高校后勤固定资产清查报告

杨文彦

摘要：高校后勤固定资产是国有资产的重要组成部分，是高校生存、发展必不可少的物质基础，是高校管理中一项重要工作。随着高等教育的现代化发展，办学质量的不断提高、办学规模的不断扩大，高校后勤固定资产在质和量上有了较大变化，或更新换代或在数量大幅上升。在此发展趋势下，了解后勤固定资产现状显得非常重要。

关键词：高校后勤；固定资产；清查

为了进一步摸清北京大学医学部后勤固定资产的家底、了解固定资产使用、占有现状、优化资源配置，笔者参与了我部后勤固定资产的清查工作。

一、清查方法及流程

本次固定资产清查采用账实核对的方法。清查所依赖的总账及明细账均来自我部固定资产管理系统，该系统为固定资产的日常管理系统，基本记录了历史上归属于后勤的所有固定资产。

后勤各部门根据本部门的明细账，对实物进行盘点，将损毁、过时、丢失、盘盈、仪器归属部门或仪器负责人发生变化等相关情况进行记录，最终将清查结果分门别类予以申报。

后勤机关根据学校固定资产管理的规定和要求，对各部门上报来的申请予以严格把关和审核，对历史遗留问题、复杂问题，进行集中讨论、集体决策。然后，按照我部固定资产管理部门的要求，填写相关表格，上报处置。最后，后勤各部门按要求做好相关固定资产的拆卸及保管工作，保证后续工作顺利进行。

二、清查结果及原因分析

根据本次固定资产清查的结果，以及固定资产本身的特点，做出如下处理：

（一）盘亏。多表现为有账无物，原因如下：

第一，某些资产不排除确实丢失的可能性。有些资产账龄较久，加之负责人多次变更，负责人已经无法回忆出资产的存放地点等信息；有些资产因搬家等原因，多次移动位置，现已无法找到；有些教学或实验室设备内置于建筑物，未走处置程序，随建筑物一同拆除。

第二，资产已处置完毕，但未走完整流程。例如：资产所属部门变更，相关固定资产实际已经调拨至其他处室，或资产已经报废，但未做账目变更，导致有账无物。

第三，历史上账目登记方式发生变化，衔接不顺，导致一系列遗留问题。约2007年以前，我部固定资产使用的是手工账，之后才改为电子账。据老职工反映，在两种登账方式变更、过渡的阶段，某些固定资产当年已经做过报废或报失的流程，但是最新的电子账中，仍显示为在用。

（二）报废。根据手中档案记载，后勤最近的一次固定资产整体清查是在2006年，距本次清查已时隔多年。所以，本次清查对损毁、符合报废年限和条件的资产，按要求、按程序予以报废。本次清查报废设备较多，为后勤固定資产进行了必要的“减负”，为固定资产的更新换代奠定了基础。

（三）校内、处内固定资产调剂。由于历史上部门、人员变动，固定资产优化配置等原因，固定资产的跨部门转移、变更属常见现象。及时将设备账与实物调配一致，做到账实相符，是固定资产管理的必不可少的一步。

（四）变更仪器负责人、存放地点、备注等信息。将账面的仪器负责人与实际使用的仪器负责人保持一致，完善存放地点等相关信息，为固定资产的管理落实到责任到人提供了依据和必要保障。

（五）盘盈。主要原因如下：第一，各实体使用自有资产购买的固定资产，未在设备账上进行登记；第二，其他部门捐赠、调拨的资产，未及时入账；第三，员工个人购买的固定资产，在单位使用。根据盘盈固定资产的性质，进一步完善各实体的账目。

（六）其他问题。有些资产信息不全，无法核实具体情况。针对此种情况，采用多部门其中讨论的方法予以追溯和决策。

三、固定资产管理建议

本次资产清查基本摸清了家底，对有关固定资产进行了报废、报失处置、变更了资产相关信息的基础上，基本做到了账目清晰，责任到科、部分部门责任到人。但也发现了很多问题，就此提出以下建议：

（一）提高对固定资产管理的重视程度。固定资产的重要性已经不言而喻，提高对固定资产的重视程度，是认真、严谨、有效工作的基础。只有在认知层面，有了高度的重视，才能将固定资产的管理工作真正落实到处，才能避免消极、应付的工作态度。

重视对固定资产的管理，领导的重视显得格外重要。领导对固定资产的认识、重视程度提高了，才能保证资产清查工作落实到实处，才能保证管理制度的建立和完善，才能使固定资产的管理工作顺利、高效运行。

让领导干部重视，首先，需要领导树立高等教育成本效益观念，把固定资产管理作为日常管理的不可或缺的一部分进行管理；其次，加强宣传，促使各部门领导意识到固定资产管理的重要性。

（二）建立规范、科学的固定资产管理制度。后勤部门应该根据自身特点，建立健全管理制度，完善资产采购、登记、审核、保管、清查、报告、处置等制度。对于采购、使用、维保、处置涉及多部门的，应建立沟通、协调等机制，保证固定资产的正常使用、照常折旧、及时处置。

（三）做到分级管理。首先，明确处级、科级不同级别主管领导干部的职责。其次，在处和不同的科室分别设立固定资产管理员，对固定资产进行统一管理。后勤所属部门较多，不同部门之间的工作性质、工作内容差别较大，加之我部固定资产管理系统的建账入口不断下放，在处、科分别设立固定资产管理员，显得格外重要。科级管理员能够方便、快捷、全面的掌握本部门固定资产的相关情况，不仅对固定资产的核对、盘点、建账、管理、处置等工作更为了解，同时能够在本部门领导的和支持下，将固定资产的管理职责真正落实到人。处级管理员协助科级管理员建账并审核其信息，管理整个处的固定资产、并对科级固定资产的日常管理进行监督，与学校其他部门沟通、联系，按程序调拨、处置设备。

（四）重视固定资产处置程序。程序本属于制度的一部分，单独强调可见其重要。例如我部因设备更新改造，曾处置过一批大型设备。参考历史资料可见，其报废过程正规，经历了多部门联合行动，公开拍卖等相关手续，但是唯独没有走校内设备报废流程，导致该批设备如今成了历史遗留问题。固定资产的管理，要按照学校相关制度的要求，办好每个流程的手续，每个环节都不能有任何的疏漏。endprint

（五）不能忽视非在账固定资产的管理。由于后勤固定资产数量巨大、涉及面广、历史较长，加之管理方法、管理制度的变化，有些固定资产在当年可能不用上账或未上账，导致在处置固定资产时，遇到很多问题。对于这样的固定资产应实行更加严格的管理，不能让国有资产流失掉。针对此种情况，首先需要重视，其次要建立制度和流程，与学校管理固定资产的部门沟通，寻找双方认可的、公开的、合法的、合理的、高效的处置方法。

（六）完善固定资产的细节管理。针对本次清查出现的状况，笔者认为，可以从以下几个细节入手，完善固定资产的管理。

第一，使用固定资产管理卡片。固定资产数目庞大，多数固定资产根据使用目的不同，或随时变更仪器负责人，变更放置地点，如何做到多而不乱，心中有数，一些老办法是非常实用的，例如，在固定资产上张贴含有仪器编号、规格、负责人等标签，是一种既简单又有效的管理方法。在固定资产的日常管理以及资产清查工作中，可以发挥事倍功倍的效果。

第二，细化固定资产上賬标准。我部规定单价超过1000元的固定资产均须上账，没有对资金来源等作出详细说明。后勤在日常管理中，会有一些自筹经费，针对使用自筹经费购买的固定资产是否需要上账的问题，也需要统一口径、统一管理。建议使用自筹资金购买的固定资产，也应参照学校固定资产管理制度，进行登记、建账、管理和处置。

第三，建立信息共建、共享机制。后勤下设多个管理部门，例如校园、饮食、房产、教室等，虽然各部门在工作性质、工作内容上存在较多不同，但也有很多联系。例如某项经费是划拨给某一实体的，但该实体购置的固定资产，却由另外一个或几个实体使用和管理，所以，建立信息共享机制非常必要。否则固定资产的前期购置、使用和维护、后期处置容易出现脱节等现象。

（七）建立有效的监督机制、考评奖惩机制。对于使固定资产保值增值的，对于因人为操作失误损坏固定资产的，对于将固定资产丢失的等情况，应根据责任大小，予以奖励或惩罚。

（八）升级固定资产管理目标，实现由静态管理向动态管理的转变。动态管理需要及时、准确地做到帐实相符，把握固定资产的动态，实现精确化的管理，而非集中式的、突击式的管理或补救。实现此目标，并非是某些人的努力就能实现的，需要系统权限的不断下放，有效监督机制的建立，需要所有人对固定资产的重视，需要改进固定资产管理理念，需要网络技术的支持等。endprint