互联网时代的企业差旅管理研究

[摘要]在我国，仍有很多企业使用传统的差旅管理模式，差旅成本高，操作流程麻烦。如今，在信息化全面发展的时代，互联网给予了企业差旅管理更多的提升机会。利用互联网来节约企业差旅费，精简企业差旅操作流程，能够大大提高企业差旅管理的效率，推动企业更快发展。文章就互联网时代下的企业差旅管理研究发表相关评论，给企业的差旅管理提供可参考意见。

[关键词]网络时代；企业发展；差旅管理

[DOI]1013939/jcnkizgsc201729168

1引言

在企业所有日常支出里，差旅费用仍有很大的管理和压缩空间，目前差旅费占到企业运营成本的30%以上的公司仍然不在少数，差旅费用高、差旅过程复杂是亟待解决的问题。针对这些问题，许多一线工作者、专家都有提出一些解决的方法，但是大部分针对表面的制度、审计问题，没有涉及优化差旅管理流程、利用互联网优势进行创新改革等方面。互联网差旅管理系统相比于传统的差旅管理有其独特的优势。

2传统差旅管理的现状与存在的问题

差旅管理是指企业在专业的差旅管理服务团队指导协助下，对企业的差旅活动进行整体规划、全面执行、后续监控，优化差旅管理流程与政策，在不影响企业人员进行业务外出和出行体验的前提下，整体采购资源，降低差旅成本，提高出行和办事效率。第一，传统的差旅流程包括企业人员出差前的审批、出差后的费用报销两大方面，这两大方面的完成全部由手動完成。大体的流程是需要出差的员工填写出差申请，待领导审批，审批完成之后将申请单递交给财务部门，在出差完成之后，员工将差旅过程中产生费用的收据单提交专门人员，进行核对确认之后再进行费用报销。可以看得出，整个差旅的流程十分麻烦，且效率低下，涉及多方面人员许多次的步骤。部分企业在操作时也有运用计算机，例如用Excel进行数据的收集，但这只是提高了收集数据的速度，并没有在根本上对提高差旅管理做出改变。第二，差旅流程的复杂和长时间性易导致许多不可控和难以监管到的事件发生，往往在出现问题后才能进行审计。第三，除了整个操作流程消耗大量的人力、时间资源等问题之外，在差旅过程中还存在许多问题：交通费用难以实现最优化，例如出差人员乘坐飞机外出工作，一长串的审核流程往往耽误了买最便宜机票的时间；易出现员工虚报报销数目从中牟利的情况，企业往往难以发现，增加了企业不必要的财力支出；难以将差旅活动数据化，形成可优化、可推广经验，手动的差旅管理各环节的数据都没有进入信息系统，无法运用各种数据分析的方法对历史差旅活动做出分析，更加无法总结经验教训，为以后差旅活动的优化提供有价值的参考；企业在进行集中的资源采购时，无法利用数据进行谈判，不利于降低差旅成本。

3降低差旅成本的建议

降低差旅成本、压缩差旅支出不代表降低差旅标准。基于传统的差旅管理流程来看，依然有很大空间可以作为，例如尽量减少不必要的差旅活动；变全手动化审核反馈流程为自动化、网络化的管理流程；企业集中采购订制等方式。降低差旅成本的具体措施有以下建议：第一，减少不必要差旅活动的次数。例如，大型企业公司各个部门间需要相互沟通交流探讨问题，不是特别紧要、特别重要的会议，完全可以变出差会面为视频会议，在企业内部通过互联网的运用，组织群体视频会议同样能达到交流的目的，相互合作的企业间也可以适当采用视频会议的方式，减少不必要的出差活动。第二，将差旅管理网络化，提高管理效率。变手动操作流程为在线录入、输出过程，不仅可以简化差旅行为的审批流程，减小人力资源的浪费，提高差旅管理的效率，还可以避免员工虚开发票的行为，更好地整合各环节的资源，最重要的是在网络上能够对数据进行全面完整的分析。第三，企业直接与差旅各环节供应商进行价格谈判，降低收费标准。企业根据自己的实际情况，派遣相关部门、相关人员直接与差旅各环节涉及的单位如航空、火车站、客运站、酒店进行谈判，以集中定时、定期、大批量人员的优势集中采购，获得价格方面的优惠，然而这一策略的实施需要有足够有力且能说服人的数据资料支持。第四，培养员工提前制订外出计划的意识，鼓励员工提前预订酒店机票等，在企业差旅大数据的支持下减少差旅支出。

4现代化互联网支持下企业差旅管理的优化措施

41互联网差旅管理的数据分析功能

在互联网时代，从最初的出差申请到最后的费用报销，全部流程都可以在互联网中完成。简化差旅管理的流程、降低差旅费用、实时监控等功能都需要在互联网的数据分析功能支持下操作。[1]企业员工的每一次外出，全部完整录入互联网，企业的差旅管理系统要有全部的数据记录并可供查询分析。大数据的运用在如今很多行业都很常见，企业要善于借鉴学习这一工具，对企业的差旅数据进行多维度、多层次的分析，并将分析结果整合起来，对将来的总体差旅起到参考和提醒作用，整个企业内部形成良好的互相反馈的企业差旅系统。企业差旅数据的逐年增加、分析的熟练度逐渐增加之后，大数据对将来的形势预测就会越来越准确，企业就可以制订更加详细的差旅计划，降低差旅成本，提高企业整体效率。

42各管理系统相互交合产生作用

企业的差旅管理系统涉及多方面的系统资源，有企业内部的人事管理系统、考勤系统、财务系统，企业外部的差旅供应商等。[2]人事管理系统中要汇总员工的完整信息，当员工在线提交出差请求时，系统可自行判断是否符合一定要外出的条件并给出大概的可报销费用。差旅管理系统要及时将外出人员的数据传送到考勤系统内，精准考勤，不可马虎。差旅管理系统要定期将差旅数据传输到财务系统中，财务需要与外部的差旅供应商进行费用方面的结算，同时也要分析是否要对员工发放差旅补贴。企业外部，差旅系统要将外出人员的具体实时信息发送至供应商系统中进行精准对接，在差旅完成之后差旅供应商也要将信息及时反馈回去，包括人员、费用、时间等，两者实现相互的全自动化在线对接。

43基于互联网技术的全自动化差旅管理示范

在以上两点措施落实之后，需要打通整个过程的操作系统，基于互联网技术和大数据分析的完整差旅流程大致如下：员工直接在线登录差旅管理系统进行登记和提交出差申请，系统接收之后直接以电子邮件等形式传达给相关领导，领导可以在线同意批准、给出意见，系统在收到同意之后直接录入信息，给出大致预算，并在大数据的分析下预订最合适的酒店和机票，并将出差人员的信息传至差旅供应方，完成预订工作。员工在快速地收到申请反馈后查询酒店机票信息之后，在酒店和机场直接凭借身份证件进行消费，整个过程中自己不需要实际支付。在差旅结束之后，供应方将员工的实际消费等信息发至企业差旅管理系统，再发至企业财务系统，财务系统在进行分析之后，一方面给出供应商费用结算；另一方面确定要不要给员工发放差旅补贴。这就是完整的基于互联网的企业差旅管理系统的操作流程，可以看出，不同于传统的企业差旅管理办法，它完全摆脱纸质化和烦琐的手动操作过程，大大地提高企业差旅管理的效率，节省差旅活动的时间、金钱和精力支出。

5结论

互联网为企业差旅管理提供了新的思路和方法，有助于企业综合水平的提高，减少冗余成本，减小出差人员的麻烦和负担，避免了不必要的虚假报销。在企业差旅的进一步发展、完善、成熟之后，企业可以向其他企业公司等单位提供自己独特有优势的差旅管理业务，不但可以为企业减少成本，又可以创造一笔新的财富收入。综合采用互联网和大数据分析技术有助于企业综合长足地发展。

参考文献：

[1]杨占坡，刘春宇基于移动互联网的企业差旅出租车费管理——以D出行公司为例[J].中国总会计师，2017，2（23）：120-121

[2]罗洁琳有效降低企业差旅管理成本[N].深圳商报，2015-06-18（A12）

[作者简介]谭鸿宇（1974—），男，汉族，湖南人，中国石油化工集团公司机关服务中心企业管理处副处长，研究方向：企业经济。endprint