中外合资企业人事档案管理模式探析

赵丽娜

（辽宁大学历史学院 沈阳 110136）

中外合资企业人事档案管理模式探析

赵丽娜

（辽宁大学历史学院 沈阳 110136）

中外合资企业因同时存在中方、外方两种经济成分，不同的经营理念、管理模式，使得人事档案管理也较为特殊。对中外合资企业人事档案管理模式的研究，首先从中外合资企业人事档案管理的特点出发，然后分析了现阶段自我管理及委托管理两种模式的优势与劣势，并对新的管理模式进行了初步探索，希望对中外合资企业的人事档案管理工作有一定的借鉴意义。

中外合资企业 人事档案 管理模式 创新探索

中外合资企业是国际经济合作的一种重要形式，也是我国多种所有制经济形式的重要组成部分之一，随着我国对外开放的不断发展以及经济科技水平的不断进步，中外合资企业得到了长足的发展。新的经济形势下，如何科学、有效、系统地管理企业的人事档案，是我们面临的一个重要课题。

对于国内的研究现状，笔者查阅统计结果如下。

1.在中国知网（CNKI）下的“中国学术期刊网络出版总库”“中国博士学位论文数据库”以及“中国优秀硕士学位论文数据库”，采用篇名关键词检索的方式，检索分类及结果为：

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（1）通过前三项的对比，可以看出，目前我国几乎没有专门针对“中外合资企业人事档案管理模式”的研究，主要论述对象为中外合资企业档案整体的管理工作。

对于检索到的23篇文章，讨论焦点则集中在怎样加强和完善中外合资企业档案管理工作上，其次是中外合资企业档案特征。详细统计结果如下。

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（2）第四项检索出的文献数量急剧增加，可以看出我国对企业人事档案管理的探讨十分活跃，但限定为中外合资企业后则十分有限。笔者又尝试将搜索的关键词中“企业”的限定去掉，即主题关键字为“人事档案管理”，结果仅期刊数据库一项初步未筛选检索文章竟有9666条之多，可见当前的研究主要着眼点为人事档案整体，但具体领域的针对性讨论较少。

2.对于档案管理模式（自我管理及档案托管），通过检索相当数量的文章，本文认为其探讨焦点主要集中在对档案托管的优劣势、问题、对策分析上。其中提倡档案托管的代表专家是卞昭玲，她先后发表多篇文章分析了档案托管的可行性、必要性及优势[1]。李咏娟阐述了档案托管的可行性前景、问题及展望[2]。周永军在《浅析业务外包在企业档案管理中的应用》中详细分析了档案外包托管的优势及必然性[3]。本文以此前研究为参考，针对中外合资企业的人事档案，从以下三个方面进行阐述。

一、中外合资企业人事档案的特点

中外合资企业是指中国投资者和外国投资者根据中国有关法律，共同以股权方式在中国境内投资建立的有限责任公司。其在从事生产和经营管理等各项活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像及其他各种形式和载体的文件材料即为企业档案[4]21。中外合资企业的人事档案管理工作由于机构设置和管理理念等的不同，与我国企业人事档案管理工作有着些许差异。

1.非系统性。我国的档案工作秉承“统一领导、分级管理”的原则，人事档案的管理工作一般是在各级档案行政管理部门的监督与指导下开展的，无论是管理机构还是制度办法都比较完善。而合资企业以追求利润为目的，在生产经营活动中处处体现着精简、高效的原则，十分注重投入和产出的比例，因此对于与生产经营活动没有直接关联的人事档案管理工作，其重视程度往往并不高，一般也不会投入大量的人力和财力。人员配置上，数量素质不足。中外合资企业往往只安排少量的人员管理人事档案，且这些人员多属兼职，主要负责的实际上是行政或人事工作，一般缺少档案学相关理论知识。工作方式上，缺少统一的管理规范。实际工作中大多是按本企业的实际情况“各自为政”“按指示行事”，一般没有科学、规范的档案管理办法，没有固定的流程手续，甚至于档案的分类、装具都十分随意，没有具体的标准。

2.多样性。语种版本多。由于投资者国别的不同，在生产活动中形成的人事资料往往也会有英语、俄语、日语、法语等多种语言，文件的版本也会因国情、习惯的不同而有些许差异。介质载体多。合资企业的办公现代化程度一般比较高，办公室普遍配有自动化办公设备，除了国内企业常见的纸质人事档案，其他介质载体的人事档案也层出不穷，比如光盘档案、磁介质档案、移动硬盘档案等。来源渠道多。人事档案中的材料一般来源于投资主体的中方，也有外方，一些认证或证明材料来源于对外经济贸易主管部门、地方政府或有关单位，甚至于一些特殊资料原存于某定向机构或专门负责人员[5]22。

3.动态性。中外合资企业人员流动大，不定期的入职、退职人员数量多，使得企业要经常性的增进、整理人员名单和档案。国外科学技术更新换代快，相应的人员招聘、资质考核、证书获得也相对较多，加上中外合资企业一般实行定期或不定期人力资源考核制度，使人事档案文件资料处于经常性的补充、改变之中，波动性较大。

二、中外合资企业人事档案管理模式的现状及问题

现阶段中外合资企业的人事档案管理模式主要有封闭式的自我管理以及社会化的档案托管两种方式，它们在管理理念和管理方式等方面存在差异，各自的优势以及劣势如下。

1.自我管理。封闭式的自我管理是我国传统的档案管理模式，即企业的人事档案是由具有专门档案管理能力的企业或者上级主管部门来管理的，这在特殊的计划经济体制时期以及防止人事档案流失的管理观念下是具有积极意义的。严格细致的管理方式保证了档案信息的保密性、形式上的一致性，档案管理的安全性和规范性大大提高。但是随着市场经济的发展以及体制改革的不断深入，企业的类型和组织形式不断多样化，封闭式管理的弊端不断暴露出来。

（1）管理成本高。在激烈的市场竞争中，企业应将有限的资源用于扩大再生产，进而获得更多的利润，而自我管理需要企业配置专门的人员和设备来负责人事档案管理工作，人力物力的投入无形中提高了企业的成本，增加了企业的负担。

（2）缺乏自主性。传统的管理模式下，企业人事档案工作的开展以及运行机制的形成主要依托于行政力量，各级档案行政管理部门的有计划管理往往比较死板，没有考虑到各企业的特殊性，企业难以发挥自主能动性，无法形成个性化的发展模式，也就不能充分实现对人事档案资源的开发和利用。

（3）利用不充分。封闭的自我管理对于档案的保密工作十分重视，人事档案的使用范围很小，员工本人甚至都不清楚自己的人事档案内容，对人事档案的利用十分有限。封闭内向的管理也限制了人才的流动，一定程度上影响了人才的交流和经济的发展。

2.委托管理。社会化的委托管理是现在很多企业采取的一种档案管理模式，人事档案的委托管理是指企业将员工的人事档案交由外包机构管理，外包机构全盘负责档案的整理、存放、调阅及其他的日常管理。

人事档案委托管理最直接的现实意义就是节省了企业的投入成本，提高档案利用效率，这种集约化、社会化、规模化的管理模式，提高了对人财物的有效利用，加强了对社会资源的有效配置。此外，对于丰富档案学理论、促进档案学人才培养也有着积极的意义。

档案委托管理作为一种新生事物，虽然有其不可忽略的优势，但仍有一些问题亟待解决。

（1）托管机构资质问题。目前，市场上的委托机构数量众多，但良莠不齐，鱼龙混杂，档案管理的社会服务还没有设立合法的准入门槛，档案托管服务的业务规范和质量标准尚未出台，个别托管机构管理落后，服务水平差，企业如何选择一家经验丰富、信誉良好、实力雄厚的外包机构成为档案外包的重中之重。

（2）信息保密问题。人事档案是涉及员工切身利益的重要信息资料，提高托管机构的安全保密意识，加强工作人员的安全保密教育十分重要。如何规避泄密风险、发生泄密事件该如何处理，合资企业与委托机构之间应建立起职责明确、互相制约、程序分明的工作体系。

（3）监管问题。对托管机构的有效监管，现在仍有一定的盲区，虽然国家和地方出台了一些相关文件，但对于人事档案托管中具体的服务标准、约束标准、评价标准等仍没有系统的管理规范，对档案托管机构的背景和档案保管条件等缺乏必要的审核把关，对到保管期限的档案缺少监销程序，使档案信息安全存在隐患[6]48。

三、中外合资企业人事档案管理模式创新探索

1.云存储。随着计算机的普及、网络技术的发展，以及“互联网+”“大数据”时代的到来，档案管理信息化、数字化已成为今后发展的必由之路，基于此，人事档案的云存储业务发展成为一种新的管理模式。云存储是指通过集群应用、网格技术或分布式文件系统等功能，将网络中大量不同类型的存储设备通过应用软件集合起来协同工作，共同对外提供数据存储和业务访问功能的一个系统[7]290。中外合资企业的人事档案管理也可以采取这样的管理模式，利用扫描技术等将人事档案电子化，电子化的信息存储在云端，可利用计算机实现快捷准确的检索，还可利用网络传输代替传统的档案邮寄，或者针对员工年龄、专业等进行系统的统计分析等。同时，原版的纸质资料要妥善保管，以备查考。人事档案云存储可实现档案实体管理和内容管理的有效分离，提高了档案的利用效率。

（1）云存储的优势。云存储能节约企业软硬件的投入。企业在档案云存储管理中，不再需要配备专业的服务器、终端、系统以及档案应用软件等，网络设备的更新与维护也变得更加简单，降低了企业成本。云存储提高了档案的安全性。云存储不同于传统的管理模式，不是将档案储存在固定的地方，而是将网络中大量不同类型的存储设备通过应用软件集合起来协同工作，人事档案被存放在不同的服务器上，出了故障的服务器可由其他服务器进行数据恢复，档案安全性得以保障。纸质档案因时间、潮湿、火灾等产生的洇化、破损也可避免。

（2）云存储类型。云存储有公共型、私有型以及混合型三个种类。公共型是把数据放在公共、共享的储存空间中，来访和下载数据的用户需要通过客户端来进行获取。私有型一般是建立在组织或团队内部，其中的数据也只是组织内部人员共享。混合型是结合上述两种方式的一种存储方式，结合了二者的优势，但成本较高[8]38。各企业可根据自身情况，选择适合自己的云存储模式。

2.档案行业协会。当企业档案管理社会化条件成熟时，可以成立行业协会。按照一定标准和科学的方法，对档案管理中介机构的服务成果、效益等进行测评，从而促进这些中介机构之间的友好竞争。档案行业协会还可以加强各外资企业间的管理经验以及思想交流，协助国家有关外资企业档案管理法规、政策、标准的制定和推行实施，促进档案人员和档案部门有效地沟通协作，从而提高整体的档案管理水平。

科技的进步，社会的发展推动着人事档案管理不断走向正规化、规范化、科学化，中外合资企业在激烈的市场竞争中，如何更有效地管理人事档案，也将是一个不断发展不断进步的课题。

[1]卞昭玲.关于“档案托管机构的设想”[J].档案学通讯，2001（4）.卞昭玲.企业档案的托管机构[J].中国档案，2002（11）.卞昭玲.论我国国土资源数字信息托管模式的可行性[J].档案天地，2004（1）.卞昭玲.论中小商业银行数字信息的托管[J].河北大学学报（哲学社会科学版），2004（2）.

[2]李咏娟.谈企业档案的托管[J].中国档案，2017（5）.

[3]周永军.业务外包在企业档案管理中的应用[J].云南档案，2010（5）.

[4]罗功堂,沈晓星.外商投资企业档案管理初探[J].湖北档案，1994（2）.

[5]蔡盈芳.档案托管安全第一[J].中国档案，2014（4）.

[6]谢靖.档案托管机构的几点思考[J].上海房地，2015（12）.

[7]徐鑫.大数据和云计算云储存在未来内部审计中的应用[J].经营管理者，2014（26）.

[8]尹宝坤,李志强,刘昳.高校信息化建设中云存储的应用分析[J].教育现代化，2016（29）.

Analysis of Personnel Archives Management Modes in Sino-Foreign Joint Ventures

Zhao Lina
(History School of Liaoning University,Shenyang 110136,China)

The Sino-foreign joint venture has two economic sectors both at home and abroad in which there are different management ideas and modes,leading to the particularity of the personnel archives management in such ventures.This paper starts from the features of personnel archives management modes in Sino-foreign joint ventures,and then analyzes the advantages and disadvantages of self-management and entrusted management at present.Finally,it makes a primary exploration on new management modes and it's hoped that this paper can have certain reference value to the management of personnel archives in Sino-foreign joint ventures.

ino-foreign joint venture;personnel archives;management mode;innovation exploration

赵丽娜，辽宁大学历史学院档案学硕士研究生。

G275.9

A

2017-07-06