中小企业信息化之网上报销解决方案

王萍

摘要：网上报销系统作为企业ERP信息化管理系统的一个新兴模块，近几年被很多企业广泛应用，尽管该系统较传统的财务、供应链等系统发展起步较晚，但由于其运用方式灵活，涉及的业务流程相对简单，而涉及的用户群却往往是全员式的，且效果立竿见影，几乎没有失败的案例，已经实施网上报销系统的企业普遍取得较好的运用效果。

关键词：网上报销；信息化；ERP

ERP系统作为新一代集成化管理信息系统，以系统化的管理思想，为企业决策层及员工提供决策运行手段的管理平台已经广泛在企业中运用。传统ERP从MRP（物料需求計划）发展而来的，它扩展了MRP的功能，其核心思想是供应链管理，它跳出了传统企业边界，从供应链范围去优化企业的资源。本文中跳出传统ERP的供应链管理的范畴，仅就庞大ERP系统中一个细小分支——费用网上报销管理流程进行阐述，通过介绍网上报销系统信息化解决方案，来分析这一新兴的ERP模块给企业管理流程带来的效率的提高。

一、费用报销管理面临的问题

传统报销模式下，员工粘贴各种票据，填写报销审批单，传递给各级领导及财务人员逐级签字，签字完成后寻找出纳进行付款，这种报销模式存在的问题非常明显：

（一）作为普通员工不知如何填写单据，填写及整理单据花费大量时间，遗漏及遗失单据的问题时常发生；报销流程审批复杂，无法得知报销审批已流转到哪个环节，不能及时报销；找不到审批领导，或者经常在不恰当的时机去找领导签字，在众多审批领导办公室间来回跑；无法实时有效的查询单据的流转状态，及历史报销单据。

（二）作为管理者，审批人时常被打断工作思路进行单据的审批，若出差，无法及时审批；不能及时掌握费用的发生及预算情况，很难做出审批决定；不能及时、快速的查询历史财务数据机报表；对研究项目的支出数据不能整体掌握，无法合理控制费用。

（三）作为企业财务人员，统计工作量大，单据分类复杂，审核单据、审核流程、编制凭证，工作量大且机械；手工匹配账号等信息，容易出错；无法快捷查询报销费用信息，不方便做统计分析，汇总报表工作量大且准确度低。

二、网上报销系统解决方案介绍

（一）方案原理

网上报销管理系统通过内部网络或者互联网络实现了报销业务的网上申报和办理，根据企业的报销流程在系统中设置单据的流转流程，支持“先领导审批后财务稽核”、“先稽核后审批”等多种流程设置。

报销人在系统中填写报销单据，无财务人员填写的相关信息，界面更加直观、易用；领导审批时可以联查报销人的单据，并进行预算查看；财务对流转过来的单据进行稽核，计算补助、打印等，并与总账系统关联自动生成凭证。可以根据不同的岗位进行员工、主管、财务查询、报表统计等。

（二）系统集成应用

网上报销系统作为ERP系统的一个子系统，在设计时应考虑实现与其他业务模块的集成应用。

1.与资金系统关联，报销流程审批以后，直接传输数据到资金模块完成网上付款。

2.与财务总账系统关联，付款或者报销流程结束后，可以直接生成到财务总账系统凭证。

3.与预算系统关联：网上报销单据录入或者业务审批时，能够判断预算的执行情况，对于超预算情况进行提醒或者控制录入。

4.与资信系统相关联，当个人借支超过预警时予以提示或者要求系统必须强制冲销个人借支才能付款。

（三）网上报销解决方案内容

网上报销业务流程，需要根据企业业务和流程特点关注以下几点：

1.支持业务前置申请流程：业务申请是指员工对某一业务的申请，例如出差、采购等，这些业务一般都需要在执行完成后进行报销。企业可以规定某些报销业务必须经过事前申请前置流程，方可进行业务报销后续流程。例如对出差差旅费的报销，对交际应酬费用的报销，一般企业都规定要有前置申请环节，这一环节放在网上报销的前置流程，可以加强企业对费用的管理审批流程，防止虚假报账。

2.系统单据格式和审批流程的灵活定制：企业的审批流程会随着企业组织架构的调整，领导及角色的变化而随时发生变化，网上报销管理流程要求可以对费用单据设置多级、多步骤的审批流程，支持不同人员、不同角色不同的审批权限。差旅费和交际应酬的报销格式要求可能会完全不同，差旅费要求有出差时间，目的地，车船费，住宿费的项目，而交际应酬费可能要求提供参与的人员，酒店名称，应酬理由等，这就要求网上报销系统必须提供灵活的单据自定义平台，可以定制任意报销单据格式及打印格式，随时响应企业的最新变化。当然可以建议软件提供方在系统预置大量最佳实践的报销模板，用户借此提高本企业报销系统的设计水平。

3.实现全过程的网上审批，单位领导可自由安排审批时间，消除被动审批造成的工作干扰。

4.报销规章制度及填报说明随时在系统查询，实现真正的无纸化在线办公。

5.提供同一费用在跨部门、跨单位进行分摊，这可能是手工报销模式下花费再多的工作量也无法精确完成的工作。

6.费用的不同状态满足不同时期不同岗位的人员对费用的在线查询需求。

7.通过网上报销管理系统要加强对员工借款的管理，在报销时可以设计强制冲销借款才能付款的环节，系统能够提供和外部往来账一样的账龄分析报表，预警企业管理层和财务人员对超期借款的催缴。

8.预算预警设置，提供领导审批费用时可以联查预算执行情况的时时报表，防止超预算审批。

9.提供财务人员直接对报销人的单据进行稽核，稽核修改金额与原始填写金额分成两列，不直接修改原始填写金额，报销人可以查看申请金额与稽核金额的差异及原因，财务稽核完成或付款完成时可设置自动生成账凭证接口。

三、网上报销企业应用价值

（一）效率价值endprint

1.普通员工：通过报销业务的网上处理，报销人与业务处理人员不需要见面，避免报销人因排队等待引起的焦急不满，减少了冲突的机会，业务处理人员也没有了面对排队带来的压力，提高了各方面的满意度。

2.企业财务人员：根据报销业务量合理安排处理报销业务的时间，制定更有弹性的计划，提高工作效率。

3.企业管理层：灵活安排审批时间，消除报销签字的敲门现象，减少工作中的干扰。同时系统对预算进行自动的刚性控制，各级管理层在审批时可以查看相关预算和业务的执行情况，协助领导做审批决策；领导可以随时查看各部门各个员工的费用发生情况。

（二）管理价值

1.实现预算的刚性控制，堵住资金的漏洞。通过网上报销的全员应用，使预算观念深入人心，形成人人关心预算、人人参与预算的局面。

2.网上报销作为一个全员应用的信息化系统，给各个岗位都带来非常大的便利，让所有人认识到信息化的好处和重要性，实现信息化概念的普及，推动信息化的进程。

3.通过和全面预算联合使用，在预算中编制各产业单位的费用预算，在费用申请时进行费用预算的检查和控制，有效的降低各项费用。

4.网上报销解决了传统报销各个环节的成本浪费：员工排队等待、财务被动应付、领导被动审批，有效提高了单位整体的工作效率；加强了费用控制强度，节约了企业成本，提高了企业竞争力。

5.通过系统对预算、限额、标准的自动处理，实现财务的精确控制。系统控制也消除了人为控制带来的人情关系的困扰，使财务工作有法可依，有规可循。

6.网上报销实现了报销业务的网络化处理，财务负责人可根据业务量灵活安排计划，合理分配资源，使财务工作更加高效。

四、网上报销解决方案适用范圍

综上所述可以看到，网上报销管理系统作为庞大ERP系统的一个细小系统，往往不被企业信息化部门和财务部门所重视，但其运用效果是立竿见影的，作为信息化已经相当成熟的企业，可以将网上报销作为ERP的一个补充完善，网上报销不涉及到企业各部门利益的重新分配，由于其流程简单，设计的业务面窄，所以与其他系统的集成方式也比较容易，可有效帮助各部门提高效率和节约成本，信息化推进几乎没有阻力。对于信息化尚处于起步阶段的企业来说更加需要尝试，该系统的实施简单，不需要对报销员等做大范围的培训，会上网会打字就会录入网上报销单据，实施周期短，多则一月，少则半月。

（作者单位：济南依科曼农业技术有限公司）endprint