基于物联网的数字档案馆建设模式探讨

文/南方电网超高压输电公司 刘茜

基于物联网的数字档案馆建设模式探讨

文/南方电网超高压输电公司 刘茜

随着第三次信息技术革命的兴起，互联网正应用于人类社会各领域，我国的档案管理制度在过去传统的档案管理方式下存在一定的问题，物联网环境下的数字档案馆是集智能采集与存储、实时监控与防护、综合扩展等功能于一体的数字化管理模式，它能有效弥补现有档案管理方式的不足、管理效率的低下，节约档案管理成本，提升档案管理服务水平。

物联网；数字档案；模式

一、物联网环境下档案发展方向

（一）网络化。档案管理的关键，在于将信息化数字档案快速存储到网络数据库，每一本档案上贴上RF标签，与数据库中的数字信息一一对应。企业各部门档案管理人员在完成档案的清点提交后，档案馆人员就可进行在线的档案整理和反馈，有助于企业员工便捷地查阅档案信息。网络化既符合物联网环境下档案建设的时代特征，又代表了档案管理先进的发展方向。

（二）智能化。基于物联网的档案管理平台，除了档案的查询由系统完成外，还能判断某些环节是否符合工作规范。比如自动识别档案查询者身份，若是有异常情况，系统触发自动报按钮，并呼叫安保人员。也可以通过传感器采集馆内环境数据，对档案馆内的温度亮度进智能控制，对整个馆内进行实时监控。把档案管理与物联网智能技术结合起来才是未来的发展方向。

（三）人性化。单一的档案服务已不能满足新的需求，各类档案信息爆炸式的泛滥，需要在海量的各种数据中查询到所需要的档案信息，并对档案信息进行挖掘分析，从而获得有价值的参考信息。在企业档案管理中，提高档案工作的效率，丰富档案工作的内容，目的在于以人为本，推进企业档案管理的人性化理念。

二、基于物联网的数字档案馆模型及其系统功能

（一）基于物联网的数字档案馆模型。物联网的关键技术就是RFID技术，即能够在一定的距离内，通过识读器读取物品电子标签上的数据并进行相应的处理。该技术大大减少了数据录入和存储过程中人工干预的成分。此外，WSN是由多个传感器节点组成的通过无线通信形成的网络系统，它拥有极强大的感知能力和处理被感知区域内对象信息的能力。这些电子标签每隔一段时间就会把采集到的数据通过无线通信技术发送到RFID识读器，经过处理后的数据发送至档案管理中心，存储进在线数据库，方便用户查看。

图1 档案智能工作系统

（二）系统功能介绍。1.快速查找、准确定位。通过每一份纸质档案上的电子标签，档案管理人员就能够对档案架上的档案及时地复盘扫描，查看每份档案的状态，对比档案信息管理系统的档案有关信息，从而能及时发现档案丢失或未更新等问题，利用现代化的科技手段确保档案管理工作的高效率。2.实时监控。该系统除了智能化的档案管理外，它的安全防护性能极高，可利用每个传感器上的每个节点的感知能力，对档案实体周围的温度、光线信息进行传感，当档案实体的温度湿度环境不合适时，传感器节点会自动向该区域管理节点发送提醒信息。此举措有助于预防档案实体因环境的不适带来的风险。传感器节点连同视频监控系统共同对档案实体实时监控，如果档案实体未经授权出库，库房的探测器就能及时检测并触发自动报警，管理平台通过手机向档案管理人员发送短信以便于管理人员及时了解库房动态。3.信息互通。基于物联网的数字档案馆能够实现每个档案实体的信息互通。物联网环境下的档案管理，其互联性发挥着关键作用，所谓物联网，就是实现物与物的联系，在强大的感知能力和控制力作用下，每个应用对象在获取感知信息后，还能相互传递信息，物联网让这种智能化的信息处理能力有机联系成一个整体，在数字馆的构成中，必将丰富档案实体内容，产生大量的辅助信息，信息的交换和共享减少了人工干预的成分，更加体现档案管理的数字化、智能化。

三、基于物联网的数字档案馆的优势

（一）智能化数据采集。物联网环境下的数据采集通常采用的是RFID技术，它是集编码、识别、载体、通信于一体的综合性技术。区别于一般的数字档案馆用计算机录入档案数据，此项技术的读写器可无接触地读取并识别电子标签中所保存的电子数据，从而实现对物体识别信息的远距离、无接触式采集、无线传输等功能。基于物联网的数字档案馆拥有智能化处理信息的能力，有效解决档案编目流程繁琐低效，整理时间长的问题。

（二）实物档案定位跟踪，安全性高。RFID标签上的详细全面信息，确保了档案馆的工作人员提前控制实物档案的数量，预知实物档案的完整信息。在实物档案入库时，在库房布置多个RFID读写设备，档案馆工作人员及时获取实物档案的位置、存放地点，明确档案的保存状况。RFID实时跟踪实体档案的入库与出库，记录档案使用者的相关情况。定位和跟踪功能不仅有效加强了对实体档案的保护力度，而且也规范了实体档案的使用方式。其他的数字档案馆的重点在于档案信息的存储与保护，一旦实体档案离开档案室，无法对档案的移动情况进行实时监控，物联网的无线通信技术和信息保护技术保证了档案管理的安全性。

[1]周刚,苏本跃.物联网技术在高校档案管理中的应用[J].安庆师范学院学报(社会科学版),2016(2).

[2]陈超,梁兴建,邱玲.基于RFID物联网的档案管理系统设计与实现[J].四川理工学院学报(自然科学版),2011(12).