人事档案管理网络化建设意义与实施策略

◎张旭兆

人事档案管理网络化建设意义与实施策略

◎张旭兆

网络环境下，人事档案管理网络化建设已成为必然趋势，全面了解人事档案管理网络化建设的意义及实施策略，对更高效地推进人事档案管理网络化进程有着重要的意义。鉴于此，本文在介绍人事档案管理网络化背景的基础上，对人事档案管理网络化建设的意义和实施策略进行了分析，以供参考。

人事档案是记录个人从事学习、工作等各类社会活动的重要文件，是个人出身、受教育背景、社会关系、工作经历、赏罚情况的重要原始记录，是用人单位进行人事管理、人才培养、领导干部选拔任命等各项工作的重要依据与凭证。随着人事制度的不断创新改革，人事档案资源的价值得到不断提升，高效、准确地做好人事档案管理工作显得尤为重要，而将网络化管理理念、管理技术引入人事档案管理中，无疑是提升该项工作效率与质量的可行之举。

人事档案管理网络化的背景

计算机技术和互联网技术的飞速发展，推动了人事档案管理的网络化建设。人事档案管理系统更是如雨后春笋般建立起来，极大地提高了人事档案资源的真实性、时效性。人事档案管理的网络化，不仅使得人才档案更加健全，同时资源和数据的共享，极大地提高了各级各类管理的工作效率。此外，随着现代通讯技术的迅猛发展，各种终端设备可以实时连接互联网和计算机，提高了人事档案数据和信息的传递效率。目前，计算机、网联网和通讯技术形成了一个庞大网络检索系统，基于这一系统建立的人事档案管理系统，最终会实现人事档案资源和信息的共享。因此，加快人事档案管理的信息化建设势在必行。

人事档案管理网络化建设的意义

基于计算机和互联网的人事档案管理系统，使得人事档案更加全面，提高了人事档案的真实性，有效提升了人事档案管理的时效性。在经济和社会飞速发展时代，人事资源档案管理也面临着巨大的挑战，加快人事档案管理信息化和网络化改革，实现人事档案资源共享，有着重要的意义。

首先，人事档案管理信息化有助于发挥人事档案工作的服务职能。人事档案信息化后可以更好的服务人事档案管理，能更有效、更及时、更全面地将人事资源传达给有关部门，便于用人部门能直观地了解人才的相关信息，掌握单位的人资状况。

其次，人事档案管理网络化有助于提升人事档案资源的利用价值。人事档案管理网络化，便于企业及时掌握员工档案，领导想要了解某一员工情况时，一键搜索即可查阅，极大节省时间，提高了人事档案的使用价值。同时，利用电子信息库查询，还可以避免纸质档案损害，保护纸质档案的完整性。

再次，人事档案管理网络化有助于提升档案信息的规范性、时效性。人事档案管理信息化和网络化建设，一定程度上实现了资源共享，极大保障了人事相关信息的真实性，同时便于及时更新信息，保障了信息的时效性。此外，网络化管理将人资信息分门别类，使得资源和信息更加地规范，便于相关人员查阅和使用。

最后，人事档案管理网络化有助于提升人事档案管理效率。人事档案的信息化，实现了信息的规范性和时效性的同时，更方便了使用者，提高了人事工作者的工作效率。企业在选拔、提拔人才时，不再需要从大量的纸质档案中一一查找，人事工作者只需从一键搜索信息库，便可马上调取相关信息，从而极大节省时间，提高工作效率。

人事档案管理网络化建设实施策略

要全面实现人事档案管理网络化建设，应采取以下措施：

增加资金投入，提升硬件水平。人事档案管理网络化建设需要性能优越的信息化设备和条件良好的相关设施来支持。因此，相关部门不但要从思想上重视人事档案管理网络化建设，更要就该项工作给予充分的资金投入。用以配备数量充分的计算机及其他信息化设备，不断改善机房环境，并适时引进先进的档案资源管理软件，以实现人事档案管理硬件条件的不断优化，为全面实现人事档案网络化管理奠定坚实的基础。

强化档案认定，完善电子归档。做好人事档案管理的各项基础性工作，是保障档案资源质量，提升档案网络化管理效率的重要基础，对此需要采取两项措施：一是完善人事档案认定工作。

传统的人事档案为纸质文件，在录入数据库前，其原始性与真实性需要进一步认定，因此，在人事档案管理网络化建设中需档案人员对档案中的有关信息进行全面、认真的审核，以保证其中信息的真实、可靠性；二是强化电子归档管理。对此一方面要尽快统一电子档案的格式、内容，另一方面要将现有的电子档案按照统一格式进行梳理、修订，且将纸质档案中的重要部分尽快录入数据库形成电子档案，以保障用人单位人事档案的真实性、安全性、完整性与可读性。

规范档案操作，完善管理制度。规范档案管理操作对确保档案资源完整性、安全性有着重要的意义，对此，人事档案管理部门应就各项档案管理业务的操作流程、操作方法做出明确规范，同时要求档案人员严格执行网络信息的保密协议，杜绝档案信息被泄露和篡改，以确保人事档案信息化管理过程中数据的真实、准确、规范和统一。

综上所述，当前人事档案管理网络化建设已成为不可逆转的趋势，尽快提升对人事档案管理网络化的认知水平与操作能力是每位人事档案管理人员的重要职责。要全面实现人事档案管理网络化，不但需要相关部门给予充分的支持和投入，更要求档案管理人员做好档案认定、电子档案归档等基础性工作，同时通过规范自身操作和完善管理制度来提升档案资源的准确性、安全性。

（作者单位：太原市妇幼保健院）