高校档案收集归档措施研究

王雅南

【摘 要】做好各院系，各部门档案的收集归档，是高校档案管理的前提保障，保管利用是档案收集归档的目的。在归档事前的收集整理，事中的接收审核，到事后的考核评比，整个过程需要采取科学高效的管理措施与手段来保障高校档案资源体系的完整性、持续性和有效性。

【关键词】高等学校；档案馆；档案管理；收集归档；归档意识

0 引言

高校档案，是指高校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。在高校档案利用中，往往出现档案短缺的现象，如笔者近日遇到的，前后来两名毕业生因学历认证需要提供毕业证存根，但其中一位就没有，这种毕业证存根不是每年都归档保存的现象。档案是人们从事社会实践活动的记录材料转化而来的，是历史的原始记录。原始记录性是档案的基本属性。档案作为文化知识的一种载体和形式，具有原始性、孤本性、继承性。因其不可再生，一旦缺失，无法弥补。因此做好各院系，各部门档案的收集归档至关重要，它是高校档案工作的前提保障。以下，就高校档案馆档案归档措施进行探讨。

1 制度约束，规范收集归档

1.1 拟订制度，有章可循

高校文件材料的归档范围，在教育部、国家档案局出联合出台的《高等学校档案管理办法》，中华人民共和国教育部令第27号中明确规定有党群类、行政类、学生类、教学类、科研 类、基本建设类、仪器设备类、产品生产类、出版物类、外事类、财会类等十一大类，高校可以根据学校实际情况确定文件材料的归档范围，增设相应类目。如四川建筑职业技术学院制定了以上十一大类和人事档案、特殊载体档案共十三类档案的管理实施办法与归档范围和保管期限表，以及《电子档案管理办法》等档案管理制度体系，对档案的收集归档等等管理业务作出了详细的规定。

1.2 贯彻落实，督促检查

高校档案馆的档案资源来自高校各院系、各部门收集归档的文件材料构成高校档案馆全宗，高校实行档案材料形成单位 、课题组立卷的归档制度。高校各部门、各院系应配备专职或兼职档案工作人员，由其严格按照各类档案归档范围全面收集、整理本职单位的文件材料，及时收集，妥善保管。同时，高校档案馆要对全校各院系，各部门的文件、资料的形成、积累和归档工作进行及时有效的指导、检查和督促，让档案收集归档的规章制度得到全面的落实和贯彻执行，以保障规范、健全的档案源渠道。

2 宣传教育，提高收集归档意识

2.1 宣传普及档案知识，认识归档的重要性

收集归档，是高校档案管理利用的前提与保障，保管利用是档案收集归档的最终目的。高校各部门、各院系档案的收集归档如此至关重要，然而，档案的重要性，收集归档的重要性并非学校所有师生、管理者甚至档案管理人员都明白。档案馆要利用档案和校史资料开展多种形式的宣传普及活动，向师生普及档案管理制度与知识，提高档案意识，增强全院专、兼职档案员的收集归档意识，从而发挥他们的主动性和积极性。

2.2 宣传教育的形式与活动

高校宣传档案知识，提高归档意识，其内容、方法和手段要灵活生动，形式不拘一格。如校园广播、讲座、曲艺表演、画册、宣传单、故事、案例再现、档案检索、档案展览、参观校史馆、网络答题、现场抢答……. 等等喜闻乐见，容易参与，效果明显的形式与活动。

3 培训指导，按时全面准确归档

3.1 及时进行归档培训与指导

高校各院系、各部门将收集整理好的具有保存价值的文件材料交档案馆归档前，档案馆要按照归档范围的要求对档案移交业务进行培训与指导，确保全面、准确归档。

3.2 高校各類档案归档时间

高校档案馆是保存和提供档案的专门机构，高校应当立卷归档的材料由各院系、各部门的档案人员收集齐全，进行整理、立卷，定期交档案馆集中管理，任何人都不得据为已有或者拒绝归档。《高等学校档案管理办法》第十八条，对高校档案材料归档时间作了明确的规定：学校各部门应当在次学年6月底前归档；各院系等应当在次学年寒假前归档；科研类档案应当在项目完成后两个月内归档，基建类档案应当在项目完成后三个月内归档。

3.3 培训指导内容与方法

按照高校各类档案的归档范围，准确、全面收集归档，指导排除不该归档的文件材料；按照《归档文件整理规则》DA/T 22—2015，指导帮助档案的整理与立卷；指导规范填写移交清单，特别是电子档案移交清单的序号要与电子文件命名序号一致，便于核对与查找。保证各类档案的移交清单项目内容的完整、清晰与准确。

指导方法可以是现场办公、网络指导、电话交流、实物展示、集中培训、案例学习、经验传送……等等。

4 严格把关，保质保量

4.1 归档文件材料一定要满质量要求

要收集原件或源文件，归档的档案材料应当质地优良，书绘工整，声像清晰，符合有关规范和标准的要求。电子文件的归档要求按照国家档案局发布的《电子公文归档管理暂行办法》（国家档案局第6号令）以及《电子文件归档与管理规范》（GB/T 18894-2002）执行。

归档档案的整理要达到《归档文件整理规则》DA/T 22—2015的要求。学校各部门负责档案工作的人员应当按照归档要求，及时整理档案和立卷。立卷人应当按照纸质文件材料和电子文件材料的自然形成规律，对文件材料系统整理组卷，编制页号或者件号，制作卷内目录，交本部门负责档案工作的人员检查合格并签字后向高校档案馆移交。

4.2 内容完整，载体多样

数量上一方面要按照归档范围所覆盖的内容收集齐全，全面准确，另一方面，高等学校应当对纸质档案和非纸质档案同步归档。网络化时代，归档文件呈现了多种载体的特征，除了传统的纸质文件材料，各类载体的档案越来越多。归档的档案材料包括纸质、电子、网络数据资源、光盘、磁带、录音、录像、视频、课件等多媒体电子文档、照片、胶卷、实物……等等各种载体形式。一定要遵循各种载体的档案同步归档的原则。

5 年度检查，考核评比

《高等学校档案管理办法》第十四条规定：“高等学校应当建立、健全档案工作的检查、考核与评估制度，定期布置、检查、总结、验收档案工作，明确岗位职责，强化责任意识，提高学校档案管理水平。”例如，四川建筑职业技术学院，从2011年开始，按照 《四川建筑职业技术学院档案工作年度考评办法》及《档案工作年度考评标准》，进行的每年一度对上一年的档案工作的年度考核中，档案的收集归档工作的考核是其重要内，占了考核总分的58%，对收集归档的档案材料从数量和质量上进行认真的检查审核，打分评比。每年会评比出优秀档案管理部门和优秀兼职档案员，并表彰奖励。

【参考文献】

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