干部人事档案管理存在的问题和对策

徐淑美

摘要：干部人事档案是记载干部个人主要经历、政治面貌、品德作风等重要文件的材料，起着凭证、依据和參考的作用，也是用人单位了解与选拔人才的重要依据。随着经济体制和人事制度改革的进一步深化，干部人事档案管理制度存在的问题日益突出，我们必须采取相应的对策来进一步解决这些问题。本文将对目前存在的比较突出的问题进行相关的探究和分析，改进干部人事档案管理工作，规范干部人事档案管理和使用，做好干部人事信息保密工作，推动档案管理制度的进一步完善。

关键词：人事档案管理；现实意义；问题；对策

中图分类号：G275 文献标识码：A 文章编号：1671-1580（2017）08-0184-03

人事档案是计划经济时代的产物，当时的毕业生分配工作、工龄、社保及升迁等都需要建档。社会主义市场经济体制确立后，国家机关、企事业单位依然沿用原来的老办法。人事档案管理制度是我国管理人口的重要手段，也是维持社会长治久安的重要基石。档案制度经过长期的发展，形成一个比较完整的体系。近年来，随着人事制度的改革和信息技术在档案管理中的运用，传统的干部人事档案管理存在的问题进一步显现，迫使我们加快了改革人事档案管理制度的步伐。

一、干部人事档案管理制度的现实意义

（一）国家层面

对于整个国家的发展而言，人事档案制度是实现人力资源科学管理的必然要求。人事档案作为人才信息的缩影，对于人力资源的管理具有非常重要的服务功能。对于全国各地的机关、企事业单位来说，需要均衡配置人力资源。此时人事档案可以发挥其信息服务功能，单位通过对干部的人事档案进行审阅和分析，使干部工作安排和人事调动更加合理、科学，促使每个人都能最大限度地发挥自身的优势。

（二）单位层面

对于单位来说，人事档案管理的工作十分重要，不容忽视。首先，在人才的选拔上，单位可以根据人事档案记录的相关内容和特点看出一个人的德、才、能、绩等各方面的表现，并作为人才选拔的一个重要依据；其次，在人才的任用上，人事档案也发挥着不容忽视的作用。根据档案中的个人经历、工作表现和家庭背景等情况，单位可以为人才提供适合的工作岗位，人尽其才，充分发挥他们的价值和优势；最后，做好员工的档案管理工作，能够帮助所在单位不断提升对干部内部的管理水平和队伍建设活力，有利于单位的整体进步与发展。

（三）个人层面

对于干部职工个人而言，人事档案发挥着重要的凭证作用。每个人的人事档案都必须真实有效，具有其他人事材料所不可替代的法律效力。人事档案记录了一个人的人生轨迹，与干部职工本人的切身利益息息相关。比如人事档案管理部门为干部职工申报职称；进行工资调整；提供婚姻状况的证明；根据档案确定退休年龄；代为缴纳员工的养老、医疗、失业保险等；为流动人员提供身份认定和社会保险的办理；可以为员工提供办理护照、港澳通行证的政审手续；出具与人事档案有关的证明材料等。

二、干部人事档案管理存在的问题

（一）管理意识淡薄

干部人事档案管理工作的重要性毋庸置疑，但在具体的执行过程中，仍然存在着对档案的管理意识比较淡薄，重视程度较低等问题。首先，从单位每年为档案管理部门投入的人力、物力、财力来看，专职档案管理人员配备不齐，投入的资金很少，管理设施相对比较落后；其次，从档案管理部门和管理人员的地位来看，他们已经逐渐被边缘化，成为单位中不被重视的部门之一；最后，对于干部本身而言，他们对于自身的人事档案也不够重视，忽视人事档案的法律效力，甚至出现人事档案造假等问题。

（二）管理模式封闭

目前我国大部分地区和单位还是沿用传统的档案管理模式，主要表现为封闭式管理，适用范围狭小，查阅或查找人事档案存在诸多不便。

第一，人事档案调动或利用的程序过于繁琐，干部人事档案转递需要经过层层领导审批，审批程序繁琐而复杂，导致调动效率低下；第二，干部人事档案利用率过低。除了职位变动、升迁或者政审外，很少会利用到人事档案，使得人事档案在优化单位人员配置、挖掘人才等方面未能发挥相应的作用；第三，传统的人事档案管理限制了人才的合理流动，若原单位扣住人事档案不放，人才就无法合理流动，甚至导致了弃档现象；第四，各单位自行保管本单位的干部人事档案，人才信息无法得到共享，阻碍了整个社会的人才的合理利用和有效配置。

（三）管理手段落后

干部档案管理意识淡薄、管理模式封闭，直接导致了其管理手段的落后。我国的干部人事档案管理基本靠人工管理，采用手工填写信息的方式，工作量大，速度慢，效率低。在科学技术和信息技术高度发达的今天，人工管理呈现出了明显的不适应性和劣势。目前国家正在大力提倡建立干部人事档案电子信息管理系统，推行“无纸化档案”。但在推行的过程中遇到了很多问题，如，单位的基础设施不齐全，资金投入不到位；很多档案管理人员的职业意识比较淡漠，工作态度散漫，导致信息数据录入不及时或准确性低，降低了信息管理系统的可信程度；有些单位在建立“无纸化档案”后，降低了对档案信息的保密意识，疏忽了信息安全问题，造成人事档案在网上被泄露，造成十分严重的后果。

（四）管理制度不够完善

干部人事档案在其个人职位升迁和其他一系列社会活动中都起着十分重要的凭证作用，我们应当给予高度的重视。但是，在具体的干部人事档案管理的过程中，由于制度不完善，管理不严格，落实不到位，造成很多严重的问题。如：有些信息的填写格式不规范；有些个人信息前后不一致，却没有被审查出来；有些人事档案信息由于没有及时收集、归档，而造成内容的遗失和不完整；还有的档案材料杂乱无章，明显没有整理归类。

（五）管理人员素质有待提升

基本上，我国所有的机关、企事业单位都有自己的档案管理部门，但是深入这些管理部门我们就会发现这些部门的工作人员大多是从其他相关部门调来的或者是兼任的，有一些甚至是退休的老干部又来档案室工作，总之，他们大部分都不是专业的档案管理人员，不仅缺乏相关的专业知识和专业技能，还缺乏对该工作的基本认识。档案管理人员是档案管理工作的主体，他们的水平高低在很大程度上决定了管理水平的高低。因此，目前我国的干部人事档案管理人员目前存在着以下三方面的突出问题。endprint

首先，大部分单位缺乏专业的档案管理人员，档案管理工作的边缘化和不受重视导致很多人都不愿意从事此方面的工作，因此档案管理队伍很难壮大；其次，档案交接工作比较混乱，由于档案管理人员的专业素质普遍较低，导致在信息录入和处理的过程中出现很多问题；最后，干部人事档案管理工作的任务相对较重，很多管理人员却整天无所事事，缺乏责任心、工作的积极性和热情。

三、改进干部人事档案管理工作的有效对策

（一）提高对档案管理工作的重视

改进档案管理工作的关键就是提升档案管理意识，引起有关单位各级领导对档案管理工作的重视。一方面，在思想上，必须对档案管理工作重视起来，比如在相关的工作安排、人事调动、工资调整等相关决策之前必须对其人事档案信息进行充分的了解和认识，将干部人事档案信息充分利用起来；另一方面，必须加大对档案管理工作的资金投入力度，更新档案管理工作所需的基础设施和电子设备，为档案管理部门配备专业的、高素质的、有责任感的工作人员，提高单位人事档案管理的水平和效率。

（二）健全人事档案管理制度

俗话说，没有规矩，不成方圆。对于人事档案管理工作来说，健全相关的制度和工作规范十分重要。针对干部人事档案管理工作的特点，首先要规范人事档案信息的内容，干部的档案信息必须收存员工的履历、自传、鉴定（考评）、政审、党团组织、奖惩、任免、工资等十大类方面的有关文件材料，防止信息的漏填或缺失；其次，严格规范人事档案材料的收集范围与归档要求。如：1.对收集的归档材料，要进行认真鉴别，不符合归档要求的材料不得归档；2.归档的材料必须是办理完毕的正式材料。材料应完整、齐全、真实、文字清楚、对象明确，写明承办单位及时间。凡规定应由组织审查盖章的，须有组织盖章，应由本人签名的，须有本人签名；3.归档的材料统一使用A4规格的办公纸，文字须是铅印、胶印、油印或用蓝黑墨水、黑色墨水、墨汁书写。不得使用圆珠笔、铅笔或红色及纯兰色墨水和复写纸书写。再次，提高档案材料的质量，确保信息的真实性，对于有明显错误或前后信息不符的进行核查和核实工作。最后，规范档案整理工作，确保档案编排有序、分类明确、目录清晰。

（三）建立科学高效的人事档案管理体制

封闭式的档案管理模式已不再适应时代发展的需要，我们需要建立统一的、流动式的管理模式。针对省、市、县不同层级建立相应的档案管理中心，将本省、市、县的干部人事信息集中管理。科学高效的管理在一定程度上节约了档案管理成本，将所有的人力资源都统一集中在一个地方，有利于提高人事信息的利用效率，便于人才信息的共享，最大限度地保障人才在整个社会的流动和合理配置。

（四）加快人事档案管理的信息化建设

信息化建设已经成为当前人事档案管理的趋势，为加快干部人事档案管理的信息化建设，首先我们需要引进专业化的、高素质的复合型档案管理人才，他们既要精通档案管理专业，还要具备相关的计算机管理能力。其次，单位要建立完善的人事档案管理数据库，确保数据录入的效率和动态信息的采集。此外，檔案管理部门还必须加强档案信息的安全保密工作，引进先进的计算机信息保密技术，建立保密防护制度。

四、结语

随着时代的发展和科技的进步，干部人事档案管理制度存在着一系列的问题亟需解决，改革档案管理制度已经是大势所趋。本文从管理意识、管理模式、管理制度、管理手段、管理人员等五大方面论述了当前档案管理存在的问题，并针对这些问题，相应的提出了一系列积极有效的应对策略。

[责任编辑：盛暑寒]endprint