“互联网+”环境下民办高校档案资源建设探究

金冬梅 张 婉 王维坤

（大连东软信息学院 大连 116023）

“互联网+”环境下民办高校档案资源建设探究

金冬梅 张 婉 王维坤

（大连东软信息学院 大连 116023）

互联网的快速发展改变了我们的生产、生活和工作方式，也为高等教育带来了变革。在“互联网+”环境下，通过建立对外开放的门户网站，运用技术手段，实现多数据的集成。通过不同数据库数据的整合、共享与利用，以及资源共享后的安全等关键问题的研究，提出有针对性的解决对策，以实现档案馆藏的数字化、传输的网络化、资源的共享化和业务流程处理的自动化，使档案网站形成学校对内服务、对外宣传的窗口，充分发挥档案的价值。

互联网 档案现代化 数据集成 管理

《全国档案事业发展“十三五”规划》指出：“全面推进档案资源存量数字化、增量电子化、利用网络化；创新档案信息化管理模式，加快与信息社会融合，以信息化为核心的档案管理现代化水平明显提升。”大数据时代，随着网络化程度越来越高，对信息的共享程度、整合利用程度要求越来越高，而散在的资源单凭整合是远远不够的，必须提取有效信息并采用行之有效的管理和利用方式，方便信息的使用者最大程度地提取和利用有效信息[1]75。民办高校也在不断的改革创新，智慧校园建设对档案管理工作提出了新的要求。

一、“互联网+”环境下档案资源建设内容

1.“互联网+”环境对高校档案资源建设带来的挑战和机遇。“互联网+”环境下，传统的档案管理面临着前所未有的挑战。首先是档案管理方式的上变革[2]5。传统档案管理中收集、整理、编目、保管、编研、统计和利用等都是手动方式操作的，而电子档案的管理在档案资源的集成、共享过程中，信息由碎片化形式转为互通互联的模式。不仅仅是将纸质档案扫描成电子版存储在网络介质上面去管理和使用，更应该将更多单机版甚至网络存储的各类数据进行集成并加以利用，从借阅需求的提出到审批流程的流转、从档案查询的预览到档案资源的下载、从数据的存储整理到加工及利用，全流程都通过系统及网络的方式解决，因此，对传统的档案管理方式来说，无疑是颠覆性的变革。其次是档案管理职责的变革。传统的档案管理只负责移交到档案室的纸质档案的保管和利用，档案信息化实现了原有数据资源采集处理模式的创新，因此，档案管理职责早已“穿越”了档案室的物理空间，通过网络语言和系统化思维和意识，打破传统的管理、服务、存储“边界”，通过合理的统筹规划，建立更加高效的资源整合和共享体系。再次是档案安全管理方面的变革。档案信息化之后，对档案的管理模式带来了便利，同时给档案信息安全带来了考验。传统的档案管理中，只需要确保档案实体的安全、防霉变、防潮等问题。但是，档案信息化之后，在确保实体档案安全的前提下，更多信息是没有实体档案的，仅能以数字档案的形式存储在系统中。因此，存储介质的有限生命、电子档案的易复制和易修改等特性，应用系统的不稳定及黑客、病毒的风险等因素，使档案信息的安全性和可用性面临考验[3]123。

与此同时，“互联网+”环境下，大数据、物联网、移动通讯、云计算等技术手段的不断成熟，为档案信息化建设带来了更多的机遇。首先，是信息共享方面的突破。信息化手段的介入，使传统独立存在的档案建立了联系，使原来以孤岛形式存在的信息得以整合，不仅如此，众多系统的集成也开创了传统的档案存储无法实现的归档方式，大大扩展了档案的存储方式和内容。其次是数据利用方面的突破，档案资源不是单纯的共享，数据挖掘技术会将很多潜在的信息加以整合、提取及利用，将诸多系统内的数据信息加以串联，合并提出更多有意义有价值的信息，大大提升了档案资料的价值，为高校决策机构、教师的教学、科研等提供更多有意义的信息。再次是档案管理服务方面的创新。档案的信息化不仅提升了档案管理的效率，也提升了档案服务的质量。比如教师档案远程业务系统的建立，教师足不出户就能完成档案的查借阅，还可以远程下载和打印，大大节省了管理者和使用者的时间。借助学生档案远程打印系统，学生在异地即可完成学习证明的申请和打印，可以说，档案信息化对档案服务功能的逐步实现，极大地提升了档案使用的效率和质量。

2.“互联网+”环境下高校档案资源建设思路和框架。建立档案管理对外开放的门户网站，依托网站在互联网上形成一个高度有序分布的超大规模的档案资源库群,包括各个部门在工作中所形成的信息资源库群、学校办公系统的流转文档、原有档案管理软件的存储信息，通过计算机的网络联接和各应用系统的接口对接实现数据集成。第一，数据资源的共享。集成后的数据，通过档案服务平台可实现远程登录，师生可以通过集成后的平台，输入所需要的文档的相关字段，系统会挖掘出所有集成的系统中相关字段的文档标题，之后可以通过系统来完成预览，完成申请及审批流程，最终完成下载。第二，系统资源自动归档。这个数字化的档案平台可以直接取代原有的档案录入系统，实现数字档案归档及系统集成的电子档案自动归档的功能。散在的其他系统形成的数据，如科研管理平台上的所有数据，或者OA办公自动化系统中流转的文档，都可以通过系统的集成与档案管理系统进行对接，从而实现自动归档。不需要再转换成纸质版，也不需要倒出电子数据再手动录入档案系统。第三，档案自动检索。无论是集成的数据还是档案工作者录入的所有数据，如扫描的文件、教学运行过程中产生的各类音频、视频、图片等资料，都可以采用技术手段使其按照档案归档要求进行检索和提取，实现归档档案自动检索和编目、自动全文存储与检索、档案业务工作辅助管理、档案自动标引、文档一体化管理、档案办公自动化及归档数据库的建立。

3.“互联网+”环境下高校档案资源建设功能和意义。一是系统资源的整合。学校的各类系统分散由学校各个部门进行管理和利用。例如，科研系统，建有科研项目档案数据库、教职工论文、专题数据库、科研成果鉴定数据库等；教学系统，建有学生成绩档案数据库、学籍档案数据库、毕业论文数据库等；学校办公自动化系统，各部门在办公过程中产生了大量的流转审批单及对应的重要电子数据资源。没有整合之前，这些资源是散在而独立的，通过系统资源整合，将这些零散的系统资源进行有效的统一管理，从而实现档案信息资源的共享。二是数据资源的整合。系统资源整合后，各业务系统内的数据仍属单线条的管理模式，需要通过技术手段，对独立存在于各系统内的数据通过一个共同的数据接口进行关联，实现异构数据之间的整合，从而实现数据的共享与利用。例如，输入某位教师的姓名及工号，能够迅速在档案资源库群中从人事档案系统调取这位教师的人事相关信息，又能够从科研管理系统中调取这位教师科研方面的信息等，把存在于各系统的单线数据整合为多支的复线数据。三是管理资源的整合。档案数据资源整合后，在档案利用方面，师生可通过档案网站线上、远程办理相关业务，形成学校对内服务、对外宣传的窗口，也大大提高了教师、在校生、毕业生档案利用的效率和质量。在档案业务管理方面，系统的自动识别与存档提高了兼职档案员和行政办公人员传递和整理资料的效率，也避免了日常工作中由于人员调整及工作上的疏忽造成的档案遗失。对于档案管理人员，采用新技术进行资料管理，使归档资料收集更及时和便捷，也可以从大量简单、重复、低层次的工作中解脱出来，有更多的时间和精力做好档案创新研究方面的工作。可以说，档案资源整合目的是为了提高档案管理的水平，通过管理资源的整合，可以有效地减少管理程序，缩短办事流程，提高工作效率，更好地服务师生。

图1 档案资源建设架构图

二、存在的问题及对策

1.繁杂各异的系统资源，为数据整合增加技术难度。为了实现校内各系统信息资源的共享，必须实现各类数据库之间的交互操作，这就涉及到数字化技术、网络技术、超大规模数据库技术、数据与分析处理技术等。对于一些外购的数据库，技术开发人员对其数据架构和开发语言等并不了解。对于校内各部门的数据库，在建立之初只考虑实现部门自身业务需求，缺乏整体性的规划设计和统一的标准规范[4]106，这就需要重点突破关键技术，通过业务需求分析、性能需求分析、原数据库数据分析，采用一种协调性或联合式的软件，从类型相似的数据对象和服务中，取得一致性和连贯性，寻找对接口。在设计开发阶段，通过系统设计、编码、测试和集成对档案元数据、对象数据以及各业务数据进行统一管理，从而实现多系统的信息资源共享。同时，为保证信息资源的共享，需实现数据库的大容量存储，并使数据具有良好的稳定性及较高的性能，满足档案资源库存储和管理的基本需求。

2.缺少高素质人才队伍，造成项目建设进度缓慢。在项目建设过程中，档案管理人员和技术开发人员相互之间存在着专业方面的差距。技术开发人员掌握着信息技术，但对档案专业知识和业务需求不够了解和熟悉，档案人员对拟实现的需求在技术开发方面所能实现的功能不了解，导致在档案信息化建设过程中出现了一些问题。为解决这一问题，档案管理人员与技术开发人员定期召开碰头会议，由档案管理人员提出项目需求和项目计划，技术开发人员根据项目需求和计划从开发角度探讨可实现的功能及目标，通过两方的交流学习与研究，落实项目开发工作细节，技术开发人员实时通报项目建设进度。对于开发中的意见差异，通过调研和分析，及时进行需求的调整。通过反复沟通，档案人员了解相关技术方面的知识，开阔了视野，拓宽了工作思路。技术开发人员协助档案人员编制项目建设方案，对档案工作有了进一步的了解。在共同实施项目的同时，也加强了交流和知识的学习。

3.数据资源的共享，增加了网络安全的风险。建设信息化档案管理工作，档案信息安全问题尤为重要，通过设置监控系统和防火墙提高网络攻击防御等级，加强网络技术安全，提高信息系统的防篡改、防病毒、防攻击、防瘫痪、防泄密等方面的有效性，避免信息被盗用或篡改。同时，重要系统相互共享之间将设定严格的身份认证和访问控制。在网络平台上的用户，采用实名制验证方式进行注册，信息通过后才允许进入，否则拒绝访问[5]254。对用户进行分类，根据分类相应地设置访问权限，对于机密档案等比较重要的信息，隔离存储，要进行密码的严密性检查，由专人负责保管重要信息系统的管理员密码，保证档案的高度安全。同时，在档案信息化建设过程中，加强档案制度建设，通过国家《档案法》《电子公文归档管理暂行办法》的深入学习，结合学校实际，制定《学校档案信息平台管理制度》《学校电子文件管理制度》，修订完善《学校档案查借阅制度》《学校档案利用制度》，使档案工作各个环节有章可循，有法可依。

“互联网+”环境下民办高校档案资源建设是一项庞大而复杂的信息工程，在项目建设过程中，各层次都需要数字化的建设条件，从而实现信息的高速流通。项目的建成能够更加有效地发挥档案管理部门的社会服务效用，档案信息资源的历史延续性和系统性以及信息的高度共享和集成，为学校管理和领导决策提供了重要的参考依据。

[1]王涛.大数据时代背景下的高校档案资源共享研究[J].兰台世界,2016（4）.

[2]吕和顺.信息化发展给档案工作带来的机遇和挑战——在国际档案理事会东亚地区分会2014年研讨会上的报告[J].北京档案,2015（1）.

[3]姚君.档案信息化为档案管理带来的机遇与挑战[J].无线互联科技,2016（7）.

[4]姚红,唐圣琴,罗应梅等.高校档案信息资源建设与共享探讨[J].兰台世界,2015（26）.

[5]王伟娜.信息化档案管理的具体做法与安全性研究[J].卷宗,2016（6）.

辽宁省档案局科技项目（L-2016-X-16）。

金冬梅，大连东软信息学院档案馆员，主要从事档案管理研究。

G270.7

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2017-06-07