档案管理现代化中存在的问题及对策

◎李莉

档案管理现代化中存在的问题及对策

◎李莉

本文概述了档案管理现代化的内涵，在此基础上分析了档案管理现代化中存在的问题，指出标准化程度低、高层次专业管理人员缺失以及相关经费资源投入不足是困扰档案管理现代化的重要障碍，针对这个问题提出了档案管理现代化的对策，希望可以为档案管理现代化工作的顺利开展提供力所能及的帮助。

随着计算机信息技术的迅猛发展和快速应用，档案管理领域迎来了重大变化，档案管理的现代化是不可逆转的发展潮流和取向。档案管理现代化是一个综合的系统化的工程，它包含多方面的内容，目前档案管理过程中存在着标准化程度较低、缺失高层次专业管理人才以及相关的资源投入不足等问题，这些都极大地困扰了档案管理现代化的进程，为此在档案管理现代化进程中必须正视这些问题采取对应措施，本文分析了档案管理现代化中存在的问题，并针对性地提出了对应的措施和解决办法。

档案管理现代化的内涵

档案管理现代化是指在现代管理科学和计算机信息技术的指导和技术支持下，采用先进的管理理念、技术和手段，在充分激发和调动档案管理人员主动性、积极性的基础上，改变传统的档案管理模式，实现档案管理的信息化、智能化、系统化管理。档案管理现代化较传统档案管理模式，具有节省空间、海量信息存储、快速检索、强大应用能力等有点，能够为相关决策、应用和服务提供快速、高效率的档案信息，信息社会背景下的档案管理现代化要求信息载体必须从传统的纸质档案向电子文件过渡和转变。

档案管理的现代化离不开现代计算机信息技术的发展和支持，使用计算机信息技术手段对档案信息进行存储、加工、处理、检索、分析等，不仅是档案管理现代化的重要特征，也是实现档案管理现代化的重要手段，从档案管理的服务属性来看，档案管理的现代化是一个动态的发展过程，其需要面向社会需求不断地进行自我的调整。

档案管理现代化中存在的问题

标准化程度低。档案标准化是档案管理现代化的前提条件和重要基础，由于我国档案管理的标准化工作起步较晚，同时档案管理的体系复杂、管理分散，使得档案管理中的行政分割、条块分割等现象比较严重，各档案管理单位通常都是基于自身经济技术条件选择相应的档案管理软硬件设施、设备和系统，从而造成了档案管理在水平、模式、方法、机制等方面存在着严重的参差不齐的状况。目前不少领域所使用的档案管理软件系统在功能上比较单一，与国际标准相差较大，数据不完整，使得档案在索引、标注、共享方面较差，与此同时仍然缺少国家级层面的统一的档案发展规划和标准，这种状况严重地阻碍了档案管理现代化进程的推进。

高层次专业管理人员缺失。现代档案管理的人员组成在层次上可以分为三级，即辅助人员、专业人员和高层次专业管理人员，作为高层次的专业管理人员应该具有较强的政策水平和政治理论修养，同时还应该具有较高的文化素质和现代管理技术能力，具备专业的档案管理业务知识和技能，能够科学地制定和规划档案管理的中长期发展蓝图，此外还应该具有较强的协调、决策和组织能力。目前档案管理队伍群体中学历层次普遍较低，专业技能和素养与现代化的档案管理要求还存在较大差距，高层次的专业管理人员尤其缺失，导致很多的新方法、新技术无法有效地在档案管理中进行推广。

相关经费资源投入不足。档案管理现代化是一个系统工程，需要很大的相关经费资源投入，十分不幸的是，由于档案管理现代化的作用、地位和价值并没有完全得到领导层次的认识和重视，使得档案管理现代化所需要的资源经费投入严重不足，尤其是在一些基层单位，甚至缺乏购买必要的档案管理设备、设施，使得档案管理的基础条件比较简陋，档案安全管理缺乏保障，大部分的档案管理设施、设备建设存在不规范、不标准的问题，因而也就无从谈起档案管理的数字化、标准化和自动化，因而相关经费资源投入不足已经成为档案管理现代化的重要制约瓶颈。

档案管理现代化的对策

注重标准化建设。如前所述，档案管理标准化是档案管理现代化的重要前提和基础，现代化的档案管理是建立在标准化的档案管理基础之上的，只有实现标准化的档案管理才能实现先进技术、严密分工和广泛协作的相互配合，在信息化社会背景下，要实现档案信息的网络共享、交流和沟通，就必须采用统一的规范化的标准和协议来协调相关事宜，也只有这样才能确保档案管理现代化中各项工作的有效实现，值得注意的是，档案管理的标准化建设不仅局限在档案数据的标准化上，还涉及到档案管理运行机制、环境等方面的标准化和规范化。

培养高层次专业管理人员。针对目前档案管理队伍群体中高层次专业管理人员缺失的问题，要加大力度、采取多种方法和渠道培养一大批高层次的专业管理人员，现代档案管理事业急需一大批具有丰富档案管理经验、理论和实践，同时还具有计算机信息技术等方面知识的复合型人才，为此要注重复合型、高层次专业档案管理人员的甄选和使用，将具有复合型知识、技能的高层次专业管理人员充实到档案管理现代化的队伍中去，此外还要针对目前在岗人员加强素质、技能和相关知识的教育、培训和实训工作，帮助一线档案管理人员提高技能、素质和素养。

加大经费资源投入。各级领导人员和部门要充分认识到档案管理现代化工作的意义、价值和地位，切实关心和支持档案管理现代化的各项工作，从经费资源上加大投入力度，确保档案管理现代化进程中各项工作的顺利开展，为此要从预算上对档案管理现代化的工作经费进行相关安排，对于重点档案管理环节要有专项的预算，要按照档案管理现代化的要求和标准购置档案管理的相关设施、设备和器材等。

（作者单位：山东省青岛市城阳区房地产管理处）