高校干部人事档案信息化服务探析
2017-10-19何宗哲
何宗哲
[摘 要] 随着时代的发展，高校的干部人事档案管理逐渐受到重视，服务方式逐渐转向信息化服务。由于档案信息化建设仍处在摸索、提高阶段，针对目前信息化建设出现的瓶颈问题，探讨高校实现档案信息化服务的路径，使干部档案充分实现其自身信息价值。
[关 键 词] 高校；干部人事档案；信息化服务；利用
[中图分类号] G275 [文献标志码] A [文章编号] 2096-0603（2017）07-0169-01
高校的干部人事档案管理工作，不仅是组织开展人事工作的基础，同时也是维护广大教职工合法权益的一项非常重要的服务性工作。随着社会经济的高速发展，传统的高校干部人事档案查借阅服务与信息化时代高效、便捷的需求相脱节。因此，传统的纸质查阅向数字化、信息化服务发展，已是信息化时代发展的要求和必然结果。
一、高校实现干部人事档案信息化服务的意义
（一）满足档案利用者高效利用的需求
传统的纸质档案查借阅服务，程序繁琐。特别是在异地查借阅的时候，更是一件劳心劳力的事情。实现干部人事档案信息化后，所有需要查阅的内容都可以通过网络进行查看，在条件许可的情况下还能实现档案的异地查阅，大大提高了档案利用的效率。
（二）使原始纸质档案得以更好的保护
以往，我们查阅档案均是通过对原始纸质档案进行查看，纸质档案会随着查阅次数的增多而逐渐磨损，并且有些磨损是不可修复的。而实现高校干部人事档案内容信息化后，传统的纸质查阅变为电脑查阅，这就大大降低了对原始档案的磨损，保护了纸质档案。
（三）充分挖掘档案潜在的信息价值
教职工人事档案是个人为单位立卷的，每卷档案涵盖了档案相对人的人生经历、学识水平、思想道德表现、奖惩情况、工作能力、职称、职务变动情况等。高校组织人事部门通过对干部人事档案的查阅，可以从侧面较快地建立起对档案相对人的认识和了解，从而进一步明确干部选拔、任用的合适人选。
二、高校干部人事档案实现信息化服务的瓶颈
（一）对高校干部人事档案的信息价值认识不够
中共中央组织部历来重视干部人事档案的整理工作，并陆续出台了有关规范档案收集、整理工作的文件。在此氛围下，高校的干部人事檔案也逐渐受到高校管理层的重视和关注，并配有专兼职人员负责档案管理工作。但是，大部分高校对干部人事档案信息价值的了解还不够深入，对档案还停留在重保管、轻利用的层面，人事档案仍处于“看起来重要，做起来次要，忙起来不要”的尴尬境地。
（二）干部人事档案信息化制度不健全
干部人事档案与一般的文书档案不同之处在于，它有极强的保密性和政治性。这也就对高校干部人事档案实现信息化服务提出了更高的要求，即在合理使用的过程中要保护好档案的机密内容。因此，从管理的角度来说，就迫切需要国家出台有关干部人事档案信息化建设的制度，用以规范今后的信息服务。显然，我国目前在这块还处在摸索阶段，还没有明确的规定出台。
三、高校干部人事档案信息化服务的实现思路
（一）转变服务的理念，为档案利用者提供优质的服务
人事档案记录了档案相对人的成长经历，从档案材料中我们能了解干部的工作能力和道德水平，为岗位选拔合适的人才提供参考的依据。必要时，档案还能为档案相对人提供法律方面的凭证。因此，高校要转变以往被动服务的状态，重新认识人事档案的信息价值，充分挖掘其内在信息量，树立新的服务理念，主动服务组织人事部门，服务档案利用者，使干部人事档案得到真正合理的开发和利用。
（二）完善规章制度，加强档案信息安全建设
没有规矩，不成方圆。国家应尽快出台有关干部人事档案信息化的制度，科学、合理地布置干部人事档案信息化建设的进程，从源头上制止档案内容泄露的行为。同时，明确干部人事档案数字化扫描的标准及要求，明确管档单位应配备的设备，为档案信息化管理创建一个舒适、保密、高效率的服务环境。
（三）搭建人事档案信息服务平台
国家出台干部人事档案数字化扫描的有关要求后，高校应尽快建立干部人事档案的信息化服务平台。在实现干部人事档案数字化扫描后，在校内查阅干部人事档案时，查阅人可直接进入保密的电脑阅档室，需查阅的内容可直接在電脑显示；异地查阅干部人事档案时，可与利用者所在地的人事档案管理部门配合，通过远程进行电脑查阅，但前提是要做好档案的保密措施，防止泄密。
四、结语
高校干部人事档案管理工作都是围绕档案服务工作运转的。运用科技手段，实行高校干部人事档案的信息化服务是时代的必然要求。虽然现在档案信息化管理体系仍在摸索、提升阶段，但不久的将来，它定将为高校人力资源开发和利用发挥积极的作用，为广大教职工提供更为便捷和高效率的档案信息服务。
参考文献：
[1]田今晖.高校人事档案管理中存在的问题与对策研究[J].内蒙古财经学院学报（综合版），2012（10）：146-149.
[2]方茜.浅谈信息时代高校人事档案管理改革[J].扬州大学税务学院学报，2006（3）：79-81.
