浅谈电子政务环境下的档案信息化管理

朱允彤

引言：21世纪是以信息化为特征的新时代，我国已将信息化建设列为国民经济和社会发展的首要内容。建立全方位、多层次、快速反应、高效运转的政府政务信息网络是实现政务公开的基础。在经济和信息全球化趋势下，优良的政府管理已经成为在世界竞争中最重要的核心要素。

电子政务是政府管理活动的一种新形态，是政府部门使用先进的科技信息技术网络传达向其他政府机构，企事业单位以及所有公民的公共信息服务平台，它借助着现代信息化为主要动态手段，为机关人员办公、解决问题提供着最先进的服务， 实现机关办公现代化、信息资源化、传输网络化和决策科学化，提高办公效率和管理水平。发展电子政务最大的优势便是解放了文秘人员的生产力， 提高了办公效率和辅助领导决策的能力与水平。这是一场人们传统观念的巨大革命，也是一场办公手段的重要转变，促进着政务部门工作方式与工作效率的变革。

现代社会计算机发展的日新月异，对档案工作的革命性转变也迫在眉睫。随着电子政府工程的全面發展，档案管理信息化也即将成为电子政府环境下亟待解决的问题。

一.电子政务与档案信息化的关系

档案信息化是指在国家档案行政管理部门的统一规划和组织下，在档案管理活动中全面应用现代化信息技术，对档案信息资源进行处置、管理和提供利用服务。档案信息化建设是国家信息化建设的重要组成部分，是电子政务建设不可缺少的重要公共信息资源。电子政务的出现使得档案管理面临新的载体、新的工作流程、新的工作方法，面对这些新的情况，档案界从理论和实践的角度，对电子政务环境下的档案工作进行了许多探讨和研究。开展档案管理信息化建设应该按照电子政务建设的总体要求开展工作。协调好电子政务和档案信息化之间的关系，发展电子政务，推动档案信息化建设，对我国政治经济文化各个方面的发展有着重要作用。如何适应电子政务的发展，有针对性地做好档案工作，是当前档案管理迫切需要解决的重要课题。

二.电子政务发展给档案信息化管理带来的机遇

随着电子政务的发展，无纸化办公已成为一大趋势。办公过程的文字载体发生了由静态向动态的转换，给档案事业的发展同时带来了机遇与挑战。与传统的纸质档案媒介相比，电子化档案的优势表现在以下几个方面：

（1）简化了原有的管理手段和方法，提高了工作效率。原有的传统档案包括了专业化的手工鉴定、分类、整理、组盒（卷）、编好号、盖章、制卡（包括目录与背脊）而运用计算机技术网络化管理，只需把这些档案信息内容输入计算机之后，计算机高效的信息处理功能，可以依据不同授权实现鉴定、分类、组卷、编目，进行各种统计与分析的功能，另外在档案的保管中，我们常说的七防工作（即防盗、防火、防虫、防尘、防潮、防光、防鼠）的现象如不慎发生，也可以通过计算机备份的信息数据库轻易找回，不会给工作带来不便和重大损失。

做好档案管理的基础工作，为利用开发档案信息资源也奠定了可靠、扎实、稳定的检索基础，大大促进了档案信息处理能力，加快了工作进程。

（2）可以充分有效的利用档案，提升服务水平，尤其是在借阅、调卷、手工检索、打印复印等单纯依靠人力成本的环节中。档案工作是开展各项工作的基础，也是必要的依据和手段，应用计算机技术开发与利用档案的资源，是信息化、现代化、科技化的核心，可以取得明显的经济效益和社会效益。

档案信息化管理运用现代科学技术理论和方式把档案工作最优化，应用计算机进行检索、借阅管理，极大的提高了档案信息的利用率，并且查询速度快，准确性高，检索途径与条件多样，也能满足各类条件的检阅需要。

（3）可以大大的提高储存空间，增加和丰富的档案信息的数量，也使档案信息资源的稳定性得到大幅度改善。缩微技术、光盘技术等电子设备的采用为日益增多的档案存储和管理提供了有效的解决办法。随着电子科技的不断进步和发展，读取、存储电子文件的设备日渐成熟完善，如CD、VCD、DVD、U盘、移动硬盘等电子载体都是易于携带、易于传递、易于保存的高科技技术新品，对于传统的纸质档案而言，我们可以根据不同的利用需要任意选择，具有很强的稳定性能，使用年限也比纸质载体长得多。全方位、多层次的实现档案信息一体化网络管理，也可以为档案信息资源打好质量基础，为庞大的档案信息库奠定检索基础。

（4）档案信息现代化技术可以满足不断发展与更新的文档处理手段升级新要求。

（5）档案管理现代化手段可以提高档案人员的修养和素质，促进管理者共同进步，从而改善档案工作者的工作环境和地位。信息时代的档案工作者与计算机操作和应用有着密不可分的关系，而从事档案管理的工作人员大部分被认为是“边缘化”人物，“干与不干一个样”，“干多干少一个样”一直都是对档案工作人员的所谓评价。档案人员若想真正提高工作环境和地位，必须调整传统的服务意识和自身的知识结构水平，要建立多元化的现代信息档案专业知识，抓住计算机技术革命带来的新契机。运用新技术手段进行档案的信息化管理，要求档案专业人员既要重视档案业务知识，又要重视计算机软、硬件知识，通过对档案管理业务的逐渐深入了解，从主观上提高档案管理工作的质量和效率，从客观上有效地促进档案工作人员的工作能力和业务水平。

（6）档案信息化管理实现了真正的资源共享，为实现联网检索的功能提供了有利条件。目前，很多档案信息和文献资料已经通过不同的方式存储于不同的电子载体中，有的档案化信息系统已通过网络连接达到了系统领域内共享资料的效果，信息化档案需要担负信息资源的建设和开发，也要为网络共同服务。档案的自动化和数字化形式已通过网络使管理模式进入到高层次的表现，充分利用高新技术手段，把大量有价值的档案信息开发出来，使档案管理信息广泛扩散、传递、交流，这也是这个时代赋予档案工作者的主要使命。

总之，传统的档案管理工作积淀了丰富的史料，提供了许多值得借鉴的经验，建立了比较系统和完善的档案管理体系，为实现档案信息化管理提供了重要的基础条件。档案管理部门以及档案工作者要与时俱进，在电子政务管理的大环境之下，大胆地进行观念创新、理论创新、体制创新和技术创新，积极探索电子政务时代全面履行档案工作职能的新思路、新方法，提高档案服务的及时性、针对性和实效性，全面推进档案事业的发展。

参考文献：

1冯惠玲，张揖哲.档案学概论，北京：中国人民大学出版社.

2马素萍.电子政务的发展与档案行政管理部门的对策，档案学通讯，2007（4）.

3赵国俊.电子政务教程，北京：中国人民大学出版社.endprint