新形势下高校档案信息管理问题及对策

刘萍

摘要 随着科学技术的发展和信息化时代的到来，高校档案信息化建设势在必行。本文阐述了高校档案管理信息化的重要性，并对高校档案信息化管理发展进程中出现的一系列问题进行了论述。最后，本文结合自己的工作实践针对高校档案信息化管理中存在的问题提出了解决之策。

关键词 高校；档案管理；信息管理；对策

中图分类号 G2 文献标识码 A 文章编号 2095—6363（2016）13—0042—01

1高校档案管理信息化的重要性

现阶段，伴随着信息化技术的高速发展，高校想要提高自身的核心竞争力，也为了更好地适应时代发展的要求，就要不断加强信息化管理。现阶段，很多高校开展信息化管理已经取得了较大的成效，有利于高校教学和科研工作的进行。高效的信息管理系统主要是通过信息技术来对各职能部门的业务进行统一和协调。高校管理信息化的重要性主要体现在以下3个方面：第一，高校信息管理可以为其自身发展以及高等教育的深化改革提供强有力的支持；第二，高校信息管理是现有条件下提高我国高校整体管理水平的一个非常重要的途径和手段；第三，高校信息化管理可以大大提高教育资源的使用效率，避免资源浪费。通过信息系统，可以有效地实现档案资源的优化配置，建立起稳定、有序、高效的档案信息服务。

2高校档案信息管理工作的现状分析

1）信息化管理系统分割过多，时常出现一些管理盲区。目前，我国高校的信息化管理平台主要包括网络信息化平台、学校信息平台、多媒体教室、课件资源建设以及远程卫星信息平台等。但是，这些信息广利平台在管理体制方面却存在多元管理的现状。各部分之间根据自己的權限范围在不同的平台上传阅自己的相关文件，缺乏统一的数据管理系统将文档进行分类处理。因此，导致高校信息化管理水平以及工作效率相对比较低下，有些管理部门之间甚至会出现相互推诿的现象。

2）高校档案信息管理建设缺乏统一的规划与标准。高校在建立信息化管理平台之后，相关信息资源的应用，特别是教育资源的应用就成了高校信息管理的关键内容。然而，通过调查发现，很多高校把信息化建设的重心放在信息化平台的搭建上，认为信息化建设就是信息化管理平台的搭建，忽略了之后信息资源的处理和应用，从而导致很多高校的信息化管理平台没有得到充分的利用，只能满足浏览信息、收发电子邮件及聊天这些最基本的功能，导致许多教育信息资源被严重浪费，从而不能满足日常教学中对信息资源使用的需求。

3）信息化管理的不足，档案管理队伍建设的不完善。目前，大多数高校档案管理理念较为陈旧，大多按照档案管理者的经验来开展档案管理工作，信息资源共享的意识较弱，而在软件系统上也没有形成自动化的信息检索系统。除此之外，很多高校的档案管理人员的专业知识和技能不足，并且缺乏对信息技术方面的认识，档案管理队伍建设并不完善。

3新形势下高校档案信息管理应采取的措施

1）建设并完善“校园一卡通系统”，有效整合信息资源。随着高校信息化建设的速度加快，“校园一卡通系统”的建设和完善必然会成为高校信息化管理的重要内容。同时，这也是高校现代化管理的重要内容。“校园一卡通系统”的建设和完善，可以很大程度上提高高校的信息管理效率，使学校的整体管理水平达到一个新的高度。该系统可以使传统管理体系各职能部门各行其是，条块分割的状况得到极大的改善，从而有利于信息资源的优化配置，避免信息管理平台的重复建设，实现高效管理业务的重组和统一，减少各个管理部门之间的“信息孤岛”效应的产生，进而使高校的管理信息资源能够在全校范围内实现纵向和横向上的通常流畅，使不同管理部门的信息能够得到很好的共享。

2）加强档案信息化建设的投入。高校要认识到档案信息化建设的意义和价值，极大对其人、财、物方面的投入和支持。首先，要加强对专业人才的招聘和培养。档案信息化建设需要即懂档案管理，又熟悉信息技术的专业人才，因此高校要一方面积极吸纳符合条件的复合型人才，另一方面要加强内部人才的培训，打造出综合素质较高的专业人才队伍。其次，要加强对软硬件方面的投入。高校要积极引进国内外先进的软、硬件设备，为信息化建设打下坚实的基石。最后，要加强档案的数字化工作，在高校档案网站中设置档案网页。

3）不断深化档案信息化管理进程，提高信息化技术和管理水平。高校必须不断提高各级管理人员的能力，使他们具备一定的研究、建设、运行以及管理能力，能够最大程度满足大部分教师和学生以及高层管理者的信息化需求。在信息管理方面，一方面要满足教学科研的信息管理支持；另一方面可以提供必需的管理决策、质量保障、评估考核等方面的全面信息服务。要积极对档案管理人员进行培训，提高档案管理人员的专业素养。高校档案信息化安全是一项系统工程，要注重信息资源的安全性，在安全性的基础上充分利用和共享信息资源。此外，应当利用查档的机会，加深查档人对档案工作的了解，增强档案意识。同时，高校的信息管理工作还要注意逐步将工作重心从管理调控转向用户服务，这是信息社会发展的必然要求。

4）进一步完善档案信息化管理的评价体系。高校在制定、发布和实施信息化管理时需要按照相应的规范，并能够采取相应的评价指标体系进行管理，使高校各个分支管理部门在信息化管理当中能够遵循这些规范，达到协同发展、共同促进的管理目的。制定实施相关的高校信息管理的评价指标主要目的就是对信息管理工作能够实现有效的监督和控制。因为，只有实现了教育信息化管理的规范发展，才能真正提升高校的整体教育管理水平，使教育服务质量得到实质性的发展。通常情况下，高校可以采用国际认可的质量保证体系，这能够很好的体现对管理全过程的控制，具有很强的普适性。

5）完善档案信息化管理的组织形式。高校信息化管理是一项涉及面广、内容较为繁复的工作，涉及高校的各个职能部门和不同岗位的人群，是一项重大的变革，时间周期较长，而在初期很少能见到成效，并且很多职能部门的负责人不能了解到信息化建设的价值。因此，若没有一个完善的组织体系，没有校级领导的积极支持和亲自参与，没有校级领导的决心、正确的决策、规划和强有力的措施，没有一个职能部门负责协调、一抓到底，学校档案管理信息系统的建设必将步履维艰、难以取得成绩。所以学校在这项工作上组织形式是否科学、合理是整个系统成功的关键。endprint