加强高校档案业务指导工作探析
2017-10-23杨洪云
杨洪云
(青岛大学青岛266071)
加强高校档案业务指导工作探析
杨洪云
(青岛大学青岛266071)
档案业务指导作为一项重要的基础性工作,在高校档案管理中处于薄弱环节。本文从加强对其重要性的认识入手,提出注重实效,采用现场指导和远程指导两种指导方式,探索创新团队指导法和宣传式指导法并加强指导队伍建设,进而提高高校档案管理水平。
高校档案业务指导指导方法
G271
A
2017-05-12
关于档案业务指导工作,《中华人民共和国档案法》第七条明确规定:“机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案机构或者档案工作人员,负责保管本单位的档案,并对所属机构的档案工作实行监督和指导”[1];2008年8月教育部和国家档案局颁布的《高等学校档案管理办法》,将“贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策,开展学校档案工作人员的业务培训”[2]等内容明确为高校档案机构的管理职责。由此可见,高校档案业务指导工作是一项非常重要且有法可依的基础性工作。
虽然档案业务指导工作如此重要,然而高校的档案业务指导工作却始终处于薄弱环节,没有专门的指导部门,没有专职的指导人员,仍然采用传统、单一的指导方法,收集的案卷规范性差,归档不及时,甚至由于立卷部门兼职档案人员流动频繁造成档案资料遗失情况也时有发生,导致这些问题出现的根本原因是对档案业务指导工作重要性认识不足和档案业务指导工作不到位,为了更好地发挥档案业务指导工作的作用,应重点加强以下两方面工作。
一、加强对高校档案业务指导工作重要性的认识
1.高校档案业务指导工作是贯彻执行国家档案法律法规的重要途径。近三十年来,我国档案事业有了巨大的发展,自1987年颁布档案法之后,陆续制定了各行各业档案管理的方针、政策、办法、实施细则等一系列的法规文件,逐步建立健全了档案管理、档案工作制度,这些法律法规从根本上保证了档案事业健康、有序地发展,通过档案业务指导工作去贯彻执行国家档案法律法规和方针政策,也是高校档案机构管理职责的体现。
2.档案业务指导工作是实现高校档案工作规范化管理的根本保证。档案业务指导是档案工作的起点,对立卷部门进行有效的前端控制,规范其工作程序,将不利于档案工作的苗头及时遏制住,从源头上保证了档案工作标准化和规范化,标准规范的档案质量不仅丰富优化了馆藏,提高了档案利用率,更是实现高校档案工作规范化管理的根本保证。
3.高校档案业务指导工作是开展档案宣传教育活动的窗口。由于高校实行部门立卷归档制度,所以说档案工作渗透到学校的各个部门,以档案业务指导为契机,与各部门分管档案工作的负责人和兼职档案人员广泛接触联系,让更多的师生认识和了解档案,增强档案意识,学会重视利用档案,这样档案业务指导工作又成为很好宣传档案教育活动的窗口。
二、高校档案业务指导工作存在的问题及对策
1.提高认识,加强高校档案业务指导工作。从高校档案馆组织机构看,绝大多数高校没有设置档案业务指导部门,即使设有档案业务指导部门,其部门职能也是收集、整理的同时兼做档案业务指导工作,所以说“重收集、轻指导”现象是不争的事实。
首先高校档案部门的领导要提高认识,在人员编制允许的情况下,给档案业务指导工作一席之地,设立档案业务指导部门,在档案业务指导理论研究上下功夫,探索形成一套完整的档案业务指导理论体系,理论指导实践,实践不断丰富理论;在人员不足的情况下,也要统筹兼顾,系统培训身兼多职的档案馆工作人员做好档案业务指导工作;其次提高档案工作人员对档案业务指导工作重要性的认识,把在归档、整理、保管和利用等工作环节发现的问题反馈到指导工作中,及时纠正,保证案卷质量,提升认识和指导能力。这样才能更好地发挥档案业务指导工作的重要作用,进而提高高校档案工作管理水平。
2.注重实效,因地制宜地开展高校档案业务指导工作。随着高校改革的不断深入,信息化进程不断加快,档案工作的社会环境发生了变化,档案工作的管理运行模式也应进行相应调整,如果不顾外在条件的变化而一味固守原有的档案业务指导方式,不可避免地出现档案业务指导针对性不强,重点不突出、指导效果不明显等一些问题。
高校的部门立卷归档制度决定了对全校兼职档案工作人员的业务指导工作任重而道远。以我校为例,立卷部门共计68个,兼职档案人员多达130余人,形成了一支庞大的档案管理网络,档案业务指导工作按高校十二大类别档案分别进行指导,以档案馆编制的《青岛大学档案实体分类法》和《青岛大学档案工作规范》为指导依据,对全校的档案进行实体分类以及收集、整理、鉴定、保管、统计和利用工作;以注重实用性、有效性、针对性,突出重点,实行全程控制,因地制宜地开展档案业务指导工作为指导原则;指导方法上主要采用现场指导和远程指导两种方式(如图所示),每种指导方式又分别包括四种指导方法,形成以现场指导为主、远程指导为辅,既有条块指导,又有横向补充,交叉使用,灵活方便的指导格局,收到很好效果。
(1)现场指导。集中培训指导法:是通过下发纸质材料或制作PPT形式进行的一种培训指导法。适用于大范围的集中学习贯彻落实国家档案法律法规,方针、政策、档案管理办法、本校关于档案工作规章制度及普及档案专业的理论知识,集中培训指导法具有集中省时间,全覆盖效率高等特点。
专题培训指导法:适用于有相同问题需求的某一类别档案和学校重大活动、突发事件等情况,比如对科研档案的业务指导都会根据上一年收集过程中发现的问题、将共性问题、个别现象、重点、难点归纳总结形成当年的业务指导思路,专题培训指导法具有针对性强、见效快等特点,往往会收到立竿见影的效果。
单独指导法:适用于新成立部门和新上岗人员,以及重大活动,突发事件。涉及到学校的重大活动,突发事件,需要及时确定活动或者事件的归档范围和保管期限,由几个部门联合举办和承办的重大活动还要明确档案责任人,以确保档案资料的齐全完整。单独指导法具有一对一,目的明确、易于沟通等特点。2016年青岛市政府实行专项资金对我校校内的宿舍楼进行节能改造工程,由房产管理部门牵头配合一家承办公司,档案馆业务指导人员首先对本校的房产部门和承办公司就整个节能改造工程的档案责任人及归档范围予以明确,从为承办单位提供各种图纸开始,历时四个半月把节能改造工程相关文件、节能改造后标示图纸、造价单等资料全部归档,为以后宿舍楼的改造维修提供完善的档案材料。
小组研讨式指导:适用于同一类档案但基础差异较大的立卷部门,采用小组讨论的形式进行指导,这种指导法具有直观、感性、互动性强等特点,通过小组研讨起到有则改之无则加勉的提示作用,做的好的部门对差一些的部门起到示范和引领作用能产生激励效果。我校的教学类研究生档案每年春季学期中就“研究生培养材料”的整理方法会把立卷单位按自然科学组和人文社科组两个小组进行研讨式指导,兼职档案人员通过互相学习,观摩研讨小组往年的案卷,有了比较,看到差距,形成一股推动前进的力量。
(2)远程指导。远程指导作为一种辅助指导方法克服了现场指导在时空上的局限性,最大限度地实现了跨时空、全方位、实时、无缝隙地进行档案业务指导,通过电话、网站、QQ群、微信群等方式,可随时答疑,解决问题,有效地提高了档案业务指导工作效率。
(3)勇于探索,创新指导方式。团队式指导:这是一种以团队的形式进行业务指导的拓展服务。2015年应我校教学管理部门帮助其制定“教学文档管理的规定”的要求,档案馆组成以副馆长为首的业务指导团队,根据《高等学校教学文件材料归档范围》(〔87〕教办字016号)、《普通高等学校本科教学工作审核评估范围》(教高[2013]10号)、《高等学校教学管理要点》(教育部[1998]33号)等文件精神,结合我校实际情况,将72项教学文件材料纳入管理范围,并按教学文档性质分为管理类、师资类、教学运行类、教学研究类、实践教学类、学籍学位类、质量保障类等7类,逐项逐条确定其保存期限及保存方式,完善了教学职能部门的制度建设,规范了教学部门归档、存留的档案和文档。得到有关部门的充分肯定。以实际工作展示了档案业务指导工作的重要性和积极作用。
宣传式指导:是指把档案的专题讲座同学校的其他活动有机结合起来进行的一种间接式指导方式。例如,针对近几年往届毕业生丢失人事档案,遗失毕业证书、学位证书,学生入学登记卡填写不规范等问题,利用每年开学季的新生学前教育机会,开展“我与档案”“档案就在我们身边”等形式的讲座,拓展了培训对象,普及了档案知识,强化了师生的档案意识,均收到不凡的效果。
3.加强指导队伍建设,提高高校档案管理水平。高校档案业务指导队伍大多是收集、整理的同时兼做档案业务指导,这种业务指导,更倾向于关注以收集、整理为目的的局部问题,无视或忽略了广义上档案业务指导工作的全局观念和系统性。档案业务指导人员在理论体系、档案专业知识、指导服务理念、采用多元化的指导方法及应用新技术能力等方面,需要高校档案部门统筹安排、系统培训,加强对提高档案业务指导人员综合素质对档案工作管理水平重要影响的认识,培养出既掌握档案业务指导理论又有丰富的档案专业知识,既熟悉档案工作又能利用计算机网络技术的档案业务指导队伍,推动档案业务指导工作迈上一个新台阶,提高高校档案工作管理水平。
[1]中华人民共和国档案法[S].
[2]高等学校档案管理办法[S],2008-9-1.
[3]张平.试论高校档案部门的业务指导工作[J].档案天地,2002(1).
[4]毛少伟.对新时期档案业务指导工作的几点思考[J].档案与建设,2006(7).
10.16565/j.cnki.1006-7744.2017.20.21