高校二级学院教学秘书队伍运行与培养机制

肖中俊+刘星萍

摘要：高校二级学院的教学秘书，担负上级任务安排的执行，并面向全体师生服务，是指令传达与任务执行的中间纽带与桥梁，作用重大。教学秘书的综合素质与教学管理质量息息相关，培养教学秘书的组织协调能力、计划能力、应变能力、执行能力、文字表达能力、教科研能力以及广博的科学文化素质，关心教学秘书的个人发展，充分发挥个人能力，提高他们的待遇和地位，是提高教学管理水平、稳定教学秘书队伍、保障教学运行、提高教学管理质量的重要途径。

关键词：二级学院；教学秘书；综合素养；教学管理

中图分类号：G647 文献标志码：A 文章编号：1674-9324（2017）43-0014-02

一、二级学院教学秘书队伍现状

（一）教学秘书队伍的稳定性

当前在很多高校中，教学秘书的队伍很不稳定，学校由于多种原因不断更换二级学院教学秘书。然而，作为高校部门以学年为周期的教学体制，有很强的连续性、专业性、严谨性，教学秘书人员的频繁更迭会导致学院的具体教学工作无法正常运转，政令不畅，教学质量无法保障。

（二）教学秘书业务水平

在经过一定培训后，教学秘书的业务水平也仍会参差不齐，其综合素质与能力都与院、校的发展要求不相适应。同时，早期学校对教学秘书的队伍建设重视度不够，很多教学秘书都是非教育专业人员，甚至是调岗人员，对教学管理工作没有专业认知。而学校层面由于教学秘书队伍不稳以及时间紧迫等其他原因，也无法对新聘任的教学秘书进行系统的岗位培训，这样就极大地影响了教学管理工作的总体水平，也将更深层次地影响高校教育质量。

（三）教学秘书工作

教学秘书作为指令传达与任务执行的中间纽带与桥梁，担负上级任务安排的执行，并面向全体师生服务[1]。任何失误都会造成教学事故，这就要求教学秘书除了具备较高的业务素质外，还应具备良好的思想认识，要有乐于奉献、认真严谨、高度责任感、沉着冷静的心理素质。因而教学秘书必须适应职业要求，调整心态，学会做事方法，摸索总结与提高，不断提升自身修养，一旦工作心态失衡，教学工作必将大打折扣。

二、教学秘书在二级学院教学运行中的作用

（一）桥梁作用

教学秘书作为高校二级学院教学工作的“传声筒”，接受教务处与二级学院的双重管理，保证政令畅通，必须时刻明确为上级与师生服务的意识并发挥重要作用，既要及时领会上级领导正确可行的措施、意见、建议或指令、决定，并迅速、准确、耐心地通知到学院相关教师和学生[2]。同时，还要时刻汇集师生的切实想法、建议、意见，形成书面报告，客观及时地反馈到二级学院、教务处等部门领导，发挥教学反馈机制中的关键节点作用，以便上级领导根据客观问题采取相应的解决措施和对策。

（二）日常运行作用

教学秘书在每个工作日都要面对全院师生，其工作繁杂，需要具体实施与操作。具体表现有如下几个方面：（1）及时的文件通知。（2）恰当的时间安排。（3）正确的统计。（4）精确的填写。（5）教务记录日志。这就需要将日常工作进行汇总统计，分门别类，完成交办的各种任务。

（三）协调作用

首先，教学秘书对教学院长直接负责，当教学院长根据教学任务作出决策后，要协助做好决策实施的协调工作。其次，教学秘书能够对本学院内部系部之间、教师之间、师生之间、学院之间进行协调，保障教务工作保持正常化、秩序化、人性化、规范化、科学化，而这种协调是无所不在、无时不有的[3]。教学秘书需要顾全大局，善于协调各种关系，不偏不倚，公正客观，心思缜密，灵活处理，营造和谐氛围，突发紧急事务时要保持头脑清醒，处变不惊，临阵不乱，拓宽思路，坦然面对，学会思考，及时报告，敏捷应变，提出见解，征求意见，协助院领导妥善处理，避免矛盾激化，或顾此失彼，尽一切力量保障教学的正常秩序。

（四）存管作用

二级学院档案室的纸质、电子资料是保障全院师生材料的重要部门。其中教学档案丰富，每位教师近五年来的教学计划书、教学日历、教材征订表、学生评教结果、工作量统计、调停课申请报批表、教学科研统计表、人事考核表、学院函件、教务处通知、申报的各种材料等，都应该有详细地校对、审核、记录、分类、编目、存管等。其次，还有近五年来的试卷、毕业实习、毕业设计归档等。教务秘书作为教学档案资料的第一责任人，应该妥善存管，保证资料的真实性、严谨性、正规性。

三、教学秘书队伍综合运行与培养机制建设

（一）制定规范有效的培训机制

强化岗前培训，重视在岗学习。高校领导应该高屋建瓴地统筹教务全局，从校务层面构建教务人员不定期或定期进修和培训机制，提供培训公务经费，通过考察走访学习、专家报告会、交流会等丰富形式开阔基层教务人员的视野，提高其业务水平和管理技能。这种培养骨干教务人才的机制建设有利于教务管理人员开放眼界、学习别人优点、发现别人特色、增强教务管理机构工作活力，提升教务管理人员特别是二级学院教学秘书干事创业的积极性与主动性。

（二）制定有效的教学秘书他励与自励机制

高校作为以学期为周期的教学管理模式，他励与自励机制对教学秘书工作水平的提升尤为重要。首先，实施教学秘书工作评价机制，对其工作进行客观的定性与定量的综合评价，形成对其有指导性的正向肯定与积极性的改进意见，并给予荣誉奖励等。其次，通过工作评价机制，也就是要求教学秘书针对自己的不足，不断改进，提高自身素养，形成自励的正反馈机制。

（三）重视教学秘书在教学工作中的地位

教学秘书的工作繁杂而辛苦，事无巨细都需要做到规范无错误。在实行院校二级管理以后，学校权责重心下移，二级学院教学管理的具体模式、内容、形式、数量发生较大变动，一般2至3人负责整个二级学院的教务工作，面向对象多，任务加重。因此，在高校集约式发展的当前，有必要呼吁高校领导在以内涵建设为学校重要突破点的政策下，应高度重视基础教学单位的中心地位，给予教学管理“枢纽”的二级学院教学秘书应有的地位，给予适当的物质及人文关怀，建立岗位晋升与教务人才培养机制[4]。

（四）加速建设教务管理现代化网络化

当前国内绝大多数高等院校均实现了计算机教务管理系统的配置与运行。而当前高校教育日新月异，新情况、新要求不断出现，这就要加速实现教务管理现代化，开辟更多共享式、开放式的信息化服务平台，更新与完善新的综合性信息管理系统。强化教务办公自动化，形成线上线下信息交互，为确保教务管理工作取得新进展而提供更广阔的平台。

（五）建立公正客观的考核机制

高校应该从学校教学水平的角度出发，着力建设一支稳定的、专业的专职教学秘书队伍。坚决避免兼职、临时或调岗教务秘书带来的短期行为造成的教务成本增加、交接断续、责任失衡现象。制定规范的岗位责任文件，明确教务人员的权、责、利，做到职责分明、权责利对等。完善教务人员岗位绩效评价机制，形成量化标准，坚决杜绝“干多干少一个样、干好干坏一个样”的怪现象发生，制度上保障职员积极性，政策上保持队伍稳定性，真正做到能够留住能人、用足好人。

（六）建立专业的教务人才引进与运行机制

随着学科和专业门类的不断增多，教学管理人员队伍也急剧增大。很多情况下，在引进教务管理人才的时候，仅仅以学历作为评价机制，而对于引进人员的专业素养考虑偏少。而在二级学院的具体教学管理工作中，涉及到具体的专业、课程、培养方案、专业建设等工作，这就需要教学秘书既要具备教务管理专业知识，又需要具体服务对象专业的专业素养。此外，在每次学校教职员工职务换届或工作调动时，应该考虑二级学院教学秘书的专业性，尽量保持教学秘书队伍的稳定性。

参考文献：

[1]蒯秀丽.高校教学管理的现状、问题及对策[J].教育与职业，2013，（2）：163-164.

[2]邓德胜，甘瑁琴.提高高校教學管理水平的对策研究[J].教育与职业，2013，（21）：39-40.

[3]张慧琴.新时期高校教学秘书人才培养现状分析[J].中国电力教育，2013，（22）：38-39.

[4]徐升槐.二级管理模式下学院教务人员的定位与提升[J].大学教育，2015，（1）：181-182.endprint