档案管理工作路径探讨

刘娜

一、信息时代下档案管理工作的内容及特点

（1）信息时代下档案管理工作的内容。

针对信息时代下的档案管理而言，它在一定程度上是与传统档案管理过程中的工作是不同的，它进一步地要求把现代信息技术在档案管理工作中进行充分的应用，这就需要相关的档案管理部门，不仅要在规划下进行，同时也要在组织下进行，在一定程度上对档案信息资源进行相应的采集，对其进行有效的整理以及保存。信息化档案管理在一定程度上能够对实体的保管进行脱离，不仅走向了数字化档案管理，同时也走向了现代化档案管理。

（2）信息时代下档案管理工作的主要特点。

一是在信息时代背景下，针对档案管理来说，不仅要对相关的法律进行遵循，同时也要对相关的政策以及法规进行遵循，并且这些政策在一定程度上都是由档案管理部门进行统一制定的。二是针对目前来说，档案管理大多数以电子档案形式或者是重要电子文件形式进行的，这在一定程度上标志着国家以及企业走向信息化时代。三是档案管理工作在信息时代下，对现代信息技术所具有的优势在一定程度上进行了充分的利用，不仅实现了档案管理的数字化，同时也实现了档案管理的网络化，对档案管理在工作过程中的效率进行有效的提高，让档案在管理的过程中不仅具有高效性，并且还具有一定的准确性。

二、新常态下完善档案管理工作的有效举措

（1）提高对档案管理工作重要性的认识。

档案管理工作小到与我们每个人的工作和生活息息相关，大到关系国家方针、政策的制定和调整。档案管理的信息化和数字化，可以对庞大的数据群体进行迅速分析，从而得出最科学的结果，应用到国家的各项建设事业中去。所以，只有全社会都重视档案管理的新常态化建设，我们的档案管理工作才能有实质性、突破性的跨越。利用电子计算机以及专业档案管理软件，可以有效提高档案管理工作的效率，减轻档案管理工作人员的劳动强度，在进行档案管理的过程中，避免文档的存积。档案管理信息化可以方便对文档的补漏，档案管理人员仅仅需要对档案进行归档，在计算机上对相关信息进行检索，就可以方便地找出档案管理中的问题，及时补漏。档案的信息化管理可以有效实现信息的开放性及共享性，提高工作的效率。

（2）加大档案管理工作的投入保障力度。

在档案管理工作中，人才、资金、技术、培训等多方面的投入必不可少，没有专业性人才，信息化工作就无从谈起。而缺少资金的保障，就无法采购新设备、新技术。没有信息化所需的技术，工作就会盲目，无从适应数字化需要。如果没有培训保障，档案人员就不能更好地接受新知识、掌握新方法、熟悉新技能。一切工作都是以人的因素为主导，调动人的积极性尤为重要，所以工作中的激励机制同样是做好档案管理工作的有力保障。我们各级单位和部门，特别是各级领导要对档案管理工作给予充分的重视与支持，尤其是人才的选拔和培养，档案存储场地和管理设备的配置等。

（3）完善档案信息化管理体系尤其重要。

开展各项工作都需要有一整套体系，保证所开展的工作完整、规范、良好地运作。建立完善的档案信息化管理体系是开展档案管理各项工作的基础。一是要建立完善的质量标准体系。对档案信息化管理的工作标准及目标要求进行明确的规定，以保障档案信息化管理能够有方向性的指导和必要的约束。二是要建立完善的开发利用体系。对档案资料的存储及信息咨询服务等一系列流程进行有效规范，开发有效的信息技术及检索工具。三是要建立规范运作的制度保障体系。要确保工作规范有序开展，提高信息化管理的技术水平，从而在有效实现信息化管理的基础上实现档案的科学化管理。

三、信息时代下改进档案管理工作的措施

（1）不断推进档案管理的制度建设。

制度在一定程度上是规范管理的主要基础，同时也是对档案管理科学化的基本要求。由于档案管理方式的变革，进一步要求对其管理制度也要作出相应的调整。要想把档案管理工作做好，首先应该做的就是加强制度建设，相关的工作要作出具体的规定，只有这样才能让档案管理工作在今后能健康有序地发展。档案的保存时间、方式、方法以及公开的程度都要进行明确的界定，让档案管理相关的工作人员在对档案管理的过程中能够有章可循，在新技术背景下，让档案管理更加规范有序。档案管理制度建设一定要适应社会的发展，对不适应发展的制度不仅要进行修订，还要对其进行变革，对空白的地方要制定出新的制度进行相应的补充等。

（2）完善档案管理的体制。

由于信息化技术的不断发展，让档案工作管理工作能够和信息技术进行有效的集合。但是就目前来说，在信息化的时代下，档案信息管理体制在一定程度上存在着管理力度不够的问题，并且档案在使用的过程中也不是很方便。我国的档案信息系统在进行建设的过程中比较分散，在软硬件进行选用上也还存在着一定的问题，所以，应该在管理体制上进一步地保证各个部门能够在一定程度上对信息自动化系统进行统一的管理，这不仅要求对技术操作进行有效的规范，还要求对软硬件的选择进行相应的规范。

（3）实现档案信息资源的充分共享。

目前在信息化建设过程中，对软件的使用比较混乱，而且硬件上的功能在一定程度上也没有得到有效地发挥，这样就会进一步导致档案信息不能充分共享，相关各个部门的档案信息在管理的过程中都是各自为营。所以，应该在一定程度上应该明确档案管理过程中的内容以及范围，并且有效地规范檔案管理过程中各项工作和档案管理过程中各个环节，建立相对比较规范的系统工程，以保证档案信息资源共享渠道的畅通。

（4）加强档案信息数据库的建设。

我国大体上还处在文件处理向信息化管理进行过渡的阶段，因此，要想向信息化管理的过渡进行得更快，其中比较重要的就是建立档案信息数据库。针对数据库系统建设来说，它不仅是档案信息管理的核心，同时还是其重要的基础。建立数据库在一定程度上是需要长期的过程，我们应该本着从低级到高级的过程进行相应的建设。在对数据库建设的过程中，应该把档案管理的相关工作和计算机技术这两者进行有效的结合，并让其能够在一定程度上协调合作，把综合数据及档案目录库进行相应的集合，只有这样才能进一步地形成网络开发式以及分布式的数据库，使信息化档案管理工作过程中的效率进得到不断地提高。

（作者单位：公主岭市中心血站）