蒙古包头 014035）

教育 EDUCATION

高职院校学籍档案管理数字化的探索与分析

刘美萍

（包头轻工职业技术学院，内蒙古包头 014035）

高职院校中有一项非常重要的工作内容就是对学籍档案进行管理，优良的学籍档案管理有利于高职院校的发展与运行。近些年，我国出现一种档案管理的新型模式——数字化管理，倘若将其应用到学籍的档案管理中，就会极大地提升学籍档案管理的质量。为此我们对高职院校学籍档案管理的数字化应用进行了分析探讨。

高职院校；探索；数字化；学籍档案管理；

在我国科技不断高速发展的过程中，大部分行业的发展已步入数字化与信息化的发展阶段，同样，高职院校的学籍档案管理也适用。针对如何提升传统高职院校的学籍档案管理质量与效率，数字化与信息化的应用起到了非常重要的作用。然而，在进行数字化的档案管理时，要有适合的办法与过程，否则就无法实现其管理的作用。

1 对高职院校的学籍档案应用数字化管理的意义

1.1 应用数字化来管理学籍档案这是时代发展的必然趋势

现阶段社会的不断发展过程中，科技发展十分迅猛，已达到了新的发展高度，而在科技发展的推动下，各个领域的传统工作方式都已经改变了。先进的科学技术使数字化与信息化的水平得到提升，而现在大多数行业的发展都已趋向于数字化的建设，高职院校对学籍档案的管理也需要数字化。在高职院校以往的学籍档案管理的过程中，因其受落后的工作方式，较低的工作效率影响，而需要管理的学籍档案的数量却在逐年增加，这就大大提高了管理工作的困难，增加了档案管理工作者的压力与负担。在这种情况下，建设数字化的档案管理，就会将这些问题迎刃而解，也就是说，应用数字化来进行学籍档案的管理是符合时代发展要求的。

1.2 在学籍档案的管理方面应用数字化管理可节约大量的资源

在过去高职院校对学籍档案的管理工作中，在进行管理时受空间限制很大，利用传统的纸质版进行学籍档案的管理会占据相当大的空间。在进行档案管理工作时，学生的数量在逐年增加，因而学籍档案也就会越来越多，若是不应用数字化进行学籍档案的收集和处理，那么就会对档案资源的利用和开发造成严重的影响。另外，过去对学籍档案的管理方式有着很大的缺陷与不足，比如在进行档案资料的调取和查询等工作时，会耗费很多人力与物力，同时还浪费大量的时间。但是，应用数字化的管理就能扩展档案管理的范围，在过去管理学籍档案的方式下，想要处理档案或是查询学籍，都要在实地来完成，应用建设数字化的档案管理，就轻松的解决了这个问题，只要有网络存在，就通过数据库的登入办法，来完成学籍档案的实时处理及查询工作，这也大大提高了档案管理的工作效率。

2 探索高职院校中实行学籍档案的数字化管理策略

2.1 提高工作管理者的综合素质水平

很多高职院校对学籍档案的管理具有一定的重复性、机械性，并没有技术水平上的高要求。然而在过去档案管理和现代的信息技术融合过程中，对档案管理的工作人员有了更高的要求，管理档案者要有相关的专业技术水平。目前很多高职院校都已开设了档案管理的这一专业，有的学校在进行人才引进时，不但引进的人才要有相关的专业知识，而且还要重视其引进计算机与数字化管理专业的人才，从而提升其数字化管理学籍档案的水平。另外，高职院校还可利用开展培训等办法，加强原来管理档案工作者对现代信息技术的应用技术水平，从而有效提升数字化管理学籍档案的程度。在实际的工作中，管理学籍档案有着特殊性，这种管理工作和平时的主营业务关系密切，需要经常进行数字化档案管理的培训，增加工作管理者应用信息的意识，使整体的工作水平得到提升。

2.2 建立数字化管理高职院校学籍档案的模式

在管理高职院校的学籍档案过程中，其主要目的就是将学籍档案的作用发挥出来，从而达到档案资源的流通和利用目的。要想使档案数字化的管理水平得以提升，必须建立科学完整的档案管理的数字化工作模式，在过去学籍档案收集与管理工作的模式中，通常部门间都是各自为政，缺乏档案间的流通与交流，通过建设一体化的档案管理，能够利用现代的信息技术来完成档案资源的共享，节省了很多人力与物力，在调取资源与信息时，可利用档案调阅的办法，对工作资源进行有效的整合。所以，在提升数字化学籍档案的管理时，需要对数据的运算结构进行改进，建立统一的档案管理数据库，重视开发学籍的档案信息，促使信息部与档案部的整合，提供资源有效利用与共享的基本条件。此外，在进行建设数字化的学籍档案管理时，不但要对管理的工作流程进行优化，而且还要将现代的信息技术具有的便利性与快捷性发挥出来，而且还要完成其充分利用档案资源的目的。利用大数据的检索与分析等办法，找到学籍档案的内在联系，发现存在的指导性与共性问题，对学籍档案的管理模式进行分析，为后续工作能够顺利开展提供可靠的指导作用。

3 提高高职院校对数字化档案管理的办法

3.1 更新传统观念并加强认识

首先，高职院校的领导层要将数字化学籍档案的管理建设看作高职院校发展与改革的重要内容。加强数字化档案管理的重要认识，明确档案管理工作的数字化，信息化，这是互联网时代进行建设高智能，新概念学校的基础。我们要将档案的信息化管理提到战略层面，加大投入力量。另外，管理档案的工作人员要提升自身素质，跟上时代步伐努力提升自己的技术水平与业务能力，工作中不只是归档，收档的内容，还要有掌握现代设备与计算机知识的能力。

3.2 强化档案管理，完善其管理制度

高职院校要根据有关高职院校的档案管理办法的要求，在校领导进行议事的日程中要有档案管理的内容，多管多看档案的管理工作。建立和高职院校办法规模适应的档案管理机制。建立完善的档案管理制度，同时对档案管理者进行定期培训。

3.3 强化人员培训，提高工作者素质

应用数字化的档案管理模式也需要工作者来做，首先建立高知，专业的工作团队，提高分析与归纳信息的能力，另外，还要提高所有高职院校人员收集信息的意识，将收集信息看作平日工作的部分内容。高职院校应制订出培养人才计划，加大教育投资资金。在培养档案管理人员时，要将其送到先进的数字化管理单位去开阔眼界，学习其优点与长处。特别是高职院校，要发挥学校的优势，充分利用公司与学校的合作来对员工进行培训；然后，还要培养专业技术的精英，在这些精英人才的带动下，迅速提高原有档案管理者的业务水平，能够更好的掌握计算机技术，还可以熟练应用现代的档案管理设备等，为高职院校培养出复合型的学籍档案管理人才。另外，高职院校还要对稳定档案管理的团队，不应频繁调动档案管理者。

3.4 加大投入资金，完善档案管理设施

要想迅速建设数字化的学籍档案管理，就要加大投入力量，使其建设成覆盖面广，综合性强，功能多的档案体系。所有的高职院校要结合自身的实际情况，配置充足地档案管理库房，同时对库房的条件进行改善，档案柜要确保其添置数量充足，对扫描仪，复印机，计算机等设备进行有计划的添置，保证其档案室能够进行永久保存。高职院校建立的档案室要满足防潮，防盗，防火等“八防”的要求，向着高职院校史的展览馆，资料与档案三位一体的发展模式。总而言之，高职院校要根据实际情况来考虑，努力建设档案管理的现代化，网络化，数字化。