网络环境下高校电子教学文档的集成化管理

王晓辉

（青岛大学教务处青岛266071）

网络环境下高校电子教学文档的集成化管理

王晓辉

（青岛大学教务处青岛266071）

首先分析了高校教学文档管理面临的困境，然后探究了网络环境下高校电子教学文档管理的集成化表现，对教学文档管理与教学业务管理集成化进行了研究，并设计了高校教学文档的集成化管理模型,最后从统筹设计教学文档管理系统,制定新的教学文档管理标准和规范、明确教学文档管理的组织结构等多方面探索高校电子教学文档的集成化管理新模式。

电子教学文档集成化管理新模式

G270.7

A

2017-05-18

网络环境下，随着高校办学规模的日益扩大和高等教育改革的不断深入，高校普遍引进了各类教学业务管理在线系统来管理日益繁重和复杂的教学业务，同时产生了大量的电子教学文档，这些教学文档为高校随时发现教学问题、探索高等教育规律、开展教学评估及顶层设计等提供了科学依据和准确线索。近年来，档案管理的网络化发展趋势[1]173，为探索电子教学文档与教学业务管理的职能整合，提高教学文档管理效率，实现高校电子教学文档的集成化管理提供了路径。

一、目前高校教学文档管理的现状及面临的问题

1.高校教学文档管理的现状。目前，高校的教学文档管理总体上是以实体管理为主，基层学院教学活动产生的文档大部分保存在各学院，组织全校性教学、教研活动产生的教学文档一部分保存在教务管理部门，一部分保存在学校综合档案馆，空间上呈现以分散管理为主；时间上都是以教学业务活动发生后，按学期或学年来保存的，具有滞后性；管理人员大部分是由学院、教务处、综合档案馆专职或指定档案员来负责，也是分散的，归属不同的业务部门。

2.高校教学文档管理面临的问题。随着高校办学规模的日益增大和以实施学分制为代表的高等教育改革的不断深入，高校教学业务急剧扩大，而随之产生的教学文档也成倍增加，作为高校为提高自身影响力和竞争力，须面对外部发展环境，不断接受国家、省等各级教育行政部门的本科教学水平评估、专业认证及第三方评价等各类评价，而每一项评价均须由各类教学文档材料作为支撑，仅以每年组织的本科教学基本状态数据为例，共有6大类，72项数据采集点，其中教学文档信息采集是主体，须由高校教学管理部门及各基层学院采集的就有33项，涉及师资情况、教学资源、培养过程、学生发展、质量保障等6大类[2]7-8，而这大量的教学文档支撑材料往往需要临时成立评估材料支撑组，由教务管理部门、各基层学院等多部门临时抽调一批工作人员，加班加点，专门负责教学文档等材料的收集、整理、统计，耗费大量的人力、物力，而且由于不是即时的，材料的准确度、真实性难免受到一定影响。另一方面，高校决策层要随时通过有关教学文档信息，掌握本单位的教学动态、发现教学过程中的异常因素，透过数据及时分析和查找原因，进行自我改进、自我提升；而且通过教学文档的有关信息统计，可及时与兄弟院校或对标高校进行对比，发现差距，寻求对策。

为使高校决策者及时掌握课程、专业、学生学业、师资队伍、教学质量、人才培养过程等宏观与微观、整体与局部的全方位、多角度教学信息，传统模式下的事后手工整理、纸质文档管理模式已很难保证教学档案的完整性、科学性、规范性要求[3]128-132，那么采取更有效的管理手段，借助计算机和网络技术，提高教学文档管理效率成为必然选择。

二、网络环境下高校电子教学文档管理的集成化表现

1.电子教学文档形成阶段和保存阶段管理活动的集成化。“随着互联网+时代的到来，我国档案信息化步伐加快，档案信息化服务由传统的‘面对面’方式转向了计算机的‘端对端’模式”[4]51。目前网络环境下教学文档的管理条件已发生很大的变化，在传统模式下属于教学文档保存阶段的管理活动如鉴定、归档、存储、信息分类、著录、备份等可以提前到教学文档生成环节，即在基于教学业务管理系统的教学业务开展的同时，教学文档管理活动也同时发生，如在全校学生选课完成的同时，就可以同时生成任课教师的职称、年龄、学历情况，那么“全校学生选课情况”、“教授、副教授为本科生上课情况”等数据就可以直接导出，教学档案的鉴定、归档、信息分类等工作就可以同时在此时完成，这样更有利于提高教学档案的即时性、准确性、真实性，避免了档案后整理的重复劳动，减少了档案管理工作量。

2.电子教学文档管理流程的并行化。网络环境下高校教学文档管理活动,突破了传统的档案管理模式，不再按照先后顺序逐个进行，而是多种管理活动同时或并行进行，甚至许多文档管理活动贯穿于文档整个生命周期，如著录、鉴定、存储、备份等文档管理活动的开展时间，已经由文档保存阶段的某个时间点延伸至整个文档生命周期，这些网络平台内的教学文档不再像纸质文档那样需要依次经由业务人员处理，而能够实现“一次存储、多次调用”、“一次输入、多次输出”[5]98，如校级、院级不同的教务管理人员可以同时处理、操作教务系统里的“任课教师库”，形成了教学文档管理流程的并行化模式，而这种并行化模式其实质也是集成化的另一种表现形式。

三、网络环境下高校电子教学文档的集成化管理模型设计

集成化管理，就是利用网络环境下数据的开放共享及便捷快速的优势，实现对信息资源的统一控制与管理，从而将管理过程中不同环节、各类职能进行协调与整合，以提高管理效率和质量的过程。随着教学业务活动的电子化管理越来越普及和成熟，教学文档管理出现了集成化表现的新特点，如在普遍利用“综合教务在线系统”“网络教学平台”“实验教学管理系统”“大学生实习管理系统”“创新实践管理平台”“大学生论文管理系统”“大学生创新创业项目管理系统”“学科竞赛管理系统”来管理各类各项教学业务的高校，就可以在校级层面创建一个教学文档管理系统，将教学文档管理职能嵌入各教学业务系统中，使之主动捕获业务系统中生成的电子文件。这样，“业务管理系统产生的各类电子文档都可以直接在线导入电子文件管理系统，文件管理人员可随时对已接受的拟归档文件进行整理加工并提交归档。”[6]56归档的教学信息在高校综合档案管理系统可以得到多方面的利用，从而“实现档案管理系统与办公自动化管理系统的信息衔接和融合”[7]85-87,同时对不同来源、不同类型的教学信息进行归类、挖掘、集成，以服务为核心，实现教学文档的数据共享，电子教学文档的集成化管理模型可如图所示：

四、网络环境下高校电子教学文档的集成化管理模式探索

1.统筹设计教学文档管理系统。“集成原则揭示了规划、设计电子文件管理流程的时机，最好是与机构电子化业务流程的规划、设计同时进行，而不是单独进行，以便实现文件管理与文件形成同步”[5]231。因此，在设计教学文档管理系统之前，首先要认真梳理各项教学文档管理与教学业务管理之间的关系，将其管理流程中的所有活动进行分解、界定，以研究确定其适当的组合方式和科学合理的管理步骤，并将这些步骤固定化、标准化、程序化；“与非电子文件不同的是，电子文件的归档需要更多地借助电子文件管理系统的软件去实现。电子文件管理系统是为了保存机构业务活动的证据信息，用来对电子文件创建、使用、维护及处置等行为进行管理的自动化系统。”[6]54因此，在规划、设计教学文档管理系统时，一方面要与本校的各类教务管理系统统筹考虑，达到数据格式、标准统一，互相兼容，保证文档的完整及安全性，实现信息资源的最大共享性；另一方面高校在完善和升级各类教务管理系统或教务管理模块时，也必须同时满足教学文档管理的安全可靠性需求。

2.制定科学、合理、严密的教学文档管理标准和规范。制度先行，是有效管理的前提。网络环境下，教学文档管理与传统模式下的档案管理发生了很大的变化，它改变了文档形成部门和档案管理部门之间的文档传递、存储、利用等管理权限，档案管理部门的人员也可以被授权，进入到教务管理系统进行某些档案管理模块的操作，而且在电子文档的形成、处理、归档、保管、利用等很多环节，信息随时有被更改、丢失的可能性,因此即使拥有完善的信息安全技术,也需要有相应的管理制度来维护电子档案的原始性、真实性及安全性。所以迫切需要建立一套科学、合理、严密的教学文档管理标准和规范，将教学文档的形成、积累、整理、鉴定、归档工作和分类、排列、保存方式等,用标准和规范确定下来,使教学文档从形成之初就得以科学、有序、规范地管理，为电子教学文档作为教学状态的可靠凭证提供制度保证。

3.明确教学文档管理的组织结构及岗位职责。组织结构可分部门和个人两个层面：部门层面，须明确指定教学文档管理的责任部门，基于教学文档与教学业务的相伴相生性，一般应由教务管理部门，负责协调和控制整个教学文档管理过程，同时指定专门的负责人全权负责教学文档管理工作，并将该项工作的年度考核纳入本单位的年度考核中，接受全校监督，尤其是要接受学校综合档案系统的直接监督；个人层面，明确各层级人员的职责分工，可任命教务管理部门和各基层学院的教务管理人员兼职文档管理系统相应模块的档案员，并将其纳入岗位职责，在年度绩效考核中进行统一或专项考核，奖优罚劣。

4.加强业务培训。业务培训，是提高专业化管理水平的必要手段。由于教学文档的集成化管理紧紧依赖信息与网络技术，而且随着高校的需求及外部环境的变化，各类教学管理信息系统须不断调整、升级，这就要求档案工作人员不断提高业务素质，掌握更多的信息技术。培训是提高工作人员管理水平的重要途径，它不仅帮助工作人员及时学习和掌握信息技术及管理方法，而且可以强化部门及个人的管理意识，自觉遵守管理规范，促进不同部门及个人之间的工作交流，从而有助于促使管理系统和管理流程的不断改进、升级。

五、结束语

教学文档是反映高校教学水平和质量的宝贵信息资源，国家和省级等上级主管部门的各类评估、认证、评价等都离不开教学文档的支撑，随着高校对各类教学业务系统的广泛使用，能否将评估的部分重要观测点直接嵌入高校的教学业务管理系统，通过系统数据的即时调取和信息集成，来掌握高校的微观和宏观各方面教学状态，从而更好地发挥教学文档集成化管理优势值得高校和教育行政管理部门思考。

[1]洪漪.档案管理原理与方法[M].武昌：武汉大学出版社，1996.

[2]教育部.关于开展普通高等学校本科教学工作审核评估的通知（教高[2013]10号）[EB]，2013.

[3]邓仲华，黄雅婷.“互联网+”环境下我国科学数据共享平台发展研究[J].情报理论与实践，2017（2）.

[4]马仁杰，丁乙.档案信息服务体系评价的指标体系构建与应用[J].档案学通讯，2017（1）.

[5]刘越男.建立新秩序——电子文件管理流程研究[M].北京：中国人民大学出版社，2005.

[6]刘家真，等.电子文件管理——电子文件与证据保留[M].北京：科学出版社，2009.

[7]王晓辉,汲华,郑明雪.高校教师教学业务档案的信息化管理探析[J].高等理科教育,2008（4）.

Integrated Management of College Electronic Teaching Documents in the Network Environment

Wang Xiaohui
(Teaching Office of Qingdao University,Qingdao 266071,China)

Firstly the plight of the college teaching document management is analyzed,and integrated performance of the electronic teaching document management in the network environment is probed.Then the integration of teaching document management and teaching business management is studied,and the integrated management model of college teaching documents is designed.Finally,the new pattern of integrated management of electronic teaching documents is explored in perspective of coordinating the design of the teaching document management system,developing new standards and specifications,and specifying organizational structure of teaching document management and so on.

electronic teaching document;integrated;management;new pattern

10.16565/j.cnki.1006-7744.2017.20.14

王晓辉，青岛大学教务处馆员，硕士，研究方向：档案管理。