高校科研档案有效管理研究

赵一

（锦州医科大学档案馆锦州121000）

高校科研档案有效管理研究

赵一

（锦州医科大学档案馆锦州121000）

高校科研档案是高校科研工作中的重要组成部分，对高校科研工作的进行和发展起着至关重要的推动作用。对高校的科研档案进行管理有助于促进高校科研工作的开展，对提升高校科研质量意义重大，是保证国民经济建设及社会进步的重要基础保证。目前高校科研档案管理存在了一些严重的问题，本文针对这些问题进一步提出了相应的管理策略。

高校科研档案管理

G271

A

2017-05-12

随着高等教育的不断发展与完善，高校已经成为了科学研究的主要场地[1]170-172。高校的科研档案在一定程度上是对高校的整体水平进行反映，做好高校的科研档案管理工作意义重大，能够推动教育事业和科学技术的发展，对我国经济效益的提升也有巨大的影响作用。但是，目前的高校科研档案管理问题比较混乱，已经引起了相关管理部门的重视，应积极采取有效干预措施对其进行改善。

一、高校科研档案管理的重要性

高校科研档案信息具有较高的精确度和准确度，科研数据严谨性较高，不能进行随意修改，加上高校科研档案存在非同一般的科研价值，因此，对高校科研档案的管理加以重视无可厚非。随着科学信息技术的发展，信息一体化在高校科研档案信息资源管理中的应用也越来越重要，其运行模式见图1。

此外，高校的科研档案管理人员还需要充分依靠法律武器，通过法律实现档案的有效管理，并结合多种形式对科研档案的法制进行宣传，提升科研档案的管理意识。档案管理人员需要打破因循守旧的传统思想，实现开拓创新管理，不断实现自身形象的提升，并将科研档案管理工作在高校的管理中影响力和地位进一步提升[2]33-35。高校的科研档案管理人员还要与档案管理工作实践相结合，可定期召开一些科研的工作例会、多参加与科研项目相关的会议等，以积极主动的态度投入科研档案管理工作中，及时在管理工作中融入相关的规定要求和管理的方针政策，将科研档案管理作用充分发挥出来，提升科研档案管理水平。

图1 高校科研档案信息资源一体化管理运行模式

二、科研档案管理工作存在问题

1.思想不重视，档案资料收集不完整。对高校的科研档案管理思想不重视是存在的一个重要问题，许多科研档案未经过规范化整理，造成卷内文件不齐全、组卷混乱且分类不清，难以进行集中统一管理，导致系统性、完整性缺失[3]154-155。许多高校科研管理人员对日常档案管理只走形式，认为科研档案的管理是档案部门的工作，造成管理工作无法落实到位，出现资源缺失损坏频发现象，对科研工作人员产生心理影响。

2.机构不健全，管理人员的业务素质不达标。部分高校具有相对独立的科研档案管理部门，但是存在管理不统一的问题。此外，部门档案管理人员尚未接受专业的入职培训和专业管理培训，有的管理人员身兼多职，而且他们还要完成自己单位部门的工作，并不能全身心完成科研档案管理工作，造成管理工作的影响。

3.科研档案管理完整性和及时性缺失。部分科研人员存在一些人为自己拿着科研档案更方便的思想，以核心技术资料需报名为借口，结束科研工作之后并未及时将档案上交。加上高校的科研工作本身就存在了内部竞争性质，一些人出于自身利益思想，私自保存科研工作中的部分资料，造成科研资料共享困难，归档不及时，影响了高校科研工作中数据信息资料的完整性及归档管理的及时性。

4.硬件条件设备差，部分高校缺乏必要设备。部分高校的档案馆舍的条件较差，且缺乏相应的档案管理设备设施，科研档案多为纸质材料，很少有电子档案，难以通过网络对档案信息资料进行查找和利用，在一定程度上降低了科研档案的使用价值，无法满足科研档案的管理需求。

5.高校科研档案工作宣传力度薄弱。由于我国的部分高校档案管理部门无条件对院校的各职能管理部门、科研机构培训，加上并未实施针对性的学术报告及宣传工作，造成科研人员在档案管理方面管理意识薄弱，且相应的管理能力缺失，科研档案的管理人员并不十分明确需要及时归档的科研档案信息，造成收集的材料并不完善。

6.高校科研档案的信息化管理不完善。目前高校的科研档案信息化平台建设还处在比较自由的阶段，对用户的使用状况管理较弱。在进行科研成果的推送时，应该发挥学校的教育作用。比如，最近比较流行的微信公众平台，进行微信平台使用情况的讲座，将相关的使用知识进行宣传，能够实现科研教育的宣传目的。由于科研档案微信平台的使用者是来自不同的地方，自身的文化水平不一，对推送的科研信息的理解程度存在良莠不齐的状况，所以在进行科研成果的展示时，不仅是进行文字推送，更重要的是将文字配上图片或者是讲解视频，一起进行科研信息的推送。

三、高校科研档案有效管理的应对措施

1.加强规范管理，责任落实到个人。定制出合理的规范制度，将责任充分落实到人，实行责任制。对人员的错误思想进行改正，确保档案管理工作责任目标明确、控制有力度、管理有依据，进而推动科研档案管理工作的开展。科研管理部门在科研档案归档方面需具备专业的知识进而技能技巧，保证每个环节都能做好科研档案的积累，使资料更加真实、准确、完整。完善人员培训制度，实行统一的集中管理，对各岗位职责进行明确，并采用完善的考核制度，保证赏罚分明，可充分调动档案人员积极性。

2.创新管理理念，树立科研人员的档案意识。未能明确科研档案管理最终目的的情况下，会造成教育领导阶层及档案管理人员缺乏档案现代化管理意识。高校的科研档案管理工作开展的最终目的是要实现对高校、社会的服务，为高校教学工作开展服务，提升教学质量，为社会培养更优异的人才。必须打破传统的观念，认识到高校科研档案管理工作开展的重要性，提升科研人员档案意识[4]32-33。

此外，高校应聘用具有专业档案管理知识的人员胜任科研档案信息管理事物，同时为了进一步加强对科研项目的管理，应加强对科研档案管理人员进行科研项目基本流程的培养。除了人员自身专业素质外，引进先进的科学技术对促进高校科研档案管理的研究也同样具有积极的影响作用，通过使用信息技术，能够在一定程度上加强对科研档案的规范化管理，也有助于减少工作人员的作业负担，也保证了科研信息的保密性。

3.加大资金投入，改善硬件设施。高校的科研档案管理还能促进科研成果的转化，使其尽快转化为生产力，发挥更大的社会、经济效益。高校应把科研档案管理工作作为发展规划的内容之一，尽力和高校的办学规模相适应的科研档案管理机制，对科研工作的项目资金和设备应落实到位。比如，北京银通先达企业研发的SRM科研管理系统（图2），在高校科研档案管理中的体现出了较高的应用价值。管理系统的应用对信息技术要求较高，不仅要确保高校科研信息的规范性，同时需要采用现代技术对当前混乱的科研档案进行有效管理。在过滤科研管理信息后才能有效保障科研信息量，档案管理中也能够建立分类明确的科研类目，有助于通过建立高质量的信息技术吸引其他科研人员的关注。有助于促进高校科研项目的全面发展。

图2 银通先达SRM科研管理系统

4.加强科研成果的宣传力度。加强科研档案管理系统的宣传与管理能够有效促进科研人员之间的学术交流，同时也能够使档案管理人员充分认识到科研档案管理工作开展的意义，以及对高校的科研工作产生的重要作用，从根本上支持、参与科研档案管理工作的有效开展。使科研人员明确科研档案资料的形成、积累以及立卷归档的重要性，增强他们的责任感，从思想上重视科研档案管理工作，自觉履行义务和职责。

此外，微信公众平台在科研成果宣传中也有较高的应用价值，高校理应规范微信账号。用户对于信息的查询一般都是通过关注微信名称来关注相关的信息，因此高校在注册微信账号时，应选择完整准确的名称，进行实体信息的注册，这不仅有利于用户方便快捷地找寻信息，还能增加账号的安全性。在进行科研信息的推送时，推送的内容应该规范化，增强科研档案微信平台的权威性，能够吸引更多用户的关注。还有就是微信公众号个人信息的设置应该尽可能地使用真实的信息，基本资料的设置应该能够体现出档案的特点，账号信息进行认证说明，使用户能够分辨科研档案微信公众平台的真伪，保证用户信息的安全[5]25。

5.加强信息技术在高校科研档案管理中的应用。信息技术在高校科研档案管理中的应用至关重要，但是也要考虑多方面的影响因素。首先，信息技术的发展日新月异，高校科研档案管理具有较高的特殊性，在进行信息传递的过程中需要充分依靠信息技术的依托，确保信息的准确传达；其次，科研档案的内容比较复杂且多样化，在确保案例在信息传递中的准确无误，应建立比较高效的预警机制，避免网络平台出现不稳定的意外状况；再者，信息载体的使用应确保信息平台的稳定性和广泛性，既能够有效促进科研档案的平稳运行，也能够在一定程度上扩展科研档案的广泛广播。此外，在进行信息平台的安全建设时，高校还应该对信息平台管理者的安全意识进行培养，管理者应具有发现危险的敏感度，能够及时对科研档案信息传播过程中的突发状况进行处理，对于其中的安全隐患建立预警机制，能够及时进行修整，保护信息的安全。

综上所述，高校科研档案是高校开展教学活动和科研工作全面、真实、客观的记录，直接体现了高校科研、教学活动成果，可以提供高校长远的科研发展规划，促进学科及科研建设的依据。因此，科研档案管理人员需要对科研工作规律和程序进行了解掌握，对本单位部门的科研基本知识及时掌握，还需和档案管理理论、经验相结合，实现有效管理。

[1]陈颖.浅谈当前高校科研档案归档中存在的问题及对策[J].大学教育,2015（1）:170-172.

[2]周丽琴.高校科研档案信息资源建设现状与对策研究[J].档案与建设,2016（2）:33-35.

[3]王华.加强高校科研档案资料管理的安全危机意识[J].黑龙江科技信息，2012（24）:154-155.

[4]彭插三.高校科研档案管理体系构建的系统管理研究系统管理研究[J].北京档案,2016（6）:32-33.

[5]王晓辉,祝华武.试论高校档案工作服务教学科研功能的开发利用[J].经济技术协作信息,2016（31）:25-25.

Research on Effective Management of Scientific Research Archives in Colleges and Universities

Zhao Yi
(Archives of Jinzhou Medical University,Jinzhou 121000,China)

Scientific research archives is an important part of scientific research work in colleges and universities,and plays a vital promoting role in the research and development of scientific research in colleges and universities.Management of scientific research archives in colleges and universities can help to promote the development of scientific research in colleges and universities,and it is of great significance to improve the quality of scientific research in colleges and universities and to ensure the national economic construction and social progress.At present,there are some serious problems in the management of scientific research archives in colleges and universities.In this paper,the corresponding management strategies are put forward accordingly.

colleges and universities;scientific research;archives;management

10.16565/j.cnki.1006-7744.2017.20.16

赵一，锦州医科大学档案馆讲师，研究方向为档案管理。