学校行政办公室日常管理系统的思考

刘双

【摘 要】学校的行政办公室是整个学校行政部门的核心，主要负责学校行政事务的管理，办公室工作做得好坏与否，直接关系到整个学校的管理运行效率的高低。本文将探讨学校行政办公室日常管理系统的运行状况，做出一些发展建议，以供借鉴。

【关键词】学校；行政办公室；日常管理工作

引言

随着我国社会的不断发展，学校对办公室行政管理工作的要求也日益提高。行政办公室是学校行政管理的核心部门，对整个学校的机构运行具有重要作用。因此，学校办公室应做好日常的行政管理工作，不断转职能、促发展，增强学校的发展动力。

一、学校办公室管理工作的职能与地位

（一）办公室职能所在

学校的行政办公室是为学校各部门或学校各领导、广大师生提供全面服务，以促进学校各方工作开展，提高其工作效率的行政办事机构。学校的行政办公室由其性质决定其具有权力与职能的覆盖面积广，工作中面临的问题复杂多变等特点。具体说来，学校行政办公室作为学校的综合性的行政办事机构，具有接收与传达指令、协调并处理各部门关系、排解各种问题及纠纷、监督并检查、实现对搜集与整理各种文件等具体职能，需要学校办公室行政人员具备较高的行政管理水平，同时需要学校相关领导的高度重视与帮助。基于此，校内各层级的管理人员都应提高对学校办公室行政管理水平的认识，加强其对行政管理工作的重视程度，促进学校行政管理工作的顺利开展，从而令未来管理工作中所遇到的问题加以有效处理。

（二）办公室管理地位

随着我国社会不断发展，我国的学校教育事业也得到了又一次的发展。在此之中，学校办公室作为整个学校的行政管理机构的核心所在，肩负着对整个学校各方面事务管理与问题处理的重任，处于学校高层管理之下的行政部门，是整个学校中各级部门开展行政工作的中枢神经，在校内的日常行政工作中，既要负责接收高层管理人员所下达的各项指令并及时将各项指令向下级各部门下达，又要对下级各部门的关系及利益加以斡旋，作为学校对外服务的一项平台，该机构所覆盖的范围较为广泛，在对外宣传工作上起着重要的示范作用，深刻反映着学校的整体形象。基于学校行政办公室管理的重要地位，校内管理人员务必要重视学校的办公室管理工作。

二、学校办公室管理工作处在的常见问题

（一）思想有待提升

在学校办公室管理工作中，行政人员的工作较为琐碎、繁杂，对办公室人员的操作性与实践性要求较高，但理论性基础较差，往往造成学校办公室管理人员的政治理论水平不高的状况，导致办公室行政管理人员在对课程进修、科研项目的申报以及对职称的评选上较其他理论素质较高的工作人员缺少竞争力，导致其思想情绪波动较大、对行政管理工作缺少积极性与主动性，对学校的日程行政管理工作带来一定的负面影响。

（二）服务意识较差

学校办公室行政管理人员中还普遍存在服务意识较差的问题，影响着学校的日常的行政管理工作。在实际工作中，学校办公室行政人员普遍存在服务意识较差的问题，主要表现为未能及时解决下级各部门或师生群体所传达上来的问题与困难，遇事采取推脱、逃避的消极应对方法，未能达到对学校发展过程中所遇到的具体问题的有效处理，对整个学校的发展造成消极影响。另外，学校办公室的行政部门的性质与特点决定了该部门所在的行政人员大多默默无闻，因瑣碎的事物较为繁杂，往往会因受到批评而埋怨、委屈，导致学校办公室行政人员在长期的工作中产生消极情绪，致使其行政能力与服务意识未能完全发挥出来，严重影响了学校行政工作的开展。

（三）缺少创新精神

由于办公室行政工作需要对繁杂的事务进行管理并做好后勤保障工作，所涉及的工作覆盖面积较广，其中包括接待、协调、办事、来访、督查等工作，又要统筹全局，起到承上启下的承接作用。因此，办公室行政管理人员不可全凭经验去处理日常事务，应具备足够的创新精神，以提升管理工作的水平与效率。

三、加强并改进学校办公室管理工作的举措

（一）树立管理理念，增强理论素养

行政管理的终极目标是促进人类的发展，学校办公室行政管理工作的目标是促进学校内部管理人员及广大师生的共同发展，其行政管理人员的执行能力强弱决定了办公室行政管理工作的执行力度的大小。因此，学校办公室行政管理人员应树立管理理念，增强理论素养，促进行政管理工作的开展，以促进学下内部全体成员的共同发展。首先，学校办公室的管理人员应坚持“以人为本”的发展理念，树立正确的行政方向、坚定的行政立场与发展的行政观点，树立科学的世界观、人生观与价值观，以改革创新的进取之心面对新时期我国行政管理工作中的变化。其次，由于学校办公室行政管理是一种服务性与实践性较强的管理工作，其工作的管理特点在对象、内容与方式上较其他管理处室大不相同，因此，办公室行政管理人员应增强自身的党性素养，不断设法增强其政治理论素养，并将政治理论与党性素养作为日常工作的理论指导，真正地做到秉承着“以人为本”的发展理念做好学校的服务工作，统筹兼顾，协调好各方利益。

（二）明确岗位职责，提高服务意识

首先，办公室行政管理人员应明确权责划分，认真履行好自身的责任与义务，令整个行政机构各司其职，以高效率、高质量完成上级领导所下达的任务或指令，并处理好下级部门所传达上来的各种问题，增强其工作的积极性与主动性，避免在日常工作之中出现相互推诿、拖延工作的情况。学校领导在划分管理人员的岗位职责时，应坚持因事定岗、因岗定规、人岗合一的高效划分方案，从行政管理工作的自身实际出发，做出科学合理的计划方案，令行政管理人员明确其自身职能，从而促进其服务意识的提高，为学校的发展做出积极的推动作用。其次，坚持权责统一的原则，对各岗位权责进行量化处理，尽最大努力做到全面、明确、具体，为学校的工作人员提供更加优化的考核方案。再次，应制定严格的考核方案与奖惩方案，对考核优秀者给予鼓励与奖励，而对于考核不利或存在失职、渎职过错的人员应给予严厉处理，通过此项措施可令办公室行政人员明确其岗位职责，有效提升其服务水平与服务意识。

（三）推动创新工作，提高行政效率

随着电子信息技术的发展，人类开始进入信息时代。学校的行政管理方法也应随着时代的进步而得到应有的发展。学校行政管理手段应设法融入信息化的管理模式，推动行政管理工作的创新发展。如行政管理人员可利用计算机网络进行接收并传输各种数据与信息。在遇到某种问题时，相关人员可通过网络进行交流与协商。管理人员也可以利用网络绘制与学校日常工作相关的图表，利用电子打印技术将图表打印出来，可实现信息的有效传达，从而提高办公室行政管理的工作效能。

四、结论

总之，学校办公室行政管理工作是学校开张各项工作的核心工作之所在，在学校的整个工作过程中，占有极其重要的地位。在新时期，学校行政管理工作应做到树立管理理念以增强理论素养、明确岗位职责以提高服务意识、推动创新工作以提高行政效率，从而促进学校行政工作的展开。

参考文献：

[1]傅丽滨.高校办公室管理工作难点解析[J].人力资源管理，2014，12：192-194.

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